jueves, 31 de marzo de 2011

Clasificación: el eslabón perdido

Cualquier persona que trabaje en una oficina realiza al menos cuatro pasos al tratar con documentos. Primero los identifica, tanto si los ha producido como si los ha recibido, para saber el papel que van a jugar en la organización.

En segundo lugar los ordena, más que nada para tener una coherencia a la hora de buscarlos. En tercer lugar los describe, poniendo a boli un nombre en la carpeta, en la base de datos, en la caja donde los ha guardado, en el asunto del e-mail, etc. Y por último los ha instalado porque tiene que soportarlos en algún sitio (carpeta, caja, red, disco duro...).



Entonces, si todas estas tareas se realizan con mayor o menor pulcritud en todas las empresas ¿por qué están teniendo cada vez más problemas para poder recuperar la información contenida en documentos? Podemos achacarlo al mayor acceso a la información, a los cambios que se están produciendo entre la administración tradicional y la electrónica, o a la falta de formación en técnicas documentales en las empresas.

Todo ello es cierto y se deberían tomar medidas al respecto, pero uno de los pasos que no debería faltar es la clasificación que, por ser la que requiere una planificación previa y un conocimiento global de la entidad, apenas se concibe todavía en las organizaciones. Yo lo llamo el eslabón perdido porque es el paso que falta y que, si se realiza en las oficinas a medida que se van generando los documentos, te permite guardarlos sin equivocación para poder recuperarlos en el tiempo.

Pongamos ejemplos para que nos entendamos, si mi empresa tiene proveedores lo normal es que exista un grupo de documentos que se suele llamar "compras", pero también pueden existir expedientes de proveedores con correspondencia variada derivada de la relación que tiene con mi empresa, contratos que se hayan firmado, ofertas, etc. No mezclamos ambos grupos documentales porque las facturas de las compras las gestiona contabilidad mientras que el resto sirve más de apoyo a las tomas de decisiones y relaciones con dichos proveedores.

Pues bien, si cuando llega un documento referido a un proveedor, tengo identificados los grupos de documentos a los que puede dirigirse, no es necesario buscar en una acumulación de documentos (aunque estén ordenados cronológica, alfabéticamente, etc.) los que van a realizar una función y los que van a realizar otra. Además si todo el personal trabaja con la misma herramienta, a la hora de buscar debe poder recuperarlo mucho más rápido.

Alguno debe pensar que los gestores documentales informáticos no funcionan así pero deberían replanterárselo porque, para el usuario  la estructura lógica es mucho más sencilla y natural y, en definitiva,  es éste el que va a proporcionar rentabilidad a la información, tanto la que introduzca como la que busque.

4 comentarios:

  1. Totalmente de acuerdo Mónica. En mi área: Archivos Universitarios, universidad privada y al fin y al cabo una empresa, tenemos ese problema. Lo que nos queda de formación de usuarios....

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  2. Pues sí que la formación es muy importante, casi tanto como los canales de información en la empresa o el apoyo de la Dirección. Ya sé que me repito pero es una pauta y mientras no se tome conciencia no creo que cambien mucho las cosas en este sentido.

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  3. A mi, particularmente me gusta más verlo así:
    Llegas a tu cuarto y... sobre tu cama están los platos! Toda la vajilla familiar!
    Sales desconcertado y encuentras en la mesa del comedor, todas tus camisas debidamente aplanchadas!
    Sales corriendo y en jardín, todos los artículos de baño: jabón, champú, enjuague bucal y cepillo de dientes....
    Qué sucede!? esas cosas no deberían estar ahí! no son la clase de cosas que uno se encuentra en el jardín, la cocina o la habitación!
    Pueden estar perfectamente ordenados los platos (sobre tu cama) por tamaño, para optimizar el espacio, claro, pero eso debería estar en la alacena. La ropa en el armario. Los artículos de baño, donde corresponden.
    Puede estar ordenados, pero no están clasificados o en el lugar donde realmente son útiles.
    Así me explicaban de manera muy divertida, la diferencia entre clasificar y ordenar.
    Pero bueno, nunca le decimos a los chicos... anda a clasificar tu cuarto! jajaja! quizás por eso ese importantísimo eslabón se pasa por alto. No lo tenemos incorporado tan claramente en nuestras mentes como deberíamos... :)

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  4. Ja, ja, muy bueno el ejemplo Marcelo. Yo utilizo con mis alumnos una foto de una frutería con los distintos productos muy bien ordenaditos pero en cajas distintas. Les resulta mucho más sencillo, por lo chocante, distinguir los conceptos de ordenación y clasificación en situaciones cotidianas.
    Gracias por tu aportación!!

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