jueves, 10 de enero de 2013

Tú dices serie, yo digo tipologia documental

  Voy a contar cómo una documentación que se identifica, ordena y describe muy fácilmente en su fase de producción es mucho más compleja en sus tareas de clasificación e instalación. Se trata de un ejemplo por el que se demuestra que la Archivística es una ciencia social y no matemática...

 Tenemos una obra de construcción, mantenimiento, remodelación, etc. En lineas generales el procedimiento se inicia con un proyecto, se continua con un expediente cronológico (correspondencia, contratos, proveedores, diario de obra, seguimiento gráfico, seguridad de obra, etc.) y se finaliza con una memoria con información técnica y planos finales. Los documentos resultantes son el reflejo del trabajo ejecutado.
  La documentación está clara y se identifica unívocamente por el nombre de la obra y, en la mayoría de los casos, por el número de expediente de contratación de la obra que le proporciona el contratante. Eso significa que la ordenación externa se realiza por el número de expediente o alfabético si se dispone de una lista normalizada topográfica y la ordenación interna cronológica. La descripción dependerá del sistema y los niveles que se utilicen, pero no suelen ser documentos difíciles de describir.
  Las dudas surgen en la clasificación, y por tanto en cómo agrupar los documentos. Ésta depende de quién los gestiona y no me refiero a un cuadro de clasificación orgánico o funcional. Me refiero, por ejemplo, a si estamos organizando el archivo de una empresa que ejecuta la obra, ésta puede producir proyectos (la primera parte del expediente) que no se lleguen a formalizar y producir el expediente (la segunda parte). Por lo tanto es muy probable que en su cuadro de clasificación se encuentren la serie de "Proyectos" por una parte, la de "Expedientes de obra" por otra, porque de esta manera aglutina mejor la documentación producida.
  Ahora pasemos al caso de la empresa que contrata la obra. Como esta entidad no se dedica a la construcción de obras, su contratación es un modelo más de varios (compras, servicios, etc.). De esta forma, todos los documentos que pertenezcan a la ejecución de una obra se organizan juntos con su valor probatorio, legal e informativo y el proyecto es un tipo de documento más de la serie "Obras".
  Puede darse el caso de quien piense que se separan los proyectos del resto del expediente por motivos espaciales (me refiero al archivo en papel) ya que los primeros suelen ser muy voluminosos. No debería ser éste un criterio de clasificación, sino de ordenación y un buen sistema de localización. Con la clasificación conseguimos separar grupos documentales que tienen una finalidad y una entidad en sí mismos, algo que sirve para descartarlos del resto. Pero con la ordenación conseguimos optimizar el espacio y disponer del mismo lo más convenientemente posible. Hay veces que se puede utilizar la clasificación como criterio para ordenar los documentos (eso es tema para otra reflexión) pero no al revés.

9 comentarios:

  1. Muy interesante tu entrada Mónica. Soy archivero del Instituto de la Vivienda de Madrid y también he tenido que enfrentarme a la dificultad de identificar las series relativas a Obras. Actualmente, distinguimos en el cuadro de clasificación la serie "expedientes de contratación de obras", perteneciente al Área de Contratación, de la serie "expedientes de obras de promoción pública" del Área de Obras. Estos últimos agruparían el expediente propiamente dicho y los proyectos, que forman un todo, aunque su instalación puede estar diferenciada, por tratarse los proyectos de grandes cajones.

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    1. Me alegro que te haya gustado. Sé que resulta complicado entender mucho de lo que he expuesto si no se ha tenido la experiencia en trabajar con este tipo de documentos en concreto.
      Un saludo

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  2. El título ya me hacía sospechar que tu reflexión no acabaría bien. Las series identifican grupos de expedientes que responde a un mismo procedimiento. Cada uno de los expedientes de una serie responde a un procedimiento concreto que afecta a personas o a un asunto concreto. Una serie no es un tipo documental.
    En lo que respecta a ubicar los proyectos, como las fotografias o los mapas, en un lugar diferente del expediente en sí, a tenor del tamaño o el soporte... lo que nos mueve a hacerlo no és un criterio de ordenación, es un sistema de instalación o almacenamiento. La ordenación suele reponder a criterios alfabéticos, numéricos, alfanuméricos... I, precisamente, en contra de lo que tu expones, la clasificación nos permite agrupar intelectualment o conceptualmente, como prefieras, partes de un expediente que, por razón de su naturaleza, se encuentran en un espacio diferente.
    Reflexionar está bien, tener una base sólida que soporte y enriquezca la reflexión es imprescindible.

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    1. Blanca, en primer lugar, muchas gracias por compartir tu reflexión conmigo. Pero no entiendo por qué dices que la mía no acabaría bien. Creo que tengo claro que la clasificación es un concepto intelectual que agrupa procesos administrativos o de gestión. La ordenación es la forma en que, físicamente, son tratados los documentos en su instalación. Ahora bien existen determinados tipos de documentos que, por su volumen, su formato, e incluso (y éste es el ejemplo que he puesto) por cuestiones orgánicas hacen que un mismo tipo de documento "los proyectos" sean una serie en una organización y una parte de una serie con más tipos de documentos en otra.
      Ah! por cierto, yo no estoy de acuerdo en utilizar criterios espaciales para ordenar. No tiene sentido separar los documentos por este motivo, aunque me has hecho reflexionar en es ése precisamente uno de los peores augurios con la administración electrónica: se están separando muchos expedientes, parte digital y parte papel.
      Seguimos la charla...

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  3. En primer lugar, felicidades por plantear debate práctico en torno a la clasificación, que buena falta nos hace. Y más que debería haber.

    Totalmente de acuerdo en que los proyectos de obras tienen una coherencia en conjunto que la clasificación debería mantener y reflejar, con independencia de su volumen físico. Es cierto que a veces se utiliza la clasificación para resolver el problema del gran volumen que en papel ocupan los expedientes de obras, lo que en cierto modo pervierte su función, al obligarla a funcionar como criterio de ordenación.

    En lo que se refiere a la dimensión conceptual de la clasificación, sí que creo que existen soluciones suficientes para resolver la coherencia de los expedientes de obras. Un planteamiento funcional estricto y una estructura de cuadro de clasificación relacional permite resolver sin problemas supuestos de transversalidad como los que plantea la contratación (administrativa) en fase de obras, o el faseo en el proyectado/ejecución/modificaciones(as built) de una obra de construcción o de reforma. Y creo que la actividad de construcción es un buen ejemplo de que las estructuras monojerárquicas hace tiempo que estan superadas en la clasificación documental.

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    1. Totalmente de acuerdo. En procedimientos complejos como es el caso de un proyecto de obras, en el que suelen intervenir unidades orgánicas diferentes, con competencias diferentes a lo largo de las diferentes fases, proyecto/ejecución/evaluación... un modelo de cuadro de clasifiación monojerárquico no suele permitir un tratamiento correcto de la documentación que generan. Los procesos complejos están integrados por procesos más simples que hay que reflejar y relacionar para poder tener una visión completa de todo el proceso. Identifiquemos todos los actores, las acciones y los "productos" y encontraremos la lógica de cómo actuar. La actividad administrativa es muy poco monojerárquica y a veces no lo tenemos en cuenta.

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  4. Guau!! Muy buena observación que aporta un punto de vista que se me ha escapado incluir, aunque ¿tú crees de verdad que las estructuras monojerárquicas están superadas? A mí me cuesta creerlo.
    Gracias Jordi

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  5. Efectivamente, lo creo. No como recurso de implementación para el usuario final (que siempre agradece una estructura más simple y fácil de entender y manipular, y la cual se traduce finalmente en una estructura de carpetas), sinó como recurso para representar la estructura funcional de una organización en toda su complejidad.

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    1. Ya Jordi, pero ese es un concepto que se aplica menos de lo que te puedes imaginar. Cuesta tanto diseñar y configurar un cuadro de clasificación que el revisarlo y actualizarlo supone un gran esfuerzo. Es mucho más fácil dar por bueno lo existente aunque los sistemas administrativos y de gestión ahora sean completamente diferentes. Yo lo llamaría una visión 2.0 del archivo. El Cuadro de Clasificación es algo vivo y, sobre todo, revisable. Yo soy de las convencidas que un buen cuadro de clasificación puede convertirse en una herramienta de información para la empresa tan potente que sea un punto estratégico a nivel directivo.

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