La FACTURA es uno de los tipos de documento más populares dentro de una empresa o entidad. Una factura es la cuenta en que se detallan con su precio los artículos vendidos o los servicios realizados y que se entrega al cliente para exigir su pago.
Leyendo el Reglamento sobre facturación (R.D 1619/2012, de 30 de noviembre) nos dan pistas sobre cómo debemos organizar las facturas en nuestra empresa. Para empezar, hay dos tipos de facturas: las completas u ordinarias y las simplificadas (que vienen a sustituir a los tiques). Además se promueve a que se utilicen en formato electrónico mejor que en papel, siempre y cuando se sigan las mismas normas. Una de las exigencias de las facturas es que se debe garantizar la autenticidad, integridad y legibilidad de las mismas. En el caso de las facturas electrónicas deben garantizar su seguridad jurídica a través de sistemas EDI, firma electrónica y otros medios validados por la AEAT. Aunque no es una novedad hay que destacar, porque casi ningún documento tiene su contenido regulado por ley, los campos obligatorios que debe contener una factura. Eso aumenta el nivel de normalización y, por tanto su capacidad de control documental. Respecto a la originalidad del documento, podemos leer en el art.14 que solo se puede emitir un documento original de factura, permitiendo en caso de haber varios destinatarios o por pérdida poder emitir duplicados con la misma eficacia que el original.
Todo esto es muy bueno porque nos facilita el diseño de un buen procedimiento para la producción y gestión de facturación. Además orienta, a través de los plazos de prescripción, cuales son los plazos de conservación (nota: véanse Código de Comercio y Ley Tributaria). Pero, en la práctica, si no aplicamos además técnicas de organización documental, la recuperación de esta serie documental puede convertirse en un caos llegando incluso a la ilegalidad. La dificultad para realizar nuestro diseño estriba en el tipo de empresa o entidad que tengamos. Por ejemplo, la forma más sencilla de organizar las facturas (y digo organizar no ordenar) es distinguiendo primero las recibidas de las emitidas. Y, respecto a las primeras, las facturas pagadas de las pendientes. En una empresa más grande, formarían parte de la serie de "contabilidad" porque incluirían listados, controles bancarios, etc. Por otro lado, de las facturas emitidas tendríamos una copia (o registro) y en una empresa más grande formarían parte de la serie "facturación" e incluso podrían ser una subserie dentro de una serie que podría llamarse control de ingresos (se incluirían por ejemplo los controles de activos, pasivos, etc.).
A nivel mucho más práctico nos ponemos en la piel de alguien que tiene un negocio ajeno al manejo de documentos. Lo más normal es que guarde las facturas ordenadas cronológicamente: las recibidas en papel y las emitidas en una copia electrónica. Si es así, una técnica muy sencilla para el papel es tener dos carpetas, cajas... en las que se pueda leer:
Parece algo muy lógico pero una de las mayores dificultades que nos encontramos a la hora de organizar un archivo es que no se identifican las unidades documentales (carpetas, cajas, etc.) con la información básica: quién, qué y cuando.
En formato electrónico dependerá de si generamos ficheros a través de los sistemas operativos (por ejemplo ficheros word, excel, etc.) o a través de programas de gestión (por ejemplo facturaplus, etc.), pero la técnica es la misma, identificar los documentos para que podamos recuperarlos. Si tenemos las carpetas, cajas, etc. ya creadas es mucho más fácil para el que tiene que guardar los documentos porque lo puede hacer a medida que los va produciendo o recibiendo.
Imaginemos que recibimos las facturas por correo electrónico. Lo más normal es que en el asunto se indique la palabra "factura", pues podemos crear una regla para desviar automáticamente a una carpeta creada previamente. Esta acción ya nos separaría de otros correos este tipo de documento.
En resumen:
- Crear un sistema documental dependiendo del volumen de producción de documentos y la complejidad de la entidad o empresa.
- Identificar el tipo de documento a medida que va llegando o produciendo y dónde debo ubicarlo dentro del sistema documental.
- Conservar y recuperar los documentos en función de las necesidades y legislación que le afecta.
- Eliminar, si puedo, los documentos que ya no sean necesarios en ninguna circunstancia (prueba legal o fiscal, auditoría, inspección...). Si los tengo bien identificados no tengo duda a la hora de eliminar lo que puedo eliminar. Nota: este punto sirve para las empresas privadas, los documentos de titularidad pública se regulan a través de comisiones de valoración.
