jueves, 24 de enero de 2013

¡Digitaliza! por favor

  En breve va a hacer dos años que estoy escribiendo el blog. Desde el principio he querido hacer algo diferente, más próximo a las personas que a la teoría, porque en el mundo archivístico siempre me he visto rodeada de mucha teoría (véase en el buen sentido). Y se dan situaciones, muchas situaciones, que parecen invisibles a los archiveros. Son situaciones del día a día que, y me incluyo, visto desde fuera nos hacen ser "despistados" en una profesión tan perfeccionista como es la del archivero. Me explico:


  Desde hace poco tiempo me he "puesto la piel" de historiadora y estoy realizando una pequeña investigación en un archivo histórico. Se trata de un archivo con muy buenos recursos y bastante personal. Pues bien, yo estoy trabajando con documentación del siglo XIX que está en buenas condiciones de consulta y conservación. De hecho solicité un legajo que se encontraba en una caja de cartón bastante ajustada y con evidencia de llevar así bastante tiempo y, al día siguiente, cuando fui a solicitar de nuevo el legajo, la habían cambiado por una nueva e incluso incluido una referencia gráfica (color) para una mejor identificación dentro del fondo.

  Sin embargo, dos mesas delante de mi se encontraba un hombre joven que solicitó un legajo del siglo XV o XVI con una clara letra procesal. Cuando pasé junto a él puede ver que estaba un poco apurado por el estado de conservación del documento y el mimo con el que pasaba una y otra hoja. Al marcharme (debía estar allí un par de horas más o menos) su mesa parecía un puzzle de letras dispersas a pesar del cuidado que le puso el buen hombre. Yo sé que este archivo tiene algunas piezas ya digitalizadas pero ¿no habría sido mejor tomar algún tipo de medida?

  Se me ocurren varias... A día de hoy hay programas Android que permiten a los teléfonos móviles escanear documentos, así ¿no se le podía haber permitido, e incluso condicionado al propio usuario a capturar las imágenes que estaba consultando a cambio del trato directo con el documento? Lo digo como alternativa a la retirada del documento para su tratamiento interno de digitalización con motivos de conservación.

5 comentarios:

  1. Buenas Mónica,
    trabajo en un archivo histórico provincial donde muchas veces los protocolos notariales que nos piden, al sacarlos en nuestra mesa auxiliar para analizar su estado y ver si su préstamo es posible,nos percatamos de que algunos están dañados y entonces -además de anotarlo en una base de datos para general conocimiento- NO los prestamos. Cuando la documentación literalmente se deshace no se presta. Ni siquiera cabe la posibilidad de digitalizar sin que antes medie la intervención de un restaurador, pues el manejo de dicha documentación, sea el que sea, implica un mayor destrozo. Reitero que nos estamos refiriendo a fondos documentales en pésimo estado de conservación. Si no existe en plantilla un restaurador, lo más sensato es dejar esa documentación como esté, y sin posibilidad de préstamo hasta que se consiga capital suficiente para la contratación temporal de un restaurador.
    Lo más normal, en el caso que comentas, es que no se hubiese prestado el documento al usuario por motivos de conservación.

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    1. Ante todo, gracias por tu comentario que, debería ser lo normal en relación a la preservación de los documentos. Sin embargo no mencionas quién decide si un legajo está o no en condiciones físicas de consulta a la hora de ejecutar el préstamo. Además ¿me podrías decir cuánto va a tener que esperar el usuario para poder consultar la información de ese legajo? No lo considero una cuestión tan sencilla como la retirada del documento de circulación. Sigo pensando que somos un servicio al usuario, al que hay considerar como un cliente si queremos que quede satisfecho y vuelva. Lo que hay es que poner lo medios para dar el servicio en las mejores condiciones posibles. Es decir, si no se lo vamos a dejar, por lo menos debemos ofrecerle un compromiso de acceso en un tiempo razonable.

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  2. Buenas de nuevo,
    en relación con la pregunta sobre quién decide que no se presta, en nuestro caso es un ayudante de archivo. No hace falta que le consultemos sobre todos y cada uno de los legajos, sino sólo cuando vemos que el que nos ha solicitado el usuario está en un estado muy malo de conservación. Esta persona decide en última instancia.
    Con respecto al tema de no prestar, la base de datos que se va elaborando -en el caso de los protocolos notariales- sirve, además de para que el ordenador nos indique in situ que el legajo que queremos prestar se encuentra en estado de No prestable, también para detectar el objetivo de un próximo proyecto de restauración. Por ejemplo, imaginemos que los protocolos notariales de un notario en particular muestran claros síntomas de haber sufrido un incendio (las hojas se cuartean) por lo que no es recomendable su préstamo, ni tan siquiera moverlos innecesariamente del depósito a la sala de usuarios, así que quedan fuera de circulación como señalas. Sin embargo, ante todo nos consta que hay interés en ellos, y además son protocolos notariales que no olvidemos que en un archivo histórico provincial son el núcleo documental, el motivo por el que existe este tipo de archivos, así que en el siguiente proyecto de restauración serán restaurados y cuando estén disponibles los usuarios que quedaron pendientes de su visualización serán avisados.
    Se pone verdadero interés en que el usuario pueda acceder a los documentos por los que pregunta, incluso cuando las transferencias de las notarías son recientes y no ha dado tiempo a limpiar los protocolos y ya nos están demandando los usuarios su préstamo, nos adaptamos a las demanda y limpiamos lo que nos piden para que lo tengan a su disposición cuanto antes.
    Merece la pena no prestar la documentación en pésimo estado de conservación (que suele ser un porcentaje pequeño)y esperar a su restauración. Nos aseguramos con ello una larga vida al documento, evitando perder partes textuales del mismo, y garantizamos un manejo "normal" (menos delicado y comprometido) del legajo por parte del usuario.
    Un saludo

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  3. ¡Ole, ole, y ole! No tengo ningún pero. Me parece un planteamiento muy bueno, sobre todo el que aviséis al usuario de la disponibilidad del documentos para su consulta. Gracias por la explicación.

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  4. Estoy de acuerdo con el anterior compañero y con la valoración que le distes. Tengo que decir que yo trabajé también en un archivo histórico provincial y realizamos una revisión de los protocolos notariales (cambios de cajas, mejora de bases de datos,..) por lo que planteamos la necesidad de establecer un criterio a la hora de prestar la documentación a los usuarios. En este sentido contabamos con la aportación que realizaba una restauradora (actualmente no se encuentra allí trabajando por que no le renovaron el contrato) y siguiendo unos criterios decidimos establecer dichos criterios pero para todos los fondos del archivo.
    En un primer momento se obtó por no dejarlos con la excusa de su restauración, pero por las quejas de algunos usuarios (concretamente dos personas) a los politicos de turno se tomo la decisión (desde "altas instancias") de realizar una digitalización de algunos fondos, aunque la "solución" que nos ofrecieron fue hacer fotografías y ofrecerlas en formato digital. Con el paso del tiempo no se ha regulado dicha situació, y la última vez que fuí de visita parecía más bien una excursión de japoneses, pues todos los investigadores tenían su cámara digital cerca.

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