Receta electrónica o en papel ¡he ahí la cuestión!

Antes de que os cuente mi anécdota, por favor, ved el anuncio publicitario Le papier ne sera jamais mort porque no tiene desperdicio. Lo que cuenta viene a colación de lo que me pasó ayer. Fui a la farmacia a comprar una medicina a mi niño. Llevaba su tarjeta médica donde la doctora le había incluido su medicación. Bien, todavía no hay papeles. El farmacéutico consulta en el ordenador la medicina que tiene que despacharme y le trae sin problemas. Empieza a recortar el cartoncito identificativo del envase de la medicina y le veo que imprime un folio para pegar dicho código del medicamento, tal y como lo han hecho en las farmacias desde que recuerdo.

  A partir del momento en que veo salir por la impresora un folio "entero" con un texto de cuatro o cinco líneas empieza mi "cortocircuito". ¿Cómo es posible que un esfuerzo tan, tan, tan enorme como es el que se ha hecho para la receta electrónica no conlleve un ahorro de papel?

  Tenemos el procedimiento administrativo de los facultativos que diagnostican, tratan y pueden hacer un seguimiento de los pacientes independientemente del médico que haya realizado la consulta. ¡Perfecto! El paciente puede acceder a los medicamentos prescritos de forma mucho más controlada. ¡Genial! Pero, ¿por qué no se ha pensado en la última fase del procedimiento? No es la emisión de la receta. Esos medicamentos están subvencionados y hay que hacerles un seguimiento en relación al proveedor. Tienen un valor probatorio, de apoyo a otra serie de gestión económica, no médica.

  ¿Cuántas farmacias puede haber en España? ¿Cuántos medicamentos se compran diariamente? ¿Cuál es el volumen de papel que se genera y qué utilidad tiene ese documento una vez que ha cubierto su fase probatoria? La primera pregunta, más de 21.000. Con que solo se vendiera un medicamento con receta diariamente, estamos hablando de casi 8 millones de folios al año. Además, y ahora hablo desde el punto de vista de valoración documental:

  La serie "recetas" no tiene ningún valor ni informativo, ni testimonial que no pueda ser sustituido por otras series (todas ellas informatizadas casi seguro). El único valor, muy importante por su componente económica, es el probatorio en una serie de gestión. Pero que, como casi todas las series económicas, tiene una alta producción documental, un alto valor probatorio en su fase activa, pero muy bajo o nulo valor en siguientes fases (semiactiva e inactiva). Es decir es el tipo de documento más informatizable por tratarse de series con un valor efímero.

Yo creo que habría que darle una pensadita ¿no?

Cómo abordar un archivo

  Pongamos que me han llamado para trabajar en un archivo. Espera que empiezo de nuevo... Pongamos que mi jefe me llama y me dice: como tú te llevas muy bien con los documentos y eres muy ordenadito ¿por qué no haces algo con todo esto? ( y te enseña una habitación llena de cajas, papeles, folletos, carpetas, material de oficina, etc.). Por cierto vamos a suponer que no estamos en un sótano, porque eso ya deprime al más pintado.

  Nos reponemos del susto y nos enteramos que no nos han dado esa tarea porque el jefe me odie a muerte sino que la semana pasada tuvo una auditoría y se pasaron él y otro compañero casi dos días sin salir de la habitación buscando y buscando. Algo que le supuso algún que otro disgusto por no poder encontrar todo lo que necesitaban.

  ¿Qué hago? ¿Cómo lo hago? Me han dado todo el tiempo que necesite y que pida los recursos que sean necesarios (justificados por supuesto). Pues bien, manos a la obra.

  Lo primero que hago es pedir una oficina diáfana y que los operarios trasladen, con mi supervisión todo el material. Eso supone separar lo que va al archivo de lo que no. Se ponen a un lado los folletos, el material de oficina, etc. y al otro lo que puede ser documentación.

 Después pido material de instalación. Ya he medido la habitación, calculado el tipo y el número de estanterías que optimicen el espacio (he visto que todo puede ir en cajas normalizadas). Se piden las estanterías y las cajas. Me van a hacer falta etiquetas, tanto para identificar las baldas como las cajas.

  Pues ya lo tengo todo antes de ponerme a ver los documentos. Ahora me toca estudiar. Para poder identificar un documento es necesario saber en qué contexto se encuentra. Ese contexto puede venir de varias vías: normativa, legislación, constitución y desarrollo de la empresa, organigrama, etc. Es decir, todo aquello que defina a la empresa como tal, sus actividades y competencias. Solo ese conocimiento me va a permitir saber por qué está este documento aquí.

  A partir de ahí solo queda sentarse en una mesa, empezar a leer los puntos de acceso de los documentos para poder volcarlos en una base de datos. ¿Qué son los puntos de acceso? Es la información mínima por la que un documento lo es (hay bastante bibliografía al respecto). Se numera la carpeta y la caja, se indican estos datos en la base junto a los datos de punto de acceso y, cuando veamos un patrón que se repite en los documentos, se coteja con lo estudiado y lo identificaremos como clasificación.

  Cosas que no hay que hacer: pensar que los documentos se pueden ordenar de otra forma a como nos los encontramos porque lo más probable es que si dejamos el trabajo a medias, tengamos dos sistemas de ordenación distintos. Tampoco se debe adquirir un mega software o unas mega estanterías hasta que no controlemos la documentación que tenemos entre manos, porque lo más probable es que infrautilicemos los recursos. Y, por último, no debemos crear un archivo "dependiente". aunque sepamos más que nadie sobre los fondos y cómo se recuperan, es muy muy importante que el archivo sea un departamento integrado en la empresa con sus propias actividades y competencias. Al igual que el que hace la contabilidad no es el único que puede manejar la contabilidad de la empresa, el archivero no debe ser el único que sepa manejar el archivo.

¡Digitaliza! por favor

  En breve va a hacer dos años que estoy escribiendo el blog. Desde el principio he querido hacer algo diferente, más próximo a las personas que a la teoría, porque en el mundo archivístico siempre me he visto rodeada de mucha teoría (véase en el buen sentido). Y se dan situaciones, muchas situaciones, que parecen invisibles a los archiveros. Son situaciones del día a día que, y me incluyo, visto desde fuera nos hacen ser "despistados" en una profesión tan perfeccionista como es la del archivero. Me explico: