jueves, 19 de julio de 2012

Anécdota en el archivo. Importante para principiantes

  Ayer estuve leyendo los resultados de la encuesta de Consultores Documentales sobre el contacto que deben mantener los profesionales de la Documentación con los usuarios de los documentos. Iba a hacer un comentario sobre la evidencia del dato, pero me acordé de una anécdota que me ocurrió a los pocos meses de empezar a trabajar en todo esto de la Archivística y se iba a hacer un poco largo. Así que voy a contar un error de novata que me ayudó y que recuerdo con frecuencia para "poner los pies en la tierra" sobre lo que soy como profesional.


  Bueno, empezaré la historia. Yo venía de una formación académica en Historia, una investigación en archivos históricos y una formación específica con personal facultativo de archivos (especializada en archivos centrales). Pues bien, mi primer trabajo consistía en apoyar las tareas de un archivo central (que llevaba otra persona) y dedicarme al archivo de oficina.

  Ya estaba bastante avanzado el cuadro de clasificación y fui a visitar una oficina que tenía documentación vigente desde hacía 60 años. Sí, su documentación era administrativa pero, por supuesto, no toda. Del expediente principal dependían otros subexpedientes que sí habían pasado a otra fase. Claro, en ese momento, al tener documentación finalizada y vigente junta tuve que tomar una decisión. Lo que primero pensé fue separar los documentos pero apareció el principio de respeto al origen y deseché la opción.

  Después pensé, si tengo documentos que deberían estar en el archivo central y los que todavía deben estar en la oficina, le aplico el proceso técnico del primero y trabajo que ya está hecho para cuando haya que pasarlo al central.

  El proceso técnico en cualquier fase de archivo es identificación, clasificación, descripción e instalación. Las dos primeras no cambian en el tiempo pero las otras dos sí. La descripción en el archivo central se suele hacer sobre la base de datos y solo los datos de localización se identifican en el documento físico, sin embargo en oficina se realiza la descripción sobre el mismo documento (cuando me refiero a documento en realidad es el contenedor: carpeta, caja, nombre del fichero, etc.).

  Mi "genial" idea era describir e instalar los documentos como en el archivo central (números currens) pero no llevarme los documentos para no perder la responsabilidad del departamento sobre los mismos. Y como estaría informatizado no perderían el acceso a los mismos. Je, je, un plan perfecto. Entonces fui al responsable y se lo comenté. Y me dijo algo parecido a esto: "me parece muy bien que ordenes todo esto pero yo no quiero utilizar una base de datos para encontrar un papel. Yo ya tengo una base de datos donde tengo toda la información que necesito, solo quiero poder tener los papeles a mano. Tú eres la que me tiene que preparar esto para que a mi me resulte más fácil, si me vas a complicar la vida ¿para qué te quiero?".

  La primera reacción que tuve fue de sorpresa por su "sinceridad", la segunda de contradicción porque había osado a llevarme la contraria pero, por último pensé "la que tiene que cambiar el camino soy yo" ( en realidad es mi particular versión del principio de respeto al origen ). A partir de entonces me he dedicado a diseñar herramientas útiles para los gestores de documentos, a explicar una y otra vez qué hago y, sobre todo, a no infravalorarlos.

  Ahora bien, tampoco me canso de decir que el archivo no es de nadie, que es de la empresa, que hay que normalizar los procesos documentales, que cada uno es responsable de hacer bien su trabajo incluido el proceso técnico y que, si el archivero trabaja en fases de archivo central e histórico, el gestor de los documentos debe saber lo mínimo para poder identificar, clasificar, describir e instalar los documentos en su fase de oficina.

4 comentarios:

  1. Muy interesante anécdota Mónica y gracias por compartirla. Lo que está claro es que o ayudamos a nuestros usuarios o nos vuelven la espalda por innecesarios, con o sin principio de procedencia. Gracias por la cita, Emilio Sanz, Consultores Documentales

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  2. Por eso, al ver los resultados de la encuesta, me pareció bien recordarla. Saludos.

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  3. Pues mi opinión es que hay que adaptarse a la oficina aunque para ello dejemos un poco la teoría, pero sin olvidar que somos profesionales expertos en una materia, la archivistica, que tiene sus vías para lograr que el trabajo de acceder a la documentación sea ágil y satisfactoria. El trabajo de archivo lo realizamos los archiveros y los que no lo son tienen que confiar en el mismo aunque no lo lleguen a entender.

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    1. Gracias María por tu comentario. Yo también pensaba así, pero con el tiempo me he dado cuenta que somos un servicio y que escuchar a tu cliente es tan importante como cualquier otra tarea para poder ser un buen profesional.
      Saludos

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