jueves, 31 de enero de 2013

Cómo abordar un archivo

  Pongamos que me han llamado para trabajar en un archivo. Espera que empiezo de nuevo... Pongamos que mi jefe me llama y me dice: como tú te llevas muy bien con los documentos y eres muy ordenadito ¿por qué no haces algo con todo esto? ( y te enseña una habitación llena de cajas, papeles, folletos, carpetas, material de oficina, etc.). Por cierto vamos a suponer que no estamos en un sótano, porque eso ya deprime al más pintado.

  Nos reponemos del susto y nos enteramos que no nos han dado esa tarea porque el jefe me odie a muerte sino que la semana pasada tuvo una auditoría y se pasaron él y otro compañero casi dos días sin salir de la habitación buscando y buscando. Algo que le supuso algún que otro disgusto por no poder encontrar todo lo que necesitaban.

  ¿Qué hago? ¿Cómo lo hago? Me han dado todo el tiempo que necesite y que pida los recursos que sean necesarios (justificados por supuesto). Pues bien, manos a la obra.

  Lo primero que hago es pedir una oficina diáfana y que los operarios trasladen, con mi supervisión todo el material. Eso supone separar lo que va al archivo de lo que no. Se ponen a un lado los folletos, el material de oficina, etc. y al otro lo que puede ser documentación.

 Después pido material de instalación. Ya he medido la habitación, calculado el tipo y el número de estanterías que optimicen el espacio (he visto que todo puede ir en cajas normalizadas). Se piden las estanterías y las cajas. Me van a hacer falta etiquetas, tanto para identificar las baldas como las cajas.

  Pues ya lo tengo todo antes de ponerme a ver los documentos. Ahora me toca estudiar. Para poder identificar un documento es necesario saber en qué contexto se encuentra. Ese contexto puede venir de varias vías: normativa, legislación, constitución y desarrollo de la empresa, organigrama, etc. Es decir, todo aquello que defina a la empresa como tal, sus actividades y competencias. Solo ese conocimiento me va a permitir saber por qué está este documento aquí.

  A partir de ahí solo queda sentarse en una mesa, empezar a leer los puntos de acceso de los documentos para poder volcarlos en una base de datos. ¿Qué son los puntos de acceso? Es la información mínima por la que un documento lo es (hay bastante bibliografía al respecto). Se numera la carpeta y la caja, se indican estos datos en la base junto a los datos de punto de acceso y, cuando veamos un patrón que se repite en los documentos, se coteja con lo estudiado y lo identificaremos como clasificación.

  Cosas que no hay que hacer: pensar que los documentos se pueden ordenar de otra forma a como nos los encontramos porque lo más probable es que si dejamos el trabajo a medias, tengamos dos sistemas de ordenación distintos. Tampoco se debe adquirir un mega software o unas mega estanterías hasta que no controlemos la documentación que tenemos entre manos, porque lo más probable es que infrautilicemos los recursos. Y, por último, no debemos crear un archivo "dependiente". aunque sepamos más que nadie sobre los fondos y cómo se recuperan, es muy muy importante que el archivo sea un departamento integrado en la empresa con sus propias actividades y competencias. Al igual que el que hace la contabilidad no es el único que puede manejar la contabilidad de la empresa, el archivero no debe ser el único que sepa manejar el archivo.

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