martes, 31 de mayo de 2011

Marketing en Archivos

  Los Archivos son centros que contienen documentación. Una de las diferencias que hay que destacar respecto a otro tipo de organizaciones que contienen documentos (bibliotecas, centros de documentación, museos, librerías, etc.) es que la producción que organizan procede de fondos únicos. Son resultado de la actividad institucional, empresarial o personal y por lo tanto, desde su génesis no pueden tener el mismo tratamiento, ni técnico, ni de difusión que otras disciplinas documentales.



  Hasta la fecha, los llamados "instrumentos de difusión" del Archivo consisten principalmente en las cartas de servicios, normas de utilización de las instalaciones y publicaciones de diferentes tipos (catálogos de fondos, facsímiles o cuadros de clasificación). Posteriormente se han ido incorporando algunas iniciativas como digitalización de fondos para su acceso a través de la Web, visitas guiadas o incluso exposiciones temporales.

  Las nuevas tecnologías y las redes sociales pueden resultar una excelente herramienta para el conocimiento y acceso generalizado al mundo archivístico, mucho más allá del concepto cultural de su actual estructura. Sin embargo, el planteamiento de accesibilidad no debe ir necesariamente de la mano de experiencias de otras disciplinas sino que debe desarrollar su propia línea de actuación.

  Reflexionando sobre qué rentabilizaría o cómo podemos difundir el trabajo que se realiza en los archivos me he encontrado con dos vertientes que han condicionado la evolución de la disciplina y que cada vez parecen más distantes: el servicio y la custodia.

  Empezaré por la más conocida, la custodia, porque está ligada al marketing cultural y de la que dependen fundamentalmente los archivos históricos. La difusión que se realiza en estos centros es reactiva, es decir, poseen unos fondos valorados en función de su calidad de memoria colectiva. Los documentos poseen valor en sí mismos y por lo tanto, la difusión más rentable es la de dichos fondos. Sin embargo, la idea de un catálogo universal es un concepto bibliotecario que, en el mundo archivístico debe tener sus matices, es decir, un archivo histórico no puede -con la tecnología actual- duplicarse en la Red.

  El tiempo en cambio, juega en contra del resto de archivos cuya principal utilidad es la del servicio. Actualmente un archivo no puede existir si no puede recuperar sus documentos. Entonces, para el resto de archivos, no es posible utilizar los mismos mecanismos de promoción, de difusión, de marketing cultural. Es más, de la capacidad de promocionarse hoy, depende en gran parte su futura existencia. Y eso obliga a utilizar técnicas proactivas, que impliquen a los productores documentales.
  
  Ya no hablamos de digitalizar los fondos porque los propios documentos de archivo ya se están generando en entornos electrónicos. En cambio sí sería muy interesante que las web de las instituciones y empresas tuvieran un acceso a herramientas como el cuadro de clasificación, tutoriales en organización documental, mapas de instalaciones o legislación específica explicada. También se podrían desarrollar proyectos de concienciación de la alta dirección, de puesta en común de experiencias archivísticas y de sistemas de implantación de gestión de documentos. Y, por supuesto, potenciar una "flota" de comunicadores en las redes sociales orientados al Archivo primero, a la Información después y a los avances tecnológicos aplicados por último. Solo teniendo un discurso común y actualizado de los nuevos modos de gestión se puede establecer un marco adecuado a la Archivística.



3 comentarios:

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  2. Buenos días Mónica, interesante reflexión. Para el enfoque de los archivos como servicio y más en un contexto empresarial, además de los que comentas, soy de la opinión de que a la alta dirección o a quien maneje el presupuesto hay que trasladarle un mensaje de rentabilidad expresado de forma cuantitativa y cualitativa. No sólo hace falta explicar por ejemplo el beneficio del uso de redes sociales o digitalización, sino también detallarlo en datos de inversiones, rentabilidad, ahorros de coste, indicadores de eficiencia y eficacia... como cualquier otra unidad organizativa / funcional de una empresa. A la alta dirección no se le debe explicar qué es un cuadro de clasificación sino que cantidad de horas eres capaz de ahorrar a tu departamento de proyectos si digitalizas el archivo de proyectos. Un saludo, Emilio Sanz (Blog Consultores Documentales)

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  3. Tienes razón Emilio, gracias por la observación. Los archivos no son un servicio de producción dentro de la empresa, como tampoco lo son los recursos humanos o la contabilidad. Sin embargo es un servicio que, bien gestionado, puede ahorrar y recuperar información esencial para aumentar los ingresos. Aunque yo soy de la opinión que no siempre resulta un ahorro la digitalización ya que entran en la rentabilidad otros factores como el rendimiento (supongo, sin embargo, que es un ejemplo)

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