martes, 1 de octubre de 2013

La digitalización en la empresa, ¿cuál es tu caso?

  Hoy voy a tratar de diseccionar los criterios previos que se deben tener en cuenta para abordar un proyecto de digitalización. Como es sabido, la digitalización de documentos es un recurso que adoptan muchas empresas para cambiar el soporte contenedor de los documentos de papel a electrónico.



  Existen muchas referencias a este tema en la Administración Electrónica de las entidades públicas y que son muy útiles cuando se tienen diseñadas políticas documentales. Pero este es otro tema...

Caso nº1: Cuando SÍ se debe diseñar un proyecto de digitalización.-
  •   Alto volumen de consulta.- Aquellos documentos que se requieran con mucha frecuencia para su uso o reproducción, deberían estar accesibles "en modo lectura", es decir, sin poder ser manipulados o corregidos en un acceso en red. De esta forma, si siempre van a estar disponibles en la gestión, seguro que se reduce el número de reproducciones dentro de la empresa. Ejemplos: material gráfico como fotos o planos, memorias de proyectos o informes técnicos.
  •   Varios usos dentro de la organización.- Por motivos parecidos a los expuestos, si se detecta que un mismo documento puede servir para varias gestiones, la digitalización puede reducir también la duplicidad de ejemplares, siendo necesaria quizás solo una referencia y no todo el documento.
  •   Descentralización de los puntos de consulta.- Si la entidad tiene varias sedes que necesitan acceder a los documentos, se debe hacer un esfuerzo por tener accesible su fondo documental, por lo que, en este caso, se recomendaría la digitalización para evitar todos los problemas derivados de un traslado de documentos en papel.
  •   Garantía de conservación.- Por ejemplo es muy útil digitalizar en un archivo histórico los documentos que tengan un mayor riesgo de deterioro físico.

Caso nº2: Cuando DEPENDE la digitalización.-
  •   Volumen de producción documental.- Resulta menos rentable digitalizar un archivo pequeño que uno grande.
  •   Valoración de la serie.- También es menos rentable digitalizar todo un archivo que aquellas series o tipologías que tengan un valor de acceso dentro del archivo.
  •   Expedientes mixtos papel /electrónico.- Salvo que se haya diseñado un modelo integral de gestión electrónica de documentos, se debe valorar el uso y el volumen para amortizar la inversión en la digitalización de la parte en papel.

Caso nº3: Cuando NO se debe digitalizar.-
  •   Archivo desorganizado.- En ningún caso va a solucionar los problemas de recuperación documental a través de la digitalización masiva si no existe una mínima organización (procesos documentales definidos, identificación de series, su valoración, etc.).

  La digitalización, en cualquier caso no sustituye al documento original en papel salvo que se garantice su integridad, seguridad y acceso.

2 comentarios:

  1. Hola Monica:
    Tambien se ve el caso de empresas que quieren digitalizar sus documentos por "modernizarse", pero estan tan enganchados organizacionalmente al papel que uno se pregunta si realmente vale la pena emprender el proyecto. Es más, pretender digitalizar y además guardar el papel ¿vale la pena?
    Saludos,
    Ela Villa
    Lima-Peru

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  2. Hola Ela. Muchas gracias por tu reflexión. Bien es cierto que es un tema que preocupa a muchas empresas y, por desgracia, es como ponerse a dieta. No hay una receta milagro. El del archivo es un ejercicio básicamente de constancia y conocimiento de las consecuencias de lo que se hace. Sobre tu pregunta sobre si vale la pena y contestándote de forma genérica, mientras los documentos tengan un valor probatorio sobre la gestión solo "vale" aquel que contenga las garantías de dicha prueba (firma, sello, etc.), sea en soporte papel o electrónico. Es una cuestión que va más allá de la voluntad de guardar o eliminar.
    Saludos.

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