sábado, 14 de mayo de 2011

Apuntes para una empresa docu-mentalizada


Apunte nº1.- La organización documental es útil para las empresas que lo necesitan. Una empresa pequeña normalmente requiere de muy poco espacio (físico o virtual)  para la producción documental que genera y las herramientas suelen ser una carga de trabajo en vez de una ayuda. Por lo tanto la cantidad sí importa.



Apunte nº2.-La vida de los documentos no es la misma que la de la gestión que documenta. Nosotros realizamos una gestión que suele caracterizarse por 3 pasos: solicitud, trámite y resolución. También hay otros tipos específicamente empresariales, casi todos relacionados con la dirección y el control de la empresa. Si nos paramos a pensar un poco, la gestión dura 1 día, una semana... pero los documentos que se producen pueden durarnos toda la vida. Por lo tanto, y es un mensaje para los gestores, los documentos "no mueren" cuando termina su gestión administrativa sino cuando pierden su valor legal o testimonial.

Apunte nº3.- Los documentos y la información electrónica están mucho más interrelacionados que el documento en papel y la información que soporta. Igual que cuando estamos sentados frente al ordenador podemos estar jugando, trabajando, chateando, etc. las formas de "soportar la información" son muy variadas, confundiéndose más de una vez la información con su soporte, en papel  eso no ocurre:. Solo se puede codificar la información en soporte papel mediante la escritura o la imagen y siempre puede ser descodificada directamente por el ser humano. Por lo tanto, el éxito de las nuevas tecnologías aplicadas a la gestión documental en la empresa pasan por imitar la descodificación humana. Sin embargo, aun tenemos que encontrar la forma de rentabilizar el manejo de tanta información electrónica con los modelos administrativos actuales.

Apunte nº4.- En las empresas de hoy en día ya casi no existe la figura tradicional del administrativo como último eslabón de la jerarquía de gestión, es decir, el que materializaba los documentos para su trámite o los recibía para continuar la gestión. ¿En qué empresa no se envían correos electrónicos relacionados con las operaciones empresariales? Sin embargo deberían estar definidos los siguientes perfiles: el gestor de documentos, la dirección y el record manager. El gestor de documentos es cualquier persona que trabaja en la empresa y produce o recibe documentos en virtud de sus funciones y competencias dentro de la misma. La dirección debe establecer la estrategia y los canales de comunicación/producción documental que permitan una rentabilidad del esfuerzo de su colectivo. Y, por último, el record manager o especialista en documentación es el coordinador de los procesos de gestión desde el punto de vista documental tradicional y no tradicional.

Apunte nº5.- La normativa es muy importante puesto que permite tener un guión común en las tareas que se aborden y muy escasa actualmente en la gestión documental de las empresas. Parece que la familia de la ISO 30300 Management Systems for Records, todavía en desarrollo,  se configura de forma transversal en las organizaciones, es decir, que no va a depender de otras normas para su desarrollo y puede ser un punto de apoyo muy importante para la coordinación documental. Pero, una clave de su éxito es la utilidad  que le proporcione a las organizaciones a la hora de aplicarse y para ello debe integrarse en los modelos reales de empresa si quiere tener futuro.

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