domingo, 6 de mayo de 2012

Clave para la nube, la oficina sin papeles o cómo se llame

¿Cómo una empresa puede llegar a la oficina sin papeles, gestionar exclusivamente en la Nube o en servidores informáticos? Tiene la opción de declarar la "ley seca" papelísticamente hablando en las oficinas o leer atentamente este razonamiento:


  El papel ha sido el medio de transmisión de información durante cinco siglos. Es un material que era fácil de producir, de larga conservación, decodificable solo mediante la lectura. Sin embargo, es un material físicamente único y de costosa duplicación. Sin entrar en más detalles, la forma de producción del papel ha condicionado la manera de relacionarnos empresarialmente. La gestión administrativa de una empresa basada en sistemas-papel no es la misma que la de una empresa basada en sistemas-electrónicos.

  Pero, para entendernos, si una empresa imprime sus documentos desde el ordenador no estamos hablando de un sistema-electrónico. La gestión en la Nube, la oficina sin papeles o la gestión en repositorios de servidores propios conlleva el uso de la firma/validación/sello/sello de tiempo electrónico, la interoperabilidad (entendimiento entre lenguajes/sistemas/programas informáticos) y lo que he bautizado como la tridimensionalidad de las relaciones empresariales (antes había un contacto unívoco entre el cliente y la empresa, ahora los canales de entrada-trámite de gestión son mucho más variados e incluso controlado por máquinas).

  Entre todo este maremangnum de nuevos conceptos y, por qué no decirlo, de falta de estudio de las repercusiones que le puede suponer a una empresa gestionarse administrativamente en el entorno electrónico hay algo muy claro: una empresa no puede perder eficacia en su gestión. Y muchas veces ocurre que las empresas están en una zona pantanosa que ni es sistema-papel ni es sistema-electrónico. Si usted es de esas personas que tiene un gestor documental en su empresa, una estructura de carpetas jerárquica en su ordenador más o menos organizada, otra estructura de carpetas en su correo electrónico y diferentes tipos de documentos o expedientes en papel. Usted necesita una administración documental.

  No se puede evitar tener documentos todavía en papel por la demanda de la administración pública que todavía gestiona mucho en papel, no se puede evitar tener diversos programas informáticos de gestión que impiden una centralización documental, a veces dependiente. Lo que sí puede evitar con una administración documental es la duplicación de documentos, la garantía de recuperación en el tiempo, optimizar los espacios tanto físicos como virtuales, podrá saber lo que elimina porque sabrá lo que tiene. En una palabra, podrá estar en condiciones de ir avanzando correctamente en la actual transición documental.

No hay comentarios:

Publicar un comentario

Queremos saber tú opinión: