jueves, 10 de noviembre de 2011

Los documentos difíciles de recuperar

  Tengo una gran duda respecto a cómo nos va a afectar la legislación documental que se está produciendo este último lustro. Hemos pasado de no tener apenas normativa de cómo o qué hacer con los documentos para pasar a un aluvión de decretos y leyes que, sinceramente, no he podido asimilar todavía. Yo entiendo que la legislación tiene que ponerse al día con los cambios tecnológicos que muchas empresas privadas ya están asumiendo desde hace más tiempo. 


  Además, y esto es más una sensación, la legislación siempre ha sido la que ha dado las pautas de cómo se debía teorizar sobre la documentación administrativa. Un ejemplo, el artículo 38 de la Ley 30/92, de 26 de noviembre  obliga a tener un registro general de las entradas y salidas de documentos. Este artículo no solo configura una de las series documentales más importantes de las administraciones públicas sino que ha sido de una utilidad incalculable para la recuperación documental. Pero ahora, que ya no hay libros de registro en papel (lo digo con la boca pequeña), que incluso hay muchas organizaciones a las que el registro se está quedando obsoleto porque está dando paso a los gestores documentales y evitan la duplicación de tareas ¿qué se puede hacer? 

  Una entidad no solo tiene expedientes, la teorización sobre documentos de archivo tiene que contemplar especialmente aquellos documentos que son difíciles de recuperar porque son difíciles de identificar y de clasificar. Pero supongo que esto se hará en fases posteriores... 

  El otro día estuve en una charla sobre gestores documentales, dada por supuesto por ingenieros informáticos (no lo digo despectivamente, es la realidad) y hubo un comentario que me llamó mucho la atención. Este fue el de las "taxonomías". El ponente se refirió a ellas en un par de ocasiones como sinónimo de "categorías". En realidad fue capaz de transmitir a un foro que maneja webs de más de un millón de visitas el concepto más "primitivo" de la clasificación en archivos. Ahora hay muchas piezas en la mesa pero me hizo pensar que podemos encontrar el puente que nos una.

2 comentarios:

  1. No hay duda que existen puentes. El sector tecnólogo tiene figuras y profesionales de todo tipo, de modo que supongo que irá por casas la mejor o menor intercomunicación entre sectores. Debemos ser optimistas. Su capacidad de síntesi nos es muy útil, y nuestra visión de contexto vital para ellos. Seguimos vías paralelas que un día de estos se juntarán. Ahora bien, quizás nuestro futuro es una ingeniería ontológica, como se ha presentado en ciertos congresos. Ya se verá.

    En cuanto al control de los documentos difíciles creo que hay que apostar por una federación de registros, no en pedirle al Registro General que los controle todos ... básicamente porque no puede, solo controla de forma total (a nivel incluso de unidad documental simple) aquellos que entran. Conectar el Registro General, el registro de Expedientes, el registro de metadatos y otros permitirá este control absoluto. Utópico? Seguramente, no estamos hablando de "mejora continuada" con lo de la 30300? Pues entonces es que nunca habrá un estadio de control total.

    Saludos y enhorabuena por el blog y tu alta actividad telemática!!

    ResponderEliminar
  2. Muchas gracias Joan por tus palabras y es que gracias a la comunicación online tengo la sensación de estar aportando algo a la profesión.

    Respecto a tus comentarios, te doy toda la razón y espero sinceramente que la ISO 30300 nos aporte un soplo de aire para los que nos gusta "esto de los papeles".

    ResponderEliminar

Queremos saber tú opinión: