Sigo pensando que el lenguaje que utilizamos es muy importante a la hora de sentar las bases de una comunicación efectiva. Más que nada necesito saber cómo denominar mi entorno para poder explicárselo a los productores y usuarios de documentos. En definitiva, yo tengo los conceptos más o menos claros de lo que es un documento, un expediente, un metadato y así hasta configurar un sistema de gestión de documentos o un archivo organizado.
Pero ¿qué ocurre con la gestión electrónica? pues que no tenemos tradición en este campo. La teoría archivística está muy relacionada con las experiencias individuales y la falta de las mismas nos impide muchas veces tomar decisiones con una garantía aceptable. Este contexto podría seguir siendo válido si obviamos todo el desarrollo que se está produciendo a nivel electrónico.
Hay que tener en cuenta que la informática se basa en ceros y unos, y hay que encontrar un término medio para que a la larga sea mejor trabajar en entornos electrónicos que de papel. Buscando la proactividad, le he echado un vistazo a la Guía
de aplicación de la Norma Técnica de
Interoperabilidad de Documento Electrónico. En el apartado 4.1. sobre definiciones nos encontramos documento electrónico y documento administrativo electrónico.
Aplicando la teoría tradicional se diferenciarían básicamente en las funciones implícitas del documento administrativo que no tiene el electrónico simple. Siguiendo a Ana Duplá el primero podría relacionarse con el documento genérico (valor informativo o de apoyo a la gestión) mientras que el documento administrativo sería el que tiene un valor probatorio y es susceptible de conservar o eliminar. Sin embargo, por lo que he leído en la Guía, me da la sensación que el término se puede utilizar indistintamente.
Todavía me acuerdo que para poder diferenciar estos tipos de documentos nos ponían un ejemplo que en el entorno de gestión, a la hora de hacer la valoración, crea bastante polémica. Imaginad que un proveedor o un cliente nos envía un informe de proyecto. Si preguntamos a los gestores, el documento "útil" para la empresa es el informe porque si no, la gestión del proyecto no existiría. Pero realmente el documento "probatorio" o que le proporciona su valor al informe es el que le acompaña diciendo: "adjunto remito...". Y, sin meterme en más elementos del sistema electrónico como los metadatos, el sello del tiempo, etc., hay que tener en cuenta la utilidad de cada tipo de documento porque podemos encontrarnos con documentos que no sabemos de dónde vienen o saber que hemos recibido algo pero no sabemos dónde está.
Para poder empezar con buen pie creo que hay que repetirse una y otra vez cuando se desarrollen todos los aspectos de la administración electrónica que la finalidad del Archivo es poder recuperar el documento en cualquier fase y si los responsables de la conservación y archivo son los mismos (apartado 3.19.iii de la Guía) que de la gestión, se deben desarrollar las pautas de gestión previendo tanto el sistema de entrada y circulación de los documentos como el de salida: consulta, eliminación, cambio de formato, cambio de soporte... Y, para poder asentar buenos cimientos, creo que se deberíamos ser sistemáticos con los conceptos y definiciones; bien documentados pero sistemáticos.
