sábado, 24 de septiembre de 2011

¿Digitalizo o elimino? Respuesta incorrecta

 
  Muchas empresas que tienen problemas de espacio y gran producción documental en papel estudian la posibilidad de digitalizar sus fondos. Sin embargo éste es un extremo de una cuerda en la que la eliminación total encuentra su opuesto. Con esto quiero decir que las empresas no tienen un criterio claro, les da igual digitalizar que eliminar. Pero si se consigue una rentabilidad en la organización documental, a lo mejor, la cosa cambia...



  La rentabilidad sobre la información empresarial se ha descubierto gracias a la breve temporalidad con que se difumina en el entorno electrónico. Sin embargo, como la recuperación en el tiempo es más propio del archivo, es más difícil demostrar la rentabilidad de la implantación de un  sistema documental.

  Los perfiles profesionales de los organizadores de la información y los de la documentación son distintos. El primero está dirigido a expertos en telecomunicaciones e informática mientras que los segundos son perfiles de la documentación. 

  La conexión está en que la información no existe sin un soporte -el documento- y éste a su vez no existe sin los técnicos de hardware/software. Por eso, si la empresa no puede permitirse los dos perfiles, siempre preferirá a un técnico con conocimientos de documentación que a un gestor de la documentación con conocimientos técnicos, ya que el mantenimiento de los equipos y sistemas es básico para ejercer su gestión.

  La democratización y expansión de la nuevas tecnologías están orientandas a la autogestión. Además las empresas tienden a adaptarse a los clientes más que nunca y éstos demandan cada vez más los servicios personalizados. De lo que todavía no son realmente conscientes es que esa tendencia a la autogestión también existe entre sus empleados. ¿Qué departamento no tiene una hoja de cálculo o una pequeña base de datos con información importante sobre una o varias gestiones? ¿Cuantas de éstas han sido diseñadas y preparadas por "el que sabe de informática" del departamento?

  Este comentario no es despectivo pero si evidencia un cambio en los modos de afrontar la gestión administrativa de una empresa (al decir gestión administrativa no me refiero al concepto clásico sino al de gestores de documentos como soporte de información).

  Yo creo que es un error a largo plazo la autogestión en la actividad empresarial y, por desgracia, se menosprecia la actividad documental frente a la actividad de gestión. Por eso, los dos extremos de la cuerda solo evidencian falta de coordinación. Ya no sirve la herencia administrativa. Cada empresa necesita adaptarse a las necesidades de sus empleados como gestores de información-documentación, pero no como individuos sino como colectivo. Por ejemplo, la deduplicación es una técnica novedosa que puede resultar muy útil pero sin un filtro documental podría permitir la eliminación de información relevante.

  No se trata de si se conserva en papel, si se digitaliza o se elimina, se trata de cómo utiliza la empresa las nuevas tecnologías para conseguir la recuperación de información útil o prueba documental en cualquier momento.

4 comentarios:

  1. La incorrección está en la siguiente afirmación:
    "los organizadores de la información y los de la documentación son distintos".

    Los organizadores de la información y los organizadores de los documentos son iguales. Los documentalistas aprenden tanto las técnicas para organizar información (análisis documental) como ara organizar documentación de cualquier tipo, incluida la que constituye evidencias de las actividades de la empresa (los records en inglés) (técnicas documentales). Se puede ver vualquier lan de estudios de las hasta ahora diplomaturas en biblioteconomia y documentación, licenciatura en documentación, y el nuevo grado en Información y Documentación, tanto en España como en universidades europeas y americanas

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  2. Montse, yo pensaba como tú cuando estudié Documentación, pero te puedo asegurar que el departamento o parte del departamento que se dedica a la gestión de redes, de las bases de datos, copias de seguridad y mil cosas que se me escapan está reconocido en el ámbito de la Informática. Y muchos de ellos incluso se denominan "Sistemas de información". Eso no significa que yo esté de acuerdo pero ahí es dónde debe participar el Documentalista porque el informático trabaja solo en una parte de la gestión de la información. Y, si me dejas que te lo diga, es en ese ámbito donde es más útil el análisis documental (en la parte de gestión de la información me refiero) porque los documentos de una empresa, salvo series documentales muy determinadas, deben tratarse con técnicas archivísticas que analizan la entidad en su conjunto. Todos los perfiles son positivos porque buscan la mejora de la gestión, pero o falla la coordinación, o la definición del ámbito de actuación. No sé.
    Muchas gracias por tu aportación.

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  3. Bueno mi experiencia personal me dice que el objetivo de las empresas es digitalizar para eliminar posteriormente, y en mi caso han sido un par de veces en las que me he encontrado con esa situación. En muchas ocasiones las empresas se encuentran con un problema de espacio físico, no pueden mantener un archivo de papel, y por otro legal ya que no pueden expurgar como es su intención según qué leyes.
    En cuanto a lo que dices sobre los diferentes perfiles (documentalista e informático) creo que podemos ver la tendencia de las empresas en las ofertas de trabajo que publican, pues muchas de ellas, aunque busquen a un documentalista, piden un perfil técnico, a alguien que puedas instalarles o programar una base de datos, después la alimente y la mantenga.

    Saludos. Estitxu

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  4. Muchas gracias Estitxu por tu aportación porque has expresado una realidad palpable en muchas empresas: hay una tendencia a la digitalización y a la virtualización de los documentos muy importante. Pero, aunque parezca un comentario algo frívolo, es tan peligroso producir todo en papel como electrónico, tal y como se encuentra hoy la burocracia. Existen grandes saltos tecnológicos entre unas entidades y otras, junto a una legislación electrónica embrionaria, que puede poner en peligro la finalidad principal de la producción de documentos en cualquier entidad. Si un documento no se puede recuperar ¿para qué sirve? De lo que se debe dar cuenta la empresa es que su producción de documentos, si se organiza para recuperarlos en el tiempo, es un archivo. Y un archivo se gestiona con técnicas de archivo, no con técnicas de gestión de la información.
    Un saludo

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