miércoles, 20 de enero de 2016

Guía básica para organizar fotos profesionales

  El hecho de incluir la palabra profesionales en el título es para referirnos a esas fotos que realizamos en nuestra empresa para determinadas funciones. Tenemos fotos de instalaciones en el caso de servicios de mantenimiento, de productos que pueden ser desde zapatos hasta locales comerciales, etc.. También podemos hacer fotografías como seguimiento de un proceso. Por ejemplo, podemos hacer fotos a nuestro escaparate como documento a añadir al expediente de la campaña de rebajas de enero.


  Lo cierto es que este tipo de fotografías tienen unas características específicas que nos ayudará a identificarlas y organizarlas en nuestro archivo. ¡Ah! tened en cuenta que no he hecho referencia a si las fotos están en papel o son digitales, porque de momento da lo mismo.
  1. Se trata de fotografías relativamente monótonas porque su finalidad es tener una prueba gráfica de algo.
  2. Suelen ser fotografías que si se repiten en el tiempo suelen utilizarse como apoyo de una vez a otra, e incluso compararse, así que no podemos tenerlas muy lejos.
  3. Aunque la autoría de la imagen es de la empresa rara vez se registra su propiedad intelectual.
  4. Suelen ser de uso interno pero el acceso es probable que sea compartido por varios departamentos.
  5. A la hora de identificarlas es muy probable que no se renombren, es decir, si son en papel no se anote nada en el reverso de cada fotos (a lo mejor en el sobre que las contenga) y si son digitales se les deje el nombre que le asigne la propia cámara (si se suele identificar la carpeta en la que se vuelcan).
CONSEJOS:
  • Configurar la cámara (si es digital) para que las fotos tengan por defecto: fecha/hora de la toma y siglas de la empresa, aparte del número correlativo de cada imagen. Esto habría que hacerlo a mano en las fotos en papel o utilizar un sello.
  • Introducir una palabra clave que identifique la imagen. Si tenéis cuadro de clasificación seguro que esto está contemplado, si no, por lo menos palabras como: arquetas, tomas eléctricas, escaparates, colección otoño 2015 (ésta la abreviaría ej. CO15).
  • Si la imagen va a circular, que nadie le cambie el nombre. Si la va a modificar debe haber un registro de este proceso. Por ejemplo, si queremos usar la foto para un folleto debería haber un documento, base de datos, etc. en el que se indique esta situación, así si se vuelve a hacer el folleto de nuevo sabremos dónde acudir. En este punto, dependiendo de la empresa y el volumen que gestione se tendría que pensar en un programa de gestión documental específico.
  • Hay que evitar en todo lo posible la duplicidad, en especial en formato digital. Si se tiene una copia de seguridad, el fichero debería ser accesible a través de la red interna y se debería tener un protocolo de copia y eliminación de este tipo de documento en el tiempo.
  • Establecer un método de trabajo en el que se implique todo el personal tanto en la configuración como en la ejecución. Es decir, si se establece que en la foto debe observarse la fecha y la hora de la foto, que se considere una incidencia la inexistencia de esta información.

  Como se puede observar, son pequeñas actuaciones que, realizadas de forma conjunta e integradas en la gestión permitirán obtener un rendimiento mucho mayor de los documentos, de la información y de la propia gestión, ahorrando incluso en espacio tanto físico como virtual de almacenaje.

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