jueves, 11 de septiembre de 2014

Los mapas de instalación en archivos

La instalación de los documentos, es decir, tenerlos localizados, como bien decía Ana Duplá (1997), es la última fase de la organización documental: identificación, clasificación, ordenación descripción e instalación. En el "mundo papel", tenemos dos formas básicas de instalar nuestro fondo documental.

Tradicionalmente los archivos centrales e históricos utilizan los armarios compactos o estanterías ya que, la mayoría de los documentos se instalan en cajas normalizadas con un número currens. En estos casos, los mapas de instación quizás nos sirvan más para conocer volúmenes globales que como herramienta de acceso a los documentos.


Sin embargo, cuando estamos en un archivo donde entran y salen documentos con frecuencia o que depende del administrativo de turno situar los documentos en una u otra forma, etc., resulta muy útil contar con uno o varios mapas de instalaciones.

Pongamos un ejemplo, tenemos una empresa con los departamentos de administración, explotación, recursos humanos y dirección. Nuestro cuadro de clasificación ya estaría recogiendo documentos de cuatro procedencias físicas. Si no es así, os aseguro que no conviene mezclar los expedientes personales de los trabajadores con los expedientes de proveedores (véase E. Núñez (1999), pg.212). 

Entonces, si se realiza el esfuerzo de distinguir dónde deben instalarse unos documentos y otros, ya estamos sentando las bases para una correcta organización documental, porque hay que tener en cuenta siempre que pensemos en organizar nuestro sistema documental, que todas las actuaciones van dirigidas a poder recuperar los documentos. Esta herramienta puede ser muy útil en la aplicación del punto 9.8.3. de la ISO 15489-1:2001 sobre la trazabilidad de la ubicación.


Haciendo una codificación del espacio como la de esta imagen, podemos identificar el nivel que requiera el sistema. Para seguir con nuestro ejemplo, si cada departamento tiene una habitación donde se archiva o, incluso comparte espacio con otras actividades (la propia oficina, almacén de material, comedor del personal, etc.), nuestra imagen está indicando que estamos en el archivo del departamento de explotación (nº2) y, si en la caja/carpeta/base de datos/otro se indica A2.3.1.3. nos está diciendo que esos documentos:

  1. Ya está archivados, porque poseen la codificación.
  2. Son del departamento de explotación, porque están en el A2 (archivo nº2).
  3. Se han sacado o están instalados en la estantería 3, módulo 1, balda 3, que corresponden a los 3.1.3. del código.
Pero además, si asignamos a priori un determinado espacio a las series documentales (ej. expedientes de proveedores) podremos saber cuánto crecen y cuándo nos vamos a quedar sin espacio. Esto último se calcula con la fórmula E=C-T. [E] es el espacio necesario, [C] es el crecimiento en un año y [T] es el tiempo de eliminación o transferencia. Esto se mide en metros lineales de producción. Ej. Entendamos que los expedientes de proveedores son transferibles a los 9 años. Cada año se producen 8 cajas que ocupan 1 metro lineal. Necesitaremos, a priori, 9 baldas de 1 metro. Si la serie crece, habrá que estudiar si es por mayor volumen de actividad o por alguna disfunción en la organización de los documentos y actuar en consecuencia.

A modo de reflexión archivera, si en las escuelas de administrativos, las administraciones públicas y otros medios de cultura de empresa hubieran puesto en marcha proyectos de "optimización de espacios físicos" seguro que estaríamos mucho mejor preparados para asumir la administración electrónica porque el caos físico de documentos es bastante evidente en muchas entidades. Pero todavía hay mucha producción documental en papel y, lo veremos en próximas entradas al blog, esta filosofía también es aplicable a los documentos electrónicos.

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