miércoles, 14 de septiembre de 2011

Principios del correo electrónico 4: Conservar

  El archivo de los correos electrónicos, por la espontaneidad y la falta de criterios previos, creo que es el ejercicio más difícil de realizar de forma eficaz. Quizás sea deformación profesional o quizás porque estamos inmersos en una "revolución procedimental" en este campo, me resulta muy difícil asimilar los procesos actuales en cuanto a la Administración Electrónica. Y si me cuesta a mí que me interesa el tema, ¿cómo lo van a asimilar aquellas personas que me han reconocido que "archivar" es la peor tarea administrativa que existe?


  Una de las características del correo electrónico, en este caso más negativa que positiva, es que el correo es individual cuando la producción documental es colectiva. Eso nos impone una responsabilidad de conservación y recuperación que estaba relegada a los encargados de archivar en papel (generalmente el personal administrativo). Además, si estamos en una empresa con gran producción documental (que en el fondo lo son todas dependiendo del tiempo que lleven produciendo documentos) nos encontramos con el "freno tecnológico" porque los programas de gestión de correo no están especialmente orientados a la conservación de los mismos y pueden colapsar el propio sistema.

  Las soluciones documentales son muchas y muy variadas dependiendo del problema en concreto y de la herramienta que estemos utilizando como correo electrónico. Algunos consejos son:
  1. Racionalizar los términos utilizados, sobre todo el del asunto. Con esto quiero decir que utilicemos los mismos términos para los mismos asuntos, así es más fácil utilizar el buscador automático.
  2. Utilizar criterios de clasificación documental. Por ejemplo, si en papel hay una serie que se llama "Contratación y compras" utilizar una carpeta con ese mismo nombre, código o siglas que la identifiquen en el directorio principal del programa de correo.
  3. Coordinarse con el equipo informático de sistemas de información sobre soluciones corporativas: cada cuanto volumen crear ficheros nuevos de correo, exportar correos a otros formatos individuales (pst, pdf, etc.) incluso de forma automática para completar expedientes electrónicos y poder eliminar correos en el programa de correo electrónico, etc.
  4. Elaborar un manual de estilo o normas de uso del correo con atención especial a las copias.
  5. Integrar el correo electrónico en el contexto documental como soporte (colectivo) y no como tipología documental (individual). Si se parte de esta idea se reducen los problemas individuales porque se proporcionan soluciones colectivas.
  En definitiva, los programas de correo electrónico no están diseñados generalmente como repositorios documentales sino que proporcionan un espacio de almacenaje más personal que corporativo. De ahí que, si este programa resulta insuficiente para nuetra gestión es hora de plantear una solución corporativa.

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