Me gustaría aportar un hallazgo que descubrí por casualidad. Imaginad la escena, yo trabajando en la configuración de un sistema de gestión de documentos y otros compañeros en la de un sistema de gestión de calidad. Lógicamente aprendemos unos de otros y en una ocasión surgió la conversación del concepto "documento" y no teníamos el mismo concepto profesional. Entonces me pregunté ¿cómo vamos a implantar sistemas de mejora de la gestión en la misma empresa si no trabajamos con la misma terminología?
Para un consultor de calidad las evidencias o "documentos probatorios" se denominan registros. De hecho de ellos se obtienen los indicadores, muy útiles para la toma de decisiones. Sin embargo, el lenguaje administrativo utiliza el término registro para referirse a documentos que contienen información relacionada sobre determinados conceptos. Por ejemplo, registro de entradas de correspondencia, registro de incidencias, etc.
En realidad, el concepto registro se ha traducido de la versión en inglés record que coincide con el concepto de español de documento.
ISO 9000:2005.- QUALITY MANAGEMENT SYSTEMS – FUDAMENTALS AND VOCABULARY: RECORD: Document stating results achieved or providing evidence of activities performed. Note 1: Records can be used, for example, to document traceability and to provide evidence of verification, preventive action and corrective action. Note 2: Generally records need not be under revision control.
ISO 15489:2001.- INFORMATIONN AND DOCUMENTATION - RECORDS MANAGEMENT: RECORDS: Information created, received, and manteined as evidence and information by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business.
Documento2. m.susceptibles de ser empleados como tales para probar algo.
Fuente: http://www.rae.es/rae.html
Esto nos demuestra que la gestión de la calidad y la de documentos deberían coordinarse para proporcionar al sistema de gestión de cualquier organización una mayor coherencia y optimización de recursos. De la misma forma que el seguimiento de los procedimientos es fundamental para una gestión controlada, dejar "evidencia o prueba fidedigna" y poder recuperarla también lo es.
