Una página web del Archivo puede estar dirigida a diferentes tipos de personas. Se entiende que un archivo con una gran colección fotográfica tendrá un público local o aficionado a la fotografía temática o histórica si es el caso.
Un archivo con documentos de fechas recientes (estoy pensando por ejemplo en los Universitarios) puede tener un público con mayor interés administrativo, como pueden ser los usuarios internos que puedan realizar tareas archivísticas en fases primarias. También nos podemos encontrar archivos con documentos de una alta carga política o territorial y, por tanto sus fondos generan mucha expectación en medios de comunicación y sociedad en general. Y todos son archivos, por tanto, pedir una eficiencia en la información que publican en la web muchas veces se queda reducida a un mantenimiento exigido pero no planificado.
La web de cualquier archivo debería responder a las necesidades "reales" de los usuarios. Por tanto, ¿cual es el mayor valor de un archivo? ¿por qué acuden a nuestras instalaciones o realizan consultas los usuarios? Porque quieren información o documentación que se custodia en dicho archivo. Los buscadores dentro de la web del archivo resultan ya casi imprescindibles, los hiperenlaces para navegar por los documentos publicados en vez de la descarga de documentos sin el beneplácito del navegante y las imágenes de documentos, exposiciones, etc. coherentes al portal son aspectos básicos en la configuración de una web del archivo. Algunos consejos:
- Diseño
- Apariencia y lenguaje sencillos. Si hay documentos elaborados por el Archivo deben tener la fecha, el autor y estar bien formateados.
- Los menús deben ser limpios y coherentes. Aunque queramos destacar algo, es una estrategia ponerlo en el menú principal y tiene sus consecuencias.
- Todas las noticias, documentos interesantes, etc. deben poder ser difundidos por las redes sociales.
- ¿Quienes somos?
- Hay que contar la Historia del Archivo de forma esquemática. Si quieres incluir un documento descargable con todo lujo de detalles hazlo pero el texto web debe enganchar a todo tipo de público (en principio). Hay archivos que utilizan la descripción de fondo de la ISAD(G) lo que le da un aspecto estructurado y profesional. Utiliza imágenes si puedes.
- El cuadro de clasificación es una guía, no páginas y páginas de información. Incluye una base de datos o hiperenlaces para que sea el usuario quién navegue. Piensa que el archivero conoce esta herramienta como la palma de su mano pero no tiene la misma utilidad para los usuarios.
- Localización. Datos básicos y reales para localizar nuestras instalaciones.
- Servicios
- Internos (esta información a lo mejor debe ser restringida para usuarios registrados): proceso técnico de preparación de documentos para el movimiento documental (eliminación o transferencia); atención de consultas; actualización de la documentación (ingresos, inventario, etc.), cursos online.
- Públicos: consulta de la base de datos, enlace a imágenes, atención de peticiones de reproducción, servicio de alertas personalizables, rss, videos del archivo (conferencias, congresos, etc.). La imaginación es nuestra mejor aliada...
