miércoles, 24 de julio de 2013

Técnicas archivísticas para organizar webs

  Muchos de mis colegas que trabajan en archivos tienen dudas sobre la aplicación de técnicas archivísticas en entornos web. Cada vez más archivos trabajan en la administración electrónica a través de las oficinas virtuales, la difusión de fondos a través de material digitalizado e incluso en temas de geolocalización del siglo XIX. Sin embargo, si entendemos como documento de archivo aquel que representa las funciones y competencias de una entidad, sus archivos deberían poder aplicar técnicas archivísticas independientemente del entorno en el que se generen o reciban sus documentos.

¿Cómo se pueden entender las páginas web o electrónicas desde el punto de vista documental?

  Por un lado se encuentran las páginas estáticas cuyo contenido puede ser informativo o probatorio y se puede asignar a una serie documental puesto que es su contenido el que representa a la empresa, persona, etc. Son documentos revisables y actualizables que se deberían controlar como cualquier serie, tipo "procedimientos de calidad", "planos" o "memorias de actividad".

  Por otro lado, se encuentran la páginas dinámicas que tienen una o varias bases de datos como respaldo de la actividad y que varían desde los comentarios a un blog a entornos moodle o tiendas online. Resulta mucho más sencillo, en estos casos, pensar en el entorno web como un vehículo de gestión de los documentos. El documento va unido a la gestión del mismo. Esto me trae a la memoria cuando surgió la tecnología vía fax. Hay muchas empresas que tienen una serie documental que se llama "fax". En realidad, éste era un medio de entrada alternativo a la correspondencia convencional a través de la línea telefónica.  No puede ser una serie en sí misma. Pero ahora es mucho más sofisticado y en determinadas ocasiones sí puede existir una serie documental denominada "entorno web".

¿Qué hay que tener en cuenta?

  1. Comprobar que se trata de documentos de gestión.
  2. Definir, diseñar o, al menos tomar conciencia de todos los documentos que formen parte de esa gestión (procedan de donde procedan).
  3. Valorar (siempre siguiendo la legalidad) la utilidad de esos documentos o la información que contienen y conservar aquellos que realmente tengan una información necesaria.
  4. Dejar registro de la actividad documental, que será además, la mayor demostración de transparencia en la gestión.
  Actualmente, que hay una mentalidad cada vez más emprendedora y que los entornos webs nos proporcionan una visibilidad y una usabilidad empresarial impensable hace unos pocos años, la aplicación de técnicas básicas de archivo puede resultar muy útil para evitar futuras ilegalidades o malentendidos.

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