martes, 22 de marzo de 2011

La valoración documental, una preocupación en alza

   ¿Cuál es el valor de los documentos? ¿Siempre tienen el mismo valor? Estas son cuestiones que no están generalizadas en las empresas. Lo habitual es escuchar que un documento es útil mientras se está gestionando. Muy pocos son conscientes de su valor una vez realizada la gestión correspondiente, es decir, no se paran ni a pensarlo. También está generalizado el concepto "bueno lo guardo por si acaso" y solo en personas con aptitudes innatas o que han recibido formación, los archivos y repositorios no se convierten en espacios caóticos.



   Entonces ¿cómo convenzo yo a alguien que es necesario un sistema integral en su organización si no soy capaz de hacerle ver que hay muchos documentos que son necesarios recuperar pero no puedo precisar ni cuáles ni cuándo (apelando a la generación espontánea)? Un ejemplo: imaginad la lista de pasajeros que realizan las compañías aéreas en cada vuelo. Su valor es el de controlar que los pasajeros que han comprado su billete, tengan el acceso al avión, etc. Una vez que el avión ha llegado a su destino, ya ha cumplido su misión. Pero ¿qué valor tiene esa misma lista si el avión ha tenido problemas? ¿No ha llegado esta situación a movilizar al propio Gobierno en alguna ocasión? Ver noticia

   ¿Qué valor adquiere la lista de pasajeros en ese momento? ¿Es que no tenía ese valor antes? Pues sí, y no es que los gestores de documentos seamos adivinos o magos, pero la función de ese documento es la que se ha descrito antes y no deja de tenerla hasta la finalización de la gestión. Sin embargo, jurídicamente tiene un valor nuevo, siendo el inicio de otro tipo de gestiones (diferente serie documental).
   Todas las organizaciones deben eliminar documentos pero es tan importante eliminar los que no aportan valor a la empresa como conservar los que sí. Discriminar ambos, "solo y exclusivamente", se puede hacer de una forma racional si se aplican las técnicas adecuadas de organización. No vale la típica frase de "yo tiro los documentos a los 5 años".

   En la práctica no se suele relacionar la eficacia de la recuperación, demostrada en momentos clave, con la toma de conciencia de un sistema documental bien organizado. Pero ¿esto está cambiando? ¿de verdad se están dando los primeros pasos para el cambio de actitud o se quedarán los esfuerzos del colectivo profesional en el marco teótico? Espero sinceramente que no.

No hay comentarios:

Publicar un comentario

Queremos saber tú opinión: