jueves, 17 de marzo de 2011

Lo extraordinario del Archivo...

   No estoy acostumbrada a que me pasen cosas extraordinarias. Y a lo mejor lo que voy a contar a muchos le parece normal, supongo que todo tiene su perspectiva. Ayer anuncié en Arxiforum este blog. Me han dado muchos ánimos y eso me ha envalentonado para buscar cosas más interesantes que contar. A lo mejor ha sido fruto del azar o de los hados pero he localizado un par de páginas maravillosas sobre técnicos profesionales que tienen su propia página web, proyectos puestos en marcha basados en la UNE 15489, auditorías incluidas, que si procesos, que si publicaciones relacionadas, upf! me he abrumado.



  Voy a evitar dar referencias porque Internet es lo que tiene, puede ser un bonito escaparate basado en verdades o mentiras y no quiero meter la pata.
   Así que he preferido bajar al terreno y preguntarme en qué me baso yo cuando tengo que abordar un problema profesional... Podría decir que en la bibliografía, en consultas a otros expertos, en mi intuición, etc. Y no voy a negar que son recursos que también he utilizado ¿quién no? Pero lo más importante, lo que nunca ha fallado es encontrar la solución más sencilla que encaje en el problema. Ahora recuerdo cómo le explico a los gestores que se han cruzado en mi camino, por ejemplo, qué es una tipología documental (clave para confeccionar las series del Cuadro de clasificación), o qué es clasificar.
   Para el primer caso, les digo que busquen el verbo del documento, es decir, ¿qué te dice? 'solicito' pues es una solicitud; que notifica pues es una notificación; que acuerdan pues puede ser un contrato, un acuerdo, etc. Para explicar qué es clasificar suelo enseñar una frutería o incluso distintos tipos de arroz y les digo ¿a que las fresas no están mezcladas con las lechugas? Y fíjate lo ordenaditas están en la caja. O si mezclas arroz basmati con arroz bomba no puedes decir que tienes ni uno ni otro, solo puedes decir que tienes arroz.
   Pues ésto, aplicado a los documentos generados en las oficinas supone que no se pueden mezclar las solicitudes con las actas de reuniones o con las nóminas de los trabajadores porque, al final solo tendrás papeles o ficheros.
   Puede parecer simple, pero ya lo he dicho anteriormente, un archivo es tan complejo como lo sea la organización que lo configura. Son las técnicas generalizadas para organizarlo lo que "falla".
   ¿Entonces es necesario ese halo misterioso que supone la excelencia para aplicarlo a la gestión de los documentos? ¿Debemos ir de la mano de las tecnologías de la información, gestión del conocimiento, de la calidad, del medio ambiente, de la dirección de empresa? y, perdón, ¿de la historia, de las bibliotecas, de los centros de documentación? Yo creo que es un departamento más en la organización, tan sencillo como eso.

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