Cuando yo empecé a estudiar Archivística, el término metadato no existía como tal pero sí los elementos de descripción que permitían recuperar los documentos. El usuario de archivo no llegaba a los documentos por la información de su contenido (salvo que estuvieran catalogados) sino por la indización de estos elementos de descripción en el inventario, que junto al cuadro de clasificación, permitía recuperar los documentos del Archivo.
Primero, los inventarios se hacían a mano y era necesario elaborar distintos índices ordenados (título, onomásticos, etc.) para optimizar la recuperación. Aunque el concepto no ha variado, las bases de datos de gestión de archivos han simplificado esta tarea porque el sistema puede filtrar la información y, con una simple pantalla de búsqueda, el sistema nos permite el acceso a los documentos, elaborar listados, etc.
La descripción de los documentos de archivo para su recuperación, y sigo simplificando mucho la gestión técnica del archivo-papel, supone introducir "solo" la información necesaria. Esto supone que al hacer la descripción de los documentos, no se recomienda la redundancia porque se supone que la información de los campos de descripción de la/s unidad/es documentales indizan todos. Entonces si alguien está inventariando expedientes personales, tiene el mismo valor de recuperación el título (nombre de la persona), las fechas extremas del expediente, el contenido (profesión, cargo reseñable, etc.), signatura topográfica, dígitos del cuadro, etc.
La evolución lógica de la archivística de documentos electrónicos es el tratamiento lineal de los documentos, es decir, una vez que un documento tiene las características suficientes para entrar en el sistema de archivo, el tratamiento de los documentos es igual para todos hasta que se decide la selección o conservación. Aunque hayan cambiado los términos, los conceptos son los mismos. Sin embargo los archiveros tienen que empezar a trabajar con herramientas desconocidas hasta ahora pero que utilizan la misma terminología. Y me explico.
Nosotros entramos en Internet y lo primero que utilizamos es un buscador (Google, Yahoo search, etc.). Después entramos en distintas plataformas que soportan información: páginas web, blogs, programas intermediarios de más páginas (p.ej. Facebook), etc., que en definitiva también son documentos. Sin embargo, la forma de procesar la información por parte de esos buscadores para que sea lo más accesible posible tiene un matiz a la hora de tratar los metadatos que influyen notablemente en su recuperación. Y es la redundancia: cuanto más se repite un término o concepto mejor ranking alcanza en el buscador y por tanto se hace más accesible.
El posicionamiento de los documentos en la Red está adquiriendo una importancia esencial no solo para su recuperación sino para su propia existencia. Solo hay que navegar un poco para observar la importancia que cada vez se le está proporcionando a los #hastags a nivel de comunicación social.Sin embargo, esta actitud de competitividad ante el uso de los metadatos hace muy difícil la compatibilidad de criterios entre documento web y documento de archivo.
Así que sería cuestión de empezar a pensar que, viendo cómo evoluciona la producción documental en la web, vaticino que el posicionamiento va a ser un criterio de selección documental de aquí a no mucho tiempo. ¿Y cómo pensáis que va a afectar a la gestión electrónica de documentos si ésto no es un elemento de la descripción archivística y los profesionales que trabajan en entornos web no suelen tener en consideración los criterios archivísticos?
