lunes, 3 de marzo de 2014

El documento electrónico web, ¿se archiva?


Os presento una breve introducción del documento Web, un documento generado y conservado digitalmente en Internet. Se trata de un tipo de documento que me recuerda mucho al mito de la caverna, lo que vemos no es la realidad sino una representación de la misma. Por eso no se ha considerado el documento web como un documento tradicional de Archivo. Bueno seguro que por eso y por muchas otras razones.


  El hecho es que, si analizamos bien su contenido o, mejor dicho, para lo que se utiliza, podremos darnos cuenta que se incluyen muchos datos e información relevante para el ejercicio y funciones de las entidades. Hasta ahora se está intentando conservar sus contenidos en proyectos descontextualizados y es la técnica Archivística la que reconoce los principios de procedencia y respeto al origen en la organización de los documentos.

  Internet es una plataforma documental, como lo son los correos electrónicos, los fax o los gestores documentales. Como tal debe incluirse en el análisis documental de las organizaciones. Se trata de documentación "publicada", pero los archiveros tenemos que identificar si es documentación editada o pública. Si es el segundo caso, seguramente entra en las competencias del Archivo tratarla.

2 comentarios:

  1. Qué bueno "oirte" de nuevo. Interesante el tema. No tengo un conocimiento profundo sobre el tema, pero no creo que lo que define los contenidos web de mi institución sea muy diferente a los demás organismos, y entonces planteo la siguiente reflexión: si la informació que se "publicita" a través de la web és información corporativa, que ha sido generada por la propia insitución y que por ese motivo ya es conservada o destruida, según corresponda, en cumplimiento de las políticas concretas de cada SGD y el web es sólo un medio a través del qual comunicamos a los ciudadanos dicha información, qué debemos conservar? los ficheros que definen el web como documento hipertextual y que nos permitirían conocer els "aspecto" y las funcionalidades del web en un momento dado? És decir, el web en sí es el producto que ha creado un departamento de nuestro organismo, conservamos pues toda la documentación, en el formato y soporte que sea, en el que se ha dejado constancia de qué información contempla, como se estructura, funcionalidades, políticas de actualización, aspecto.... Incluso una imagen "congelada" de la web, para conocer qué aspecto tenia. Si todo esto ya lo conservamos, debemos conservar también la web en si? No tengo ninguna reticencia al respecto, pero si muchas dudas. Seguro que tu artículo y los comentarios servirán para que nos aclaremos un poco y los que ya hayan reflexionado nos "iluminen".
    Blanca

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    1. Muchas gracias Blanca. Es muy interesante lo que preguntas porque me da la sensación que muchos archiveros descartan los documentos web por considerarlos, en cierta manera, como los documentos escaneados. Éstos sí están en un doble soporte.
      Pero los documentos Web nacen digitales y, aunque la información textual, multimedia o de imagen ya esté en nuestra organización puede que contengan elementos nuevos o que se hayan unido para formar un nuevo documento.
      Que la función es solo informativa, bueno, también es un documento de archivo. Que se trata, por ejemplo del timeline de twitter, eso ya no es duplicado. Ahí nuestra empresa está ejerciendo unas funciones y las está documentando ¿no? En este caso, si nuestra empresa utiliza twitter para atender las demandas de sus clientes, estamos generando un registro que ni siquiera está en nuestro poder a no ser que nos lo descarguemos.
      En realidad son temas nuevos que agobian porque no hay mecanismos de conservación/recuperación en el tiempo. Yo creo que primero debemos hacernos conscientes de que las entidades están trabajando de otra forma, conocer estas nuevas formas de producción documental y empezar a ofrecer soluciones (capturas de pantalla, descargas completas de sitios, solicitudes o inclusión en contratos la obligatoriedad de acceder a nuestra información/documentación a proveedores, etc.). Tenemos mucho trabajo ;)
      Un saludo

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