Cuando reflexiono sobre por qué una empresa va a confiarme uno de sus mejores patrimonios (el documental) siempre me asaltan pensamientos sobre la gran responsabilidad que conlleva. Sin embargo, muchas empresas que trabajan con personal especializado en documentación han comenzado su relación con nuestro mundo por un problema que nosotros entendemos más como un síntoma y que viene derivado del espacio. Me explico.
Quién no ha oído frases como: "los papeles colapsan su empresa y su gestión" o "si no tiene sitio para su documentación nosotros le proporcionamos la solución perfecta para poder localizarlos y eliminar los que no necesita". Las soluciones que se ofrecen son muy variadas pero no todas permiten la autogestión.
La gestión del espacio en la oficina está cambiando, es cierto, gracias a la racionalización de los procesos informatizados. Pero como estoy generalizando, también debo decir que todavía hay mucho, pero que mucho camino por recorrer en este sentido. Ya he hablado de la "columna vertebral" de una empresa que es el Cuadro de Clasificación. Y repito que solo a partir de un análisis documental de la empresa se pueden tomar decisiones perdurables en relación a una buena gestión documental.
¿Qué se puede hacer entonces cuando tenemos un caos documental? Generalmente el caos de documentación en soporte papel es una prueba evidente del caos documental informático. Si no fuera así, el problema sería de comunicación interna y no entraríamos en ello. Por eso voy a empezar por el caos en papel y otro día hablaremos del caso informático.
Lo primero que no hay que hacer es tomar una solución drástica, es decir, no podemos tirarlo todo y volver a empezar. En un primer vistazo se puede averiguar el rango temporal en el que nos movemos. La documentación más antigua está en ese lugar por dos motivos: o se ha guardado "por si acaso" o está en un lugar poco accesible para "hacer sitio". En el primer caso seguramente será una serie perdurable y en el segundo habría que estudiarlo. Tirar "lo más viejo" no es el camino correcto.
Lo que sí puede sernos útil es identificar los documentos de control como listados o partes. Esta documentación, si está en papel, normalmente también está informatizada, es bastante voluminosa y suele tener poco valor probatorio. Por lo tanto, es la mejor para empezar la eliminación. Esto no significa que se destruya, puesto que hasta que no hayamos confeccionado el Cuadro de clasificación no estaremos seguros de la validez de los documentos. Pero sí podemos marcarla para destruir y reciclar el papel cuando sea necesario de manera muy rápida (Nota: aunque estos pequeños consejos sirvan para las oficinas de la empresa pública, existe una normativa en relación a cómo se deben eliminar los documentos mediante las Comisiones de Valoración).
Como habréis podido observar la principal tarea de gestión del espacio colapsado es la eliminación pero hay otras herramientas. Yo lo llamo "optimización del espacio". Se trata de estudiar, medir el espacio disponible y dotarlo de los muebles que mejor se adapten a cada uno. No es lo mismo gestionar un espacio de depósito que un archivo semi activo en el que tienen que acceder muchas personas.
Mientras el primero es sencillo mediante unidades de instalación (cajas) normalizadas (del mismo tamaño) y tejuelos (etiquetas frontales identificativas) con números currens (correlativos). En el segundo, es todo un reto conseguir que los productores de los documentos editen sus propios tejuelos identificando la serie documental, el contenido y la fecha principalmente de la unidad de instalación; y ordenar el archivo según los dígitos del Cuadro de Clasificación. De esta manera sabremos cuánto crecen las series documentales y tendremos un solo sitio donde buscar la información sin necesidad de informatizar todo el archivo en esta fase (salvo casos especiales). Si se consigue implantar este sistema, la imágen de un espacio organizado será una muestra real de una empresa documentalmente organizada.
