jueves, 12 de julio de 2012

¿Por qué me gusta la ISO 15489?

  Ya sé que me refiero a una norma publicada en 2006 y, sin haberse implantado apenas (desde mi percepción), la Comunidad Archivística está dando paso a nuevas aportaciones normativas. Su título completo es Información y Documentación. Gestión de Documentos. Tiene dos partes: Generalidades y Directrices. En primer lugar, aunque fue una norma muy esperada (cosa que suele decepcionar bastante), a mí me sorprendió muy gratamente porque, por fin puede demostrar que el trabajo que llevaba años haciendo, ¡y que funcionaba!, tenía un marco normativo. Fue entonces cuando los técnicos de calidad se convirtieron en mis mejores amigos porque estaban allanando el terreno sobre el cambio de mentalidad administrativa y de gestión.


  Así empecé a desgranarla. Me gustó que dijera que se excluían los documentos históricos, porque, para mí tienen un tratamiento muy parecido pero para el que trabaja en una empresa, lo último que piensa es en cómo y cuánto hay que conservar un documento. Ellos solo quieren dos cosas de los documentos: que cumplan su función y que, si los necesitan, puedan recuperarlos.

  Con el apartado del vocabulario me volví loca (en el buen sentido), ya que cada vez me importan más las palabras con un sentido archivístico. He tenido muchas conversaciones con los técnicos de calidad porque ellos denominan record a lo que yo denomino documento de archivo y ellos denominan documento a aquellos que reproducen su sistema (que además son publicados - no editados). Pues, por fin pude enseñarles cómo en español tenemos que poner apellido al término documento: documento de calidad, documento de archivo, documento histórico, etc.

  Y, cuando encontré las definiciones de traslado y transferencia por separado, conceptos que me costó "años" implantar de forma sistemática, no me lo podía creer. Porque, claro, un traslado no implica cambio de responsabilidad sobre los documentos pero sí un cambio de ubicación (antes se ha tenido que, cuando menos, identificar y describir). Eso implica directamente a los productores de los documentos que deben realizar dichas tareas al ser los que mejor conocen el proceso.

  Esta operación debería considerarse básica en un entorno empresarial, porque los archiveros no deberíamos estar siempre persiguiendo documentos, como si fuéramos los únicos a los que les importa qué será de ellos. ¡Cuántas veces habré repetido que los documentos no son de los archiveros!, aunque a veces nos fascinan tanto o nos ha costado tanto ponerlos en el sistema que nos llegamos a creer que son parte de nosotros (de ahí la vocación).

  La parte de los "beneficios de la gestión de documentos" me sirvió de refuerzo en la introducción del Cuadro de Clasificación y como argumento en las gestiones con muchos responsables. A partir de ahí decidí utilizar el resto de la información para hacer un manual de gestión de documentos propio de la organización.

 Aunque esta norma no haya tenido la repercusión que creo que se merecía, recomiendo su lectura a todo aquel que vaya a ser receptor de un volumen importante de documentación y un número de personas produciendo documentos. Si sabe de documentación confirmará y completará sus conceptos. Y si no sabe de documentación, se convencerá que no es una tarea baladí.

No hay comentarios:

Publicar un comentario

Queremos saber tú opinión: