domingo, 27 de marzo de 2011

C.W. el archivo no es tuyo!!!

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   C.W. es el personaje de Woody Allen en la Maldición del escorpión de jade (2001).Aunque la peli recrea el año 1940, la escena no es tan extraña en oficinas de hoy día. No nos damos cuenta pero tenemos una tendencia a personalizar el archivo en nuestra empresa como si fuera algo propio. ¿A que sí?



   ¿Por qué la modernización de la gestión documental pasa primero por una centralización de la información/documentación, después por una informatización y finalmente por un cambio de rol de administrador a cliente para los empleados, como dice el personaje de Betty Ann? Pues porque el modelo de gestión interna empresarial se ha descentralizado tanto que ha supuesto el caos administrativo en muchas empresas. No hace tanto tiempo la estructura de las empresas estaba claramente jerarquizada y las tareas eran mucho más estáticas. 

   Ahora, gracias a nuevos modelos de relación en las organizaciones y las posibilidades que nos ofrecen las nuevas tecnologías se dan nuevas y múltiples formas de producción documental. Sin embargo la falta de concienciación sobre la finalidad básica y primordial de los documentos en una organización, que es  su recuperación en el tiempo y no el almacenaje, ha creado más de un problema que cada vez es más evidente.

   La pena es que la respuesta de Betty Ann a la resistencia de C.W. a asumir este cambio es simplemente "ya se acostumbrará" (lo digo porque no da más explicaciones). Aunque, si se piensa bien, quien tiene que saber las ventajas de realizar un proyecto de organización documental es la dirección. Y ella, está muy claro por su "lenguaje no verbal" que cuenta con su apoyo.

   Espero que os guste este sistema para contar cosas. Si os gusta colgaré más!!!

2 comentarios:

  1. Está claro que tiene el apoyo de la dirección, pero tampoco ayuda el hecho de que la cara que ponga sea de "esto es así porque sí".

    Lo único que consigue es rechazo por el cambio de la forma de trabajar, independientemente de que sea o no correcto.

    Igual de importante (crítico) que es el tener el apoyo de la Dirección para un cambio en la forma de trabajar es, a mi modo de ver, el saber explicar el porqué de ese cambio ya que si no nos encontraremos el rechazo frontal (que es lo normal) por parte de los trabajadores.

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  2. Gracias Andrés y tienes razón. Es mucho mejor que los usuarios sepan el por qué de los cambios. El "porque lo digo yo" es una mala práctica en la empresa, sin embargo esto no puede suponer un retraso o boicot a dicho cambio.

    Pero permíteme una reflexión corporativa: nos deberíamos plantear como colectivo el mejorar los canales de información sobre qué hace un Gestor de Documentos en una empresa, para ahorrar energía explicando, a veces uno a uno, qué somos y lo que hacemos.

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