jueves, 21 de julio de 2011

No confundir programas de gestión y programas de gestión documental


  Cuando alguien va a enfrentarse a la necesidad de organizar documentalmente su empresa o la parte de la que es responsable (siempre he pensado que la organización documental debe ser integral, descendente en la empresa y planificada) suele caer en un pequeño error.



  Sin embargo ese inicial "pequeño error" nos puede desviar en el futuro de una organización satisfactoria, como el error de cálculo en una trayectoria que cada vez nos separa más de nuestro objetivo.
  
  Y éste no es otro que confundir los programas de gestión con los programas de gestión documental. Por ejemplo, nosotros trabajamos con un software de facturación. Lo normal es que introduzcamos la información (manual o mediante importación) y con ella el programa nos proporcionará información procesada o documentos de diferentes tipos (formularios, informes, gráficos, etc.). Todo esto nos permite realizar la gestión pero no tenemos por ello un sistema documental organizado porque, una vez que se han generado los documentos (junto a los que hemos recibido y también debemos conservarlos) se deben establecer determinados criterios para poder recuperarlos en el tiempo. No me estoy refiriendo a los documentos en papel, sino a los electrónicos también porque podemos almacenar estos documentos vinculados al programa o en repositorios de la empresa.

  Entonces, el sistema al que me refiero es a aquel que, reproduciendo las funciones y competencias de la gestión, que en este caso es la facturación, se agrupen en un sitio identificado con garantía de recuperación (hasta que se puedan eliminar si es el caso) y ordenados según los criterios naturales de producción que en este caso son cronológicos por la fecha de ingreso en el sistema.

  Muchas veces un programa de gestión se puede convertir en un programa de gestión documental integrando en la base de datos uno o dos campos relacionados con la recuperación. Pero es muy importante no confundir ambos sistemas porque no tienen las mismas funciones y si los documentos se conservan en papel, los criterios de clasificación, ordenación, descripción e instalación controlados son mucho más importantes al carecer de herramientas de búsqueda.

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