jueves, 10 de noviembre de 2011

Los documentos difíciles de recuperar

  Tengo una gran duda respecto a cómo nos va a afectar la legislación documental que se está produciendo este último lustro. Hemos pasado de no tener apenas normativa de cómo o qué hacer con los documentos para pasar a un aluvión de decretos y leyes que, sinceramente, no he podido asimilar todavía. Yo entiendo que la legislación tiene que ponerse al día con los cambios tecnológicos que muchas empresas privadas ya están asumiendo desde hace más tiempo. 


  Además, y esto es más una sensación, la legislación siempre ha sido la que ha dado las pautas de cómo se debía teorizar sobre la documentación administrativa. Un ejemplo, el artículo 38 de la Ley 30/92, de 26 de noviembre  obliga a tener un registro general de las entradas y salidas de documentos. Este artículo no solo configura una de las series documentales más importantes de las administraciones públicas sino que ha sido de una utilidad incalculable para la recuperación documental. Pero ahora, que ya no hay libros de registro en papel (lo digo con la boca pequeña), que incluso hay muchas organizaciones a las que el registro se está quedando obsoleto porque está dando paso a los gestores documentales y evitan la duplicación de tareas ¿qué se puede hacer? 

  Una entidad no solo tiene expedientes, la teorización sobre documentos de archivo tiene que contemplar especialmente aquellos documentos que son difíciles de recuperar porque son difíciles de identificar y de clasificar. Pero supongo que esto se hará en fases posteriores... 

  El otro día estuve en una charla sobre gestores documentales, dada por supuesto por ingenieros informáticos (no lo digo despectivamente, es la realidad) y hubo un comentario que me llamó mucho la atención. Este fue el de las "taxonomías". El ponente se refirió a ellas en un par de ocasiones como sinónimo de "categorías". En realidad fue capaz de transmitir a un foro que maneja webs de más de un millón de visitas el concepto más "primitivo" de la clasificación en archivos. Ahora hay muchas piezas en la mesa pero me hizo pensar que podemos encontrar el puente que nos una.