viernes, 2 de septiembre de 2011

Principios del correo electrónico 2: Comunicación

  Hoy vamos a empezar a analizar el punto nº1 de la entrada del pasado domingo, y que planteaba la opción de utilizar el correo electrónico como medio de comunicación. La comunicación en las empresas, al igual que la información son claves principales en la gestión interna. Y no me refiero al buen ambiente de trabajo ni a una gestión coherente de la información (que también son importantes). Se trata del concepto de empresa horizontal en la que los objetivos son compartidos por un equipo de trabajo y en el que, aunque haya un coordinador, la comunicación debe fluir casi a nivel de confesionario.


  En este punto, ningún gestor documental configurado a priori va a poder sustituir la esencia de la comunicación empresarial. Y esta comunicación se realiza de dos formas, por teléfono y por correo electrónico (aquí incluyo la versión abreviada de los mensajes de texto). Pero claro, el teléfono no deja registro de la gestión -importancia del valor probatorio- además de la herencia de ser un servicio de pago por llamada desde siempre por lo que instintivamente la asociamos a un gasto.

  Por otro lado tenemos el correo electrónico. Generalmente, cuando entramos a trabajar en una empresa, una de las primeras cosas que se facilitan es una cuenta de correo. De esta manera, la empresa puede saber en todo momento quién es el responsable de los correos que se tramitan en su nombre. Sin embargo, esto nos proporciona, en ocasiones, una sensación de particularización y personalización que puede llegar a ser contraproducente para la empresa (por eso hay muchas que han desarrollado normas de uso).

  Claro, si yo tengo en casa una o varias cuentas en las que puedo gestionar mis intereses particulares, además no tengo conciencia del gasto que supone el tráfico de correos porque desde los inicios se ha utilizado el sistema de "tarifa plana" ¿por qué no voy a hacerlo en el trabajo si la cuenta es "mía"?

  Las empresas deberían concienciar (y no creo en las normas en este punto) a los empleados sobre la propiedad de los recursos y su utilización. No se trata de establecer un "estado policial" sino dejar claro que los recursos disponibles en la empresa son de la empresa y que, con ellos, el personal está representando a la empresa. Y, por otro lado, el usuario debe saber la importancia de los correos que envía o recibe y eliminar diariamente todos aquellos que no requieran una posible recuperación.

  Por lo tanto, los correos relacionados con la gestión deben considerarse documentos y los que supongan una información personal o de una temporalidad efímera, deben eliminarse. Pero de los primeros trataré en próximos posts...

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