tag:blogger.com,1999:blog-46224727367904126362024-03-13T05:18:18.764+01:00DocufilosEl Archivo es un servicio que permite recuperar los documentos que producen otros en cualquier momento, siempre que se hayan incluido en un Sistema de Archivo. El blog reflexiona sobre la Archivística y sus técnicas, por Mónica MartínezDocufiloshttp://www.blogger.com/profile/05794438464716562182noreply@blogger.comBlogger92125tag:blogger.com,1999:blog-4622472736790412636.post-27577280781618752082023-06-18T10:48:00.002+02:002023-06-18T10:48:26.379+02:00La gestión electrónica ¿deshumaniza al Archivo?<p> </p><div class="separator" style="clear: both; text-align: center;"><a href="https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEgmV3EsIKBkij9LGpSdT7FiTOxHWRsr_Fp94Yt5yL9U0gejnT_YcGaoXn8p2qAMOVRnoi44s8u7PbGG_oECsUiF-FloG03y84CR2nk8v2R5sVRB_79c4JvFBA-X1SMxdVqS5Id4jKb7785IYmPnkOpr8Mm5yKnaFxtDHljq31dWCLlSJZAG3WXAu-Ak/s1280/IMG_0013.JPG" style="clear: left; float: left; margin-bottom: 1em; margin-right: 1em;"><img border="0" data-original-height="960" data-original-width="1280" height="240" src="https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEgmV3EsIKBkij9LGpSdT7FiTOxHWRsr_Fp94Yt5yL9U0gejnT_YcGaoXn8p2qAMOVRnoi44s8u7PbGG_oECsUiF-FloG03y84CR2nk8v2R5sVRB_79c4JvFBA-X1SMxdVqS5Id4jKb7785IYmPnkOpr8Mm5yKnaFxtDHljq31dWCLlSJZAG3WXAu-Ak/s320/IMG_0013.JPG" width="320" /></a></div><br />Siempre nos han dicho que los Archivos son el reflejo documental de la actividad de la entidad que los produce. Pero en realidad son las personas las que producen los documentos en base a unas normas, leyes o costumbres. Son las personas implicadas en la gestión las que crean los procedimientos que se han transmitido de unos a otros. Esa espontaneidad y originalidad de la producción documental no es "entendible" por las máquinas.<p></p><p>Entonces, ¿se debe convertir el ser humano en máquina? ¿debe pensar como una máquina para gestionar su actividad? Sin aportar ningún matiz, la respuesta es clara: no. Por lo tanto, ¿debe el ser humano seguir produciendo y gestionando como siempre, es decir, como lo hacía cuando producía en papel pero ahora en soporte electrónico? Parece que la respuesta está clara: tampoco. ¿Qué hacemos? Vamos a analizar pros y contras a ver si llegamos a alguna salida.</p><p>Pros de la gestión en papel: </p><p></p><ol style="text-align: left;"><li>Hasta ahora ha sido la única forma de soportar (probar, informar, conservar, etc.) las gestiones humanas, es decir, lo conocemos bien.</li><li>Permite de forma natural (sin intermediarios) garantizar la validez de los documentos.</li><li>Las técnicas archivísticas se han desarrollado en base a la espontaneidad, originalidad y repetición de la producción de los documentos y están sobradamente consolidadas.</li></ol><div>Contras de la gestión en papel:</div><div><ol style="text-align: left;"><li>No es sostenible medioambientalmente.</li><li>No puede recoger el conocimiento de forma globalizada.</li><li>Su orden y recuperación depende de las personas.</li></ol><div>Pros de la gestión electrónica:</div></div><div><ol style="text-align: left;"><li>Por mucho que me sorprenda...legislación específica, es decir, interés gubernamental en la gestión documental.</li><li>Capacidad de recuperación inmediata siempre y cuando se definan los parámetros de organización de manera completa, es decir, con todo el ciclo de gestión documental.</li><li>Si se hace bien está demostrado que es rentable.</li></ol><div>Contras de la gestión electrónica:</div></div><div><ol style="text-align: left;"><li>Es imprescindible cambiar la forma de trabajo tal y como se ha realizado hasta ahora.</li><li>Se ha vinculado desde el principio la gestión electrónica con el progreso pero la falta de garantías de perdurabilidad de la información puede llevar a una Edad Media documental en poco tiempo.</li><li>La dependencia de las máquinas es evidente. Además son máquinas programadas por seres humanos por lo que existe la dualidad de normalizar la gestión pero parametrizada a demanda.</li></ol><div>No voy a incidir en la falta de aplicación de políticas de gestión documental, la casi inexistencia de profesionales de la conservación de la información y optimización de la información en cualquier momento de su existencia, o sea, archiveros tecnológicos que allanen el camino del cambio en los grupos estratégicos del sistema. Me da igual que lo llamen gestión de los datos, gestión de la información, gestión del conocimiento (datos+información) o gestión de los documentos. Electrónicamente eso son matices.</div><div><br /></div><div>Lo que sí me parece muy importante es que se empiece a distinguir entre la gestión de lo cuantificable (datos, información, conocimiento y documentos) y el contexto (los metadatos). Muchos estaréis pensando que los sistemas ya contemplan los metadatos. Pero yo me refiero a los metadatos del contexto, esos que vinculan un expediente a un productor o una actividad a una regulación. Son los metadatos que clasifican los expedientes en series documentales para que la consulta "lógica" de pertenencia pueda realizarse. </div><div><br /></div><div>Pero estos metadatos tienen un serio problema, bueno en realidad dos, son metadatos innecesarios para realizar la actividad y muchos de ellos hay que introducirlos a mano... Y aquí es donde nos atascamos. ¿Es rentable un sistema electrónico de documentos? A lo mejor no podemos hacer tabla rasa con la gestión electrónica de las entidades, sobre todo de aquellas que pueden ser garantes de derechos.</div></div><p></p><p><br /></p>Docufiloshttp://www.blogger.com/profile/05794438464716562182noreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-4622472736790412636.post-13633505989515106692021-04-11T13:42:00.000+02:002021-04-11T13:42:05.175+02:00Reflexiones sobre el nuevo Reglamento de Medios Electrónicos - Y parte 3<p> </p><div class="separator" style="clear: both; text-align: center;"><a href="https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEjU8MPrBQ2lu7fMXrnZx_9gHtF6CjlGY7iNYk1ZteCXichCYXWpFnR676m9QGchBQk0ii0buITPdrvWR6kQLVbrZMxEVKMQ9iPHpZle5sKpn-WJTQ1KzKKsQ464NQ7JMDQowuLuTbmmxXw/s275/engranaje.jpg" imageanchor="1" style="clear: left; float: left; margin-bottom: 1em; margin-right: 1em;"><img border="0" data-original-height="183" data-original-width="275" src="https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEjU8MPrBQ2lu7fMXrnZx_9gHtF6CjlGY7iNYk1ZteCXichCYXWpFnR676m9QGchBQk0ii0buITPdrvWR6kQLVbrZMxEVKMQ9iPHpZle5sKpn-WJTQ1KzKKsQ464NQ7JMDQowuLuTbmmxXw/s0/engranaje.jpg" /></a></div><br />En esta tercera parte me voy a centrar en un solo punto de un solo artículo, el primer punto. Explico por qué.<p></p><p> El punto 2 solo afecta a la AGE, así que su contenido, entiendo que debo buscar referencia en otra legislación (general o sectorial) y el tercer párrafo no sé si depende del punto 2 o no. Pero no importa porque el primer párrafo tiene miga. Lo copio y ahora lo desmigo poco a poco.</p><div class="separator" style="clear: both; text-align: center;"><a href="https://www.boe.es/eli/es/rd/2021/03/30/203/con" rel="nofollow" style="margin-left: 1em; margin-right: 1em;" target="_blank"><img border="0" data-original-height="348" data-original-width="992" height="231" src="https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEhvlFBU669Ds_BY0oXPAjPpuyD-Bke3fggxApHgEtbXu4jwbp5sAqvzNVUd67zBdrQWl8BaTDkmE1BDQTZqYtVrDa_PF-iHmsoILbco8HI4_BDfVaPlAS0uN8Lg-KtyELnH17UiEKRjCao/w660-h231/capant+reglamento+elec+art55+2021.png" width="660" /></a></div><br /><p> <b> El archivo electrónico único de cada Administración </b>= la Administración General del Estado, las Administraciones
de las Comunidades Autónomas, las Entidades que integran la Administración
Local, los organismos públicos y entidades de derecho público o privado vinculados
o dependientes de las Administraciones Públicas y las Universidades públicas (según el <a href=" https://www.boe.es/eli/es/l/2015/10/01/39/con" rel="nofollow" target="_blank">art.2 de la Ley 39/2015</a>)</p><p class="MsoNormal"><o:p></o:p></p><p><b> Es el conjunto de servicios y sistemas</b> = obliga a la transversalidad del Archivo porque el Archivo en sí mismo es un <i><b>servicio</b></i>, igual que las unidades administrativas que producen y reciben los documentos y los <i><b>sistemas</b></i> son los soportes que permiten que exista el Archivo. Con ello me refiero a los sistemas de información (software, hardware y diseño) y a las políticas de gestión de documentos que regulan dicho sistema y su interoperabilidad.</p><p><b> Sustenta la gestión, custodia y recuperación</b> = obliga al ciclo de vida del documento completo, no solo a la fase de gestión administrativa. Un documento que no se puede recuperar es un documento que no existe, ¿para qué gastar entonces miles de euros en repositorios que no pueden garantizar la recuperación fiable en el tiempo?</p><p><b> Documentos y expedientes electrónicos así como de otras agrupaciones documentales o de información</b> = queda claro, por fin, que al Archivo Electrónico Único van TODOS los documentos de la Entidad, no solo los expedientes administrativos. Ya no se puede decir que las bases de datos no forman parte del Archivo (entre otros).</p><p><b> Finalizados los procedimientos o actuaciones correspondientes</b> = también queda claro que los documentos se archivan al final pero eso no implica que no se introduzcan herramientas de gestión documental en las fases iniciales. Sobre todo el esquema de metadatos desarrollado en la Política de Gestión de Documentos y las tablas de valoración junto a los calendarios de transferencia.</p><p class="MsoNormal"><span style="background: white;"> Para que un Archivo Electrónico Único garantice la
integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación
de los documentos almacenados es necesario que l@s archiver@s revisen y adapten
los cuadros de clasificación, se hagan esfuerzos económicos y humanos para
dictaminar muchísimas más tablas de valoración de las que hay, y sobre todo,
que los equipos de administración electrónica sean transversales.</span><o:p></o:p></p><p style="text-align: left;"><br /></p>Docufiloshttp://www.blogger.com/profile/05794438464716562182noreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-4622472736790412636.post-81112407995348880092021-04-03T09:21:00.002+02:002021-04-03T09:23:13.444+02:00Reflexiones sobre el nuevo Reglamento de Medios Electrónicos - Parte 2<p> </p><div class="separator" style="clear: both; text-align: center;"><a href="https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEjJD-ZQhhCjqlgNwaOheEMWQvjX26LcJBCsONuZt7rqN6Y6ogFeJ6ya0xB50zB81gzSculwy6yqfISpiRFe16V6Y6scg4pTtgZV34-Lklo0JI80pWwMVI2zzOYBejguPQmBOQNsMnU535E/s1024/196X0000_CHV_2221_0003L403-1024x677.jpg" style="clear: left; float: left; margin-bottom: 1em; margin-right: 1em;"><img border="0" data-original-height="677" data-original-width="1024" src="https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEjJD-ZQhhCjqlgNwaOheEMWQvjX26LcJBCsONuZt7rqN6Y6ogFeJ6ya0xB50zB81gzSculwy6yqfISpiRFe16V6Y6scg4pTtgZV34-Lklo0JI80pWwMVI2zzOYBejguPQmBOQNsMnU535E/s320/196X0000_CHV_2221_0003L403-1024x677.jpg" width="320" /></a></div><br /> Ayer día 2 de abril de 2021 entraba en vigor "pleno" la <a href=" https://www.boe.es/eli/es/l/2015/10/01/39/con" rel="nofollow" target="_blank">Ley 39/2015</a>, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y por lo tanto del Archivo Único Electrónico (lo escribo así porque es como viene en la disposición final séptima). Como sabéis me gusta contar palabras. La palabra "Archivo" se utiliza 26 veces en la Ley 39/2015 y 23 en el nuevo <a href="https://www.boe.es/eli/es/rd/2021/03/30/203/con" rel="nofollow" target="_blank">Reglamento</a>... casi medido.<p></p><p> Fijaos con qué buenos propósitos empieza el Archivo en la Ley 39/2015<span style="font-family: inherit;">: <span style="background-color: white; font-size: 16px; text-align: justify; text-indent: 24px;"><i>En efecto, la constancia de documentos y actuaciones en un archivo electrónico facilita el cumplimiento de las obligaciones de transparencia, pues permite ofrecer información puntual, ágil y actualizada a los interesados</i>. El Reglamento, para no perder la costumbre, utiliza por primera vez el término Archivo para indicar en el preámbulo que va a definir qué es el Archivo Electrónico Único.</span></span></p><p><span style="font-family: inherit;"><span style="background-color: white; font-size: 16px; text-align: justify; text-indent: 24px;"> Sin embargo, y para mi sorpresa, la segunda vez que aparece la palabra Archivo me encuentro con que se menciona uno de los aspectos más difíciles y que más se han esquivado históricamente: la selección y eliminación documental. Todas las leyes deberían incluir, por lo menos, los valores primarios de sus documentos, todas. Bueno, parece que van a abordar la destrucción de documentos... ¡ah no! Lo que se indica en esta disposición es que si hay papel y electrónico, se puede eliminar el papel, es decir, se pueden eliminar los originales del papel y conservar las copias electrónicas únicas.</span></span></p><p><span style="background-color: white; font-family: inherit; font-size: 16px; text-align: justify; text-indent: 24px;"> Voy a poner en una lista todo lo que hay que hacer para eliminar las copias, ¿simplificación administrativa?:</span></p><p></p><ol style="text-align: left;"><li><span style="background-color: white; font-size: 16px; text-align: justify; text-indent: 24px;"><span style="font-family: inherit;">Comunicación previa a la autoridad calificadora correspondiente.</span></span></li><li><span style="background-color: white; font-size: 16px; text-align: justify; text-indent: 24px;"><span style="font-family: inherit;">Análisis de riesgos, con la especificación de las garantías de conservación de las copias electrónicas y del cumplimiento de las condiciones de seguridad según el <b>ENS</b>.</span></span></li><li><span style="background-color: white; font-size: 16px; text-align: justify; text-indent: 24px;"><span style="font-family: inherit;">Análisis de riesgos, con la especificación de las garantías de conservación de las copias electrónicas y del cumplimiento de las condiciones de seguridad según la normativa de <b>transparencia, acceso a la información</b> pública y buen gobierno.</span></span></li><li><span style="background-color: white; font-size: 16px; text-align: justify; text-indent: 24px;"><span style="font-family: inherit;">Análisis de riesgos, con la especificación de las garantías de conservación de las copias electrónicas y del cumplimiento de las condiciones de seguridad según la legislación de <b>archivos</b>.</span></span></li><li><span style="background-color: white; font-size: 16px; text-align: justify; text-indent: 24px;"><span style="font-family: inherit;">Análisis de riesgos, con la especificación de las garantías de conservación de las copias electrónicas y del cumplimiento de las condiciones de seguridad la legislación de <b>patrimonio histórico y cultural</b>.</span></span></li></ol> Entiendo que si hay tabla de valoración documental, ¿ésta sustituye al análisis de riesgos?<p></p><p><span style="font-family: inherit;"><span style="background-color: white; font-size: 16px; text-align: justify; text-indent: 24px;"> La eliminación de copias u originales múltiples es una práctica habitual en el proceso técnico archivístico: siempre se debe poder restituir el documento original. A lo mejor me equivoco pero yo nunca he leído que exista un procedimiento específico para la eliminación de copias lo que me hace preguntarme si este artículo quiere legislar en el tiempo o procedimentar una realidad.</span></span></p><p><span style="font-family: inherit;"><span style="background-color: white; font-size: 16px; text-align: justify; text-indent: 24px;"> Desde los Archivos, el cambio de soporte se está utilizando en muchas ocasiones para garantizar la preservación documental. Es decir, si el mismo documento está en soporte papel y el soporte electrónico, uno de los dos se utiliza como garantía de conservación. Todo esto depende de si la serie documental requiere esta garantía. Pero lo que es necesario...imprescindible, y no lo leo en ninguna legislación administrativa: <b>estudiar las series documentales para adaptarlas al procedimiento administrativo electrónico</b>.</span></span></p><p><span style="font-family: inherit;"><span style="background-color: white; font-size: 16px; text-align: justify; text-indent: 24px;"> Si un especialista en Sistemas de Información (léase como especialidad informática) desarrolla la aplicación práctica de la "</span></span><span style="font-family: inherit; font-size: 16px;"><i>Disposición transitoria primera. Destrucción de documentos en soporte no electrónico</i>" del Reglamento ¿con quién se va a coordinar? ¿con el Archivo o con la oficina productora? Está claro que con la oficina productora y, o ésta cuenta con un </span><span style="font-family: inherit; font-size: 16px;">cuadro de clasificación funcional adaptado a la administración electrónica, tablas de valoración aprobadas de todas las series documentales que se produzcan en su oficina y un plan de preservación documental que evite gastos de eliminación incontrolada, o el "colapso" versus "pérdida de información" está servida.</span></p><p><span style="font-family: inherit; font-size: 16px;"> ¡Upf! voy a dejar aquí la segunda parte. Solo he avanzado un artículo... no sé si soy crítica porque me siento muy alejada de la manera de legislar o porque, como archivera, me gusta quejarme para luego hacer lo que pueda. Quizás un poco de todo.</span></p>Docufiloshttp://www.blogger.com/profile/05794438464716562182noreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-4622472736790412636.post-64412370044736496332021-04-01T09:08:00.004+02:002021-04-01T09:13:49.788+02:00Reflexiones sobre el nuevo Reglamento de Medios Electrónicos - Parte 1<p></p><div class="separator" style="clear: both; text-align: center;"><a href="https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEhBr6ZwJpcU5028U7eDv38Ekw75CiYOng6qbPGTNNBT3InaCzroexLrXdwumvUrLGqMEjwDZmsFUDh0ZqimWEz5RtGTmhE2NBraLEGCusCYyav0uBEiREB-aphXSgUVbQq6gMU0JkgyaPU/s530/dp18-negra.jpg" style="clear: left; float: left; margin-bottom: 1em; margin-right: 1em;"><img border="0" data-original-height="353" data-original-width="530" src="https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEhBr6ZwJpcU5028U7eDv38Ekw75CiYOng6qbPGTNNBT3InaCzroexLrXdwumvUrLGqMEjwDZmsFUDh0ZqimWEz5RtGTmhE2NBraLEGCusCYyav0uBEiREB-aphXSgUVbQq6gMU0JkgyaPU/s320/dp18-negra.jpg" width="320" /></a></div><br /> Recién salido del horno, ayer me encontré con el <a href="https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2021-5032" rel="nofollow" target="_blank">Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos</a>. Curiosidad malsana que tiene una, me puse a ver en qué berenjenales me voy a ver enredada en los próximos tiempos. <p></p><p> Me quedo con una expresión del preámbulo..."maduración de tecnologías disruptivas", bueno ahora solo estoy en tecnologías disruptivas verdes, verdes, verdes. </p><p> Por eso, cuando me puse a leer hice una lista de "problemas" irresolutos en el Archivo Electrónico a ver cuáles resolvía el Reglamento (léase Archivo como servicio al usuario en el que se facilita (o no) el documento DE CUALQUIER ÉPOCA, y que ahora en vez de producirse administrativamente en papel se hace en soporte electrónico):</p><p>1.- ¿Qué pasa con las tipologías documentales de ENI? No os podéis imaginar (o sí) la de problemas que ha causado el "listadillo" de <a href="https://boe.es/boe/dias/2011/07/30/pdfs/BOE-A-2011-13169.pdf" rel="nofollow" target="_blank">la NTI de documento electrónico</a>.</p><p>2.- ¿Qué pasa con el COLAPSO de las comisiones de valoración documental? o ¿cómo piensan que los archivos van a eliminar documentos si no hay suficientes tablas de valoración aprobadas que lo permitan?</p><p>3.- ¿Qué pasa con el <a href="https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2015-10565&p=20200923&tn=1#a70" rel="nofollow" target="_blank">art.70 de la Ley 39/2015</a> que deja fuera del "expediente" cualquier documento que no tenga una resolución administrativa?</p><p>4.- ¿Y las bases de datos? ¿Por qué no se consideran a nivel documental? ¿No estamos hablando de eficiencia administrativa? ¿No saben los legisladores que los informáticos se "agarran" a los artículos de estas "Leyes Administrativas" como si fueran las únicas que tienen una afección documental?</p><p>5.- ¿Qué pasa con <a href="https://administracionelectronica.gob.es/ctt/eemgde#.YGVypegzaUk" rel="nofollow" target="_blank">eEMGDE</a>? Alguien debería hacer un estudio de cómo ha afectado mentalmente a los Archiveros el tener que aprender, asumir e interpretar el "maravilloso mundo" del esquema de metadatos, que, para el que no lo conozca, es un sistema australiano importado para interoperar electrónicamente pero que dista mucho de ser compatible con nuestra tradición burocrática.</p><p>6.- ¿Y con los Cuadros de Clasificación Funcionales? ¿Es que no hay nadie que "obligue" a que se incluyan los instrumentos básicos archivísticos en la Administración Electrónica?</p><p> Bueno, como parece que este post se va a alargar, dejo aquí la primera parte y veremos qué respuestas nos ofrece este reglamento.</p>Docufiloshttp://www.blogger.com/profile/05794438464716562182noreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-4622472736790412636.post-4730474378338580612019-06-03T10:30:00.000+02:002019-06-03T18:41:39.207+02:0010 consejos para la descripción en Archivos<br />
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<div class="separator" style="clear: both; text-align: center;">
<a href="https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEg8aBvo3ScmIAw1W1v9-D1MVO2VFU8thfO1gP3zZchRXO_G4gYzd1u21dvonehu9BwMnFlEedwgypFtDkBGKlIF3xGWmXAucVGNhmKe4bIUgQ_Q0DOXu8XEd888WyndGZZV-FgYyIwQu08/s1600/Descripcion+20190601.jpg" imageanchor="1" style="clear: left; float: left; margin-bottom: 1em; margin-right: 1em;"><img border="0" data-original-height="720" data-original-width="1280" src="https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEg8aBvo3ScmIAw1W1v9-D1MVO2VFU8thfO1gP3zZchRXO_G4gYzd1u21dvonehu9BwMnFlEedwgypFtDkBGKlIF3xGWmXAucVGNhmKe4bIUgQ_Q0DOXu8XEd888WyndGZZV-FgYyIwQu08/s1600/Descripcion+20190601.jpg" /></a></div>
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La descripción de los documentos de Archivo es una de las tareas más complicadas a las que se enfrenta hoy el archivero. Se ha ido pasando por unas descripciones de documentos simples, que se inspiraban bastante en las fichas descriptivas bibliográficas, después por describir unidades compuestas, con información más o menos somera e incluso de rangos de series cuando la documentación era más voluminosa. Pero la forma no era prioridad siempre y cuando se localizaran los documentos dentro del fondo... "Da igual, hay que ir al archivo para consultar el contenido, y nosotros tenemos un control global del fondo y podemos acceder a los documentos que nos soliciten con más o menos dificultad".<br />
<br />
Sin embargo, la realidad ha cambiado. La normalización se ha impuesto, por lo menos en los archivos de las administraciones públicas. Yo he tomado las 3 normas que, aunque me parecen muchas todo hay que decirlo, nos pueden servir de referencia para esa normalización.<br />
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La primera es la norma internacional <a href="http://www.culturaydeporte.gob.es/cultura-mecd/dms/mecd/cultura-mecd/areas-cultura/archivos/recursos-profesionales/normas-archivisticas/isad.pdf" rel="nofollow">ISAD-G (2000) </a>junto con sus complementarias (que no voy a mencionar aquí para no complicar demasiado el post); la segunda es la Norma española de descripción archivística, en su modelo conceptual, <a href="http://www.culturaydeporte.gob.es/cultura/areas/archivos/mc/cneda/documentacion/normas/neda-mc.html" rel="nofollow">NEDA (2017)</a>; y, por último, el Esquema de metadatos de la administración electrónica <a href="https://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/dam/jcr:26d90313-7af0-4f69-9d62-c853d55d7627/Esquema_Metadatos_e-EMGDE_2016.pdf" rel="nofollow">e-EMGDE (2016)</a>.<br />
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En teoría, la descripción siguiendo los dos primeros modelos, deberían tener su correspondencia en el actualmente obligatorio tercero por la <a href="https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2015-10565" rel="nofollow">Ley 39/2015</a> (arts.14 y 17).<br />
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En la práctica, mucha de la información indizable se describe en las notas por lo que es más difícil procesarla. Por eso he pensado decir en voz alta algunas reflexiones sobre cosas a tener en cuenta a la hora que enfrentarse a una descripción archivística:<br />
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<li>Elige el modelo más adecuado al tipo de archivo, teniendo en cuenta que la ISAD-G de 26 elementos tiene 6 esenciales, la NEDA con 65 etiquetas y la e-EMEGDE de 30 elementos 16 se consideran esenciales. Pero sobre todo <b>elige pensando en el volumen de documentación</b> que tienes que procesar y el peligro que corre su NO recuperación. Además valora los recursos que tienes, porque quizás no siempre es mejor abarcar mucha información si va a estar igual de perdida que si no existiera, ¿no?</li>
<br />
<li>Siguiendo un poco la idea de proporcionalidad, podríamos establecer un nuevo principio archivístico que podría denominarse <b>Principio de Rendimiento</b> por el que el esfuerzo descriptivo debería ser siempre inferior a la información que contiene el documento. Con tanta información, pienso que se debería predefinir o predescribir lo máximo posible, buscando modelos normalizados. En definitiva, la gestión administrativa casi siempre tiene formularios o estructuras bien definidas, aunque cada administración tenga la suya. Eso deshumaniza a las Administraciones Públicas pero la eficacia suele ir ligada a este peaje.</li>
<br />
<li><b>Usad los índices, por favor</b>. Los descriptores onomásticos, topográficos, cronológicos y de materias son de las mejores cosas que se han inventado para procesar la información. ¿Sabéis lo fácil que es elaborar un tesauro a partir de estos descriptores y un buen cuadro de clasificación? Aquí los softwares deberían ponerse las pilas porque el archivero no debería escribir dos veces el nombre de alguien porque los índices de descriptores están separados de otros campos. Y no vale decir que todos los campos indizan. Los descriptores son términos conceptuales, el archivero los elige como información en sí misma, además de intentar normalizarlos.</li>
<br />
<li>La norma <b>ISAD-G aconseja que no se repita la información</b> en los diferentes niveles (punto2.2.4). Me parece una de las mejores recomendaciones. Cuando la vida de los documentos te envuelve muchas veces pierdes la perspectiva de la información relevante para la recuperación de los documentos. ¡ Y la tendencia es a repetirla! Pienso en la utilidad de la figura del corrector (alguien que revisa las fichas descriptivas en busca de optimizar la información).</li>
<br />
<li><b>La ficha descriptiva solo debería tener como objetivo la recuperación de los documentos</b>. Cada archivo tiene su público objetivo: historiadores, novelistas, periodistas, genealogistas, técnicos, auditores, coleccionistas de datos, ciudadanos con interés legítimo, etc. Pero hay que tener en cuenta que los archivos se están "globalizando" y muchas fichas que se describieron con una información interesante para usuarios definidos ahora no aportan información necesaria para otros, o básica para su comprensión, sin el documento delante.</li>
<br />
<li>Quizás debería poner este consejo en primer lugar porque, aunque es una información "antinatural" (todos sabemos que hoy es hoy), pero mañana también es hoy y <b>si no pones la fecha</b> de lo que estás describiendo, aunque solo sea un descriptor cronológico, aunque sea el siglo en el que vivimos, dentro de muchos años <b>puede que ya no se pueda identificar</b>, así que ponlo.</li>
<br />
<li>Releyendo el consejo número cinco, quizás <b>sería interesante que el archivo sí estudie su público objetivo </b><b>desde el punto de vista de lo que consulta</b> (aquí hay un puntito big data interesante). Podría incorporarse a la ficha descriptiva como un indicador más.</li>
<br />
<li>Este consejo es para que se indiquéis a quienes automatizan la información. De hecho se basa en que uno de los datos obligatorios de e-EMEGDE es indicar la versión del NTI (campo 23) para saber la norma que regula la estructura. Pues sería interesante indicar en la ficha descriptiva (aunque no fuera de consulta pública) la norma y la versión de la misma en la que está basada la ficha descriptiva. No me refiero a los campos que hay que rellenar en la base de datos (casi todos los modelos tienen los títulos de campo muy parecidos) sino al <b>modelo que sigue el archivero para estructurar la información descriptiva</b>. Eso le puede servir mucho a los archiveros posteriores.</li>
<br />
<li><b>El campo de acceso puede ser más sensible de lo que parece</b>. Por ejemplo, si la documentación es de acceso libre pero introducimos un descriptor personal, puede que estemos vulnerando sus derechos. Si no podéis o no tenéis los recursos para aislar este registro, yo anotaría en la ficha algo así como "Persona sujeta a derechos de intimidad". ¡Ah! y cuidado con las imágenes vinculadas a símbolos religiosos, políticos o sexuales (aunque la foto sea de acceso libre por la fecha, a lo mejor hay personas vivas que pueden estar sujetas a derecho).</li>
<br />
<li>Como muchas veces he dicho, las tareas del Archivo tienen un altísimo porcentaje de "sentido común". Por eso es fundamental evitar el "ruido" en la ficha descriptiva. Por mucho que yo diga que se pongan mejor los datos así o asá, sois vosotros quiénes tenéis la documentación en la mano. Por eso <b>es muy importante elevar la visión del Archivo y pensar como un servicio a todos, en cualquier época y sobre cualquier motivo</b>.</li>
</ol>
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Seguro que entre todos podremos conseguir Diseñar los Archivos del Siglo XXI<br />
<a href="https://www.ica.org/en/search-international-archives-week-2019-events-worldwide" rel="nofollow">#IAW209</a><br />
<br />
¡Feliz Día Internacional de los Archivos, #DIA19<br />
<br /></div>
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<br />Docufiloshttp://www.blogger.com/profile/05794438464716562182noreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-4622472736790412636.post-71981817649027720452019-03-08T07:07:00.000+01:002019-03-08T11:01:29.406+01:00Mujeres que nos aportan documentos<div class="separator" style="clear: both; text-align: center;">
<br /></div>
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<img border="0" data-original-height="802" data-original-width="536" height="400" src="https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEjz5wmnUo1JhmUCxrY0RJm9vIVtBPGVIboXclf3zRyTcEiBWZA9gb_IHjzZfAVRY9qX-Je23qsrhluLePnxCitYq_YR32-f4OG6O21HEwTR4m5NQNM_7Z3aRAjJBcYYoX4Kom56iVMOkCI/s400/dia+mujer+20190308.png" width="266" /></div>
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<span style="font-family: "verdana" , sans-serif; font-size: large;">JOSEPHA AMAR Y BORBÓN</span></div>
<div class="separator" style="clear: both; text-align: center;">
<span style="font-family: "verdana" , sans-serif; font-size: large;"><a href="http://bdh-rd.bne.es/viewer.vm?id=0000080910&page=1" rel="nofollow" target="_blank">Discurso sobre la educación física y moral de las mujeres</a> </span></div>
<div class="separator" style="clear: both; text-align: center;">
<span style="font-family: "verdana" , sans-serif; font-size: large;">1790</span></div>
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<span style="font-family: "verdana" , sans-serif; font-size: large;"><br /></span></div>
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<span style="font-family: "verdana" , sans-serif;"><br /></span></div>
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<span style="font-family: "verdana" , sans-serif;"><br /></span></div>
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<span style="font-size: x-small;"><span style="font-family: "verdana" , sans-serif;">Fuentes (</span><span style="font-family: "verdana" , sans-serif;">Consulta realizada el 08/03/219)</span></span></div>
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</div>
<ul>
<li><span style="font-family: "verdana" , sans-serif; font-size: x-small;"><a href="http://bdh-rd.bne.es/viewer.vm?id=0000080910&page=1" rel="nofollow" target="_blank">Biblioteca Digital Hispánica</a></span></li>
<li><span style="font-family: "verdana" , sans-serif; font-size: x-small;">Biblioteca Nacional de España (<a href="http://www.bne.es/es/Catalogos/" rel="nofollow" target="_blank">Catálogo BNE</a>)</span></li>
<li><span style="font-family: "verdana" , sans-serif; font-size: x-small;"><a href="https://es.wikipedia.org/wiki/Josefa_Amar_y_Borb%C3%B3n" rel="nofollow" target="_blank">Wikipedia</a></span></li>
</ul>
<br />
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<span style="font-family: "verdana" , sans-serif; font-size: large;"><br /></span></div>
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<dd class="title" style="background-color: white; display: inline; float: left; font-family: Verdana, sans-serif; font-size: 10.88px; font-weight: bold; margin: 0px 0px 4px; padding: 0px 0px 0px 10px; position: relative; vertical-align: top; width: 310px;"><br /></dd>Docufiloshttp://www.blogger.com/profile/05794438464716562182noreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-4622472736790412636.post-45063224190253835772019-01-24T09:43:00.001+01:002019-03-05T12:55:50.251+01:00Mapa del tiempo de los Archivos<div style="margin-bottom: .0001pt; margin-bottom: 0cm; margin-left: 54.0pt; margin-right: 0cm; margin-top: 0cm; mso-list: l0 level1 lfo1; text-align: justify; text-indent: -18.0pt;">
<div class="separator" style="clear: both; text-align: center;">
<a href="https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEgbzsLERrCEzj6FQJdz0E6SS6g9ChayY88sBo_0EFHKrC6rUJql_EhVmiNQH5VP8M7jhHoLFiT_G-oDRjUAOqNqNi4p3_W5E3f9178BBn1tGnogDFlsY_cFkH360IhCVygV2VmjPzJLyTA/s1600/Linea+temporal08.png" imageanchor="1" style="clear: left; float: left; margin-bottom: 1em; margin-right: 1em; text-align: left;"><img border="0" data-original-height="1600" data-original-width="123" src="https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEgbzsLERrCEzj6FQJdz0E6SS6g9ChayY88sBo_0EFHKrC6rUJql_EhVmiNQH5VP8M7jhHoLFiT_G-oDRjUAOqNqNi4p3_W5E3f9178BBn1tGnogDFlsY_cFkH360IhCVygV2VmjPzJLyTA/s1600/Linea+temporal08.png" /></a></div>
<div style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; text-align: left; text-indent: -18pt;">
<div style="margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<span style="color: #4472c4; font-family: "arial" , sans-serif;"><span style="font-size: 18pt;"><br /></span></span><span style="color: #4472c4; font-family: "arial" , sans-serif;"><a href="http://www.hierakonpolis-online.org/"><span style="color: #4472c4;">3100
a.C.</span></a>(documento político).- Palette of Narmer en</span><b style="text-indent: -18pt;"><span style="color: red; font-family: "arial" , sans-serif;"> </span></b><b style="text-indent: -18pt;"><span style="color: #6aa84f; font-family: "arial" , sans-serif;">Desierto de Egipto
(Hierankopolis)</span></b><o:p></o:p></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<span style="color: #4472c4; font-family: "arial" , sans-serif;"> </span><o:p></o:p></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<span style="color: #4472c4; font-family: "arial" , sans-serif;"> </span><span style="font-family: "arial" , sans-serif;"><a href="https://www.britishmuseum.org/research/collection_online/collection_object_details.aspx?objectId=3354102&partId=1&searchText=uruk&images=true&view=list&page=1" style="color: #4472c4;"><span style="color: #4472c4;">1865-1084
a.C.(</span></a></span><span style="color: #4472c4; font-family: "arial" , sans-serif;">inscripción).- Tabla de arcilla del soberano Sin-Kashid en </span><b><span style="color: #6aa84f; font-family: "arial" , sans-serif;">Río Eúfrates
(Uruk)</span></b><o:p></o:p></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<br /></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<span style="color: #4472c4; font-family: "arial" , sans-serif;"> <a href="https://www.ashmolean.org/sumerian-king-list"><span style="color: #4472c4;">1800
a.C.(</span></a>lista de reyes).- Prisma de arcilla en </span><b style="text-align: justify; text-indent: -18pt;"><span style="color: #6aa84f; font-family: "arial" , sans-serif;">Río
Eúfrates (Larsa)</span></b><o:p></o:p></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<br /></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<span style="color: #4472c4; font-family: "arial" , sans-serif;"> <a href="https://www.britishmuseum.org/research/collection_online/collection_object_details.aspx?objectId=271893&partId=1&searchText=uruk&images=true&view=list&page=1"><span style="color: #4472c4;">667-648 a.C.</span></a>(compra de una casa).- Tabla de
piedra en </span><b style="text-align: justify; text-indent: -18pt;"><span style="color: #6aa84f; font-family: "arial" , sans-serif;">Río
Eúfrates (Warka)</span></b><o:p></o:p></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<br /></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<b style="font-family: calibri, sans-serif; text-indent: -18pt;"><span style="color: red; font-family: "arial" , sans-serif;"><o:p></o:p>
<a href="http://bdh-rd.bne.es/viewer.vm?id=0000013422&page=273"><span style="color: red;">349 a.C. Ejemplo de Aristóteles del valor probatorio de los
documentos</span></a></span></b><o:p></o:p></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<br /></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<span style="color: #4472c4; font-family: "arial" , sans-serif;"> <a href="https://www.elmundo.es/cultura/2016/06/01/574f0f49ca4741e5338b4576.html"><span style="color: #4472c4;">[18 d.C.] </span></a>(entrega de cerveza).-
Tablillas romanas en </span><b style="text-align: justify; text-indent: -18pt;"><span style="color: #70ad47; font-family: "arial" , sans-serif;">Río
Walbrook (UK)</span></b><o:p></o:p></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<br /></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<br />
<!--[if !supportLineBreakNewLine]--><br />
<!--[endif]--><o:p></o:p></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<span style="color: #4472c4; font-family: "arial" , sans-serif;"> <a href="http://pares.mcu.es/ParesBusquedas20/catalogo/description/2610503"><span style="color: #4472c4;">Siglo VIII</span></a> (visigótico y visigodo).-
Documento más antiguo en Archivo AHN</span><o:p></o:p></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<br /></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<span style="color: #4472c4; font-family: "arial" , sans-serif;"> <a href="http://pares.mcu.es/ParesBusquedas20/catalogo/description/540111"><span style="color: #4472c4;">770-780 (Morales de Job)</span></a>.- Documento más
antiguo en ARCV</span><o:p></o:p></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<br /></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<span style="color: #4472c4; font-family: "arial" , sans-serif;"> <a href="http://pares.mcu.es/ParesBusquedas20/catalogo/description/3525031"><span style="color: #4472c4;">889 (venta)</span></a>.- Documento más antiguo en ACA</span><o:p></o:p></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<br /></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<span style="color: #4472c4; font-family: "arial" , sans-serif;"> <a href="http://pares.mcu.es/ParesBusquedas20/catalogo/description/3940841"><span style="color: #4472c4;">943 (donación)</span></a>.- Documento más antiguo en AHNSN</span><o:p></o:p></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<br /></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<span class="MsoHyperlink"><span style="color: #4472c4;"> </span></span><span class="MsoHyperlink"><span style="color: #4472c4;"><a href="http://www.patrimonionacional.es/sites/default/files/cuadro_general_de_fondos_1.pdf"><span style="color: #4472c4; font-family: "arial" , sans-serif;">1148
(pergamino?)</span></a></span></span><span style="color: #4472c4; font-family: "arial" , sans-serif;">.- Documento más antiguo de AGP<o:p></o:p></span></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<br /></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<span style="color: #4472c4; font-family: "arial" , sans-serif;"> <a href="http://pares.mcu.es/ParesBusquedas20/catalogo/description/2219241"><span style="color: #4472c4;">1189 (privilegio rodado)</span></a>.- Documento más
antiguo en AGS</span><o:p></o:p></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<br /></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<span style="color: #4472c4; font-family: "arial" , sans-serif;"> 1299 (privilegio).- Documento más antiguo en AGA </span><span style="color: #4472c4; font-family: "arial" , sans-serif;">[ref: <o:p></o:p>(01)008.000
– 11, Pla, 00001,0001 - 1-]</span><o:p></o:p></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<br /></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<br /></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<br /></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<b><span style="color: orange; font-family: "arial" , sans-serif;"> </span></b><span class="MsoHyperlink"><span style="color: #4472c4;"><a href="http://www.culturaydeporte.gob.es/archivos-aca/presentacion/historia.html" target="_blank"><span style="color: #4472c4; font-family: "arial" , sans-serif;">1318 ACA</span></a></span></span><span style="color: #4472c4; font-family: "arial" , sans-serif;">.- Se
crea el Archivo de la Corona de Aragón (Barcelona)</span><o:p></o:p></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<br /></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<span style="color: #4472c4; font-family: "arial" , sans-serif;"> <a href="http://pares.mcu.es/ParesBusquedas20/catalogo/description/132614"><span style="color: #4472c4;">1488 (carta real)</span></a>.- Documento más antiguo en
AGI</span><o:p></o:p></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<br /></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<b><span style="color: #ffc000; font-family: "arial" , sans-serif;"> </span></b><b><span style="color: orange; font-family: "arial" , sans-serif;"> </span></b><span class="MsoHyperlink"><span style="color: #4472c4;"><a href="https://es.wikipedia.org/wiki/Archivo_General_de_Simancas#/media/File:Archivo_de_Simancas_-_C%C3%A9dula_de_Carlos_V.jpg" target="_blank"><span style="color: #4472c4; font-family: "arial" , sans-serif;">1540 AGS</span></a></span></span><span style="color: #4472c4; font-family: "arial" , sans-serif;">.- Se
crea el Archivo de Simancas (Valladolid)</span><o:p></o:p></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<br /></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<span class="MsoHyperlink"><span style="color: #4472c4;"> </span></span><span class="MsoHyperlink"><span style="color: #4472c4;"><a href="http://www.culturaydeporte.gob.es/cultura/areas/archivos/mc/archivos/acv/presentacion/historia.html"><span style="color: #4472c4; font-family: "arial" , sans-serif;">1607 ARCV</span></a></span></span><span style="color: #4472c4; font-family: "arial" , sans-serif;">.- Se
crea el Archivo de la Chancillería de Valladolid<span class="MsoHyperlink"><o:p></o:p></span></span></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<br /></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<span class="MsoHyperlink"><span style="color: #4472c4;"> </span></span><span class="MsoHyperlink"><span style="color: #4472c4;"><a href="http://catalogo.bne.es/uhtbin/cgisirsi/x/0/0/57/5/3?searchdata1=513960%7bCKEY%7d&searchfield1=GENERAL%5eSUBJECT%5eGENERAL%5e%5e&user_id=WEBSERVER"><span style="color: #4472c4; font-family: "arial" , sans-serif;">1785 AGI</span></a></span></span><span style="color: #4472c4; font-family: "arial" , sans-serif;">.- Se
crea el Archivo de Indias (Sevilla)<span class="MsoHyperlink"><o:p></o:p></span></span></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<span class="MsoHyperlink"><span style="color: #4472c4;"><br />
</span></span><span class="MsoHyperlink"><span style="color: #4472c4;"> </span></span><span class="MsoHyperlink"><span style="color: #4472c4;"><a href="http://www.patrimonionacional.es/colecciones-reales/archivo-general-de-palacio/informacion-general"><span style="color: #4472c4; font-family: "arial" , sans-serif;">1814 AGP</span></a></span></span><span style="color: #4472c4; font-family: "arial" , sans-serif;">.- Se
crea el Archivo General de Palacio<span class="MsoHyperlink"><o:p></o:p></span></span></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<br /></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<b><span style="color: red; font-family: "arial" , sans-serif;"> <a href="https://www.europeana.eu/portal/es/record/9200520/ark__12148_bpt6k668701.html?q=natalis+de+wailly#dcId=1548317040199&p=2" target="_blank"><span style="color: red;">1841 Principio de
procedencia (Wailly)</span></a></span></b><o:p></o:p></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<br /></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<b><span style="color: red; font-family: "arial" , sans-serif;"> <a href="http://www.mcu.es/archivos/lhe/servlets/VisorServlet.jsp?cod=049779" target="_blank"><span style="color: red;">1858 Ley de
Archivos (base del sistema archivístico español)</span></a></span></b><o:p></o:p></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<br /></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<b><span style="color: orange; font-family: "arial" , sans-serif;"> </span></b><span class="MsoHyperlink"><span style="color: #4472c4;"><a href="https://www.boe.es/datos/pdfs/BOE/1866/090/A00001-00001.pdf" target="_blank"><span style="color: #4472c4; font-family: "arial" , sans-serif;">1866 AHN</span><span style="color: #4472c4; font-family: "arial" , sans-serif; text-decoration-line: none;"> </span></a></span></span><span style="color: #4472c4; font-family: "arial" , sans-serif;">.- Se crea el Archivo
Histórico Nacional (Madrid)<o:p></o:p></span></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<br /></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<span style="color: #4472c4; font-family: "arial" , sans-serif;"> <a href="http://pares.mcu.es/ParesBusquedas20/catalogo/description/1800882"><span style="color: #4472c4;">1882 (hoja de servicio)</span></a> .- Documento más
antiguo en CDMH</span><o:p></o:p></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<br /></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<b><span style="color: orange; font-family: "arial" , sans-serif;"> </span></b><span class="MsoHyperlink"><span style="color: #4472c4;"><a href="https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-1969-643" target="_blank"><span style="color: #4472c4; font-family: "arial" , sans-serif;">1969 AGA</span></a></span></span><span style="color: #4472c4; font-family: "arial" , sans-serif;">.- Se
crea el Archivo General de la Administración (Alcalá de Henares)</span><o:p></o:p></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<br /></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<b><span style="color: orange; font-family: "arial" , sans-serif;"> </span></b><span class="MsoHyperlink"><span style="color: #4472c4;"><a href="https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2007-11751" target="_blank"><span style="color: #4472c4; font-family: "arial" , sans-serif;">2007 CDMH</span></a></span></span><span style="color: #4472c4; font-family: "arial" , sans-serif;">.- Se
crea el Centro de Documentación de Memoria Histórica (Salamanca)<o:p></o:p></span></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<br /></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<br /></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<br /></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<b><span style="color: red; font-family: "arial" , sans-serif;"> <a href="https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2015-10566" target="_blank"><span style="color: red;">2015 Archivo
Electrónico de Documentos</span></a> (art.46)</span></b><o:p></o:p></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<br /></div>
<div style="line-height: 18.0pt; margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
<b><span style="font-family: "arial" , sans-serif;"> </span></b><span class="MsoHyperlink"><span style="color: #4472c4;"><a href="https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2017-10780" target="_blank"><span style="color: #4472c4; font-family: "arial" , sans-serif;">2017 AHNSN</span></a></span></span><span style="color: #4472c4; font-family: "arial" , sans-serif;">.- Se
crea el Archivo Histórico de la Nobleza<o:p></o:p></span></div>
<div class="MsoNormal">
<br /></div>
<div style="margin-bottom: .0001pt; margin: 0cm; text-indent: -18.0pt;">
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</div>
<div style="margin: 0cm 0cm 0cm 54pt; text-align: justify; text-indent: -18pt;">
<span style="color: black; font-family: "calibri" , sans-serif; text-indent: -18pt;"><o:p></o:p>
<span style="font-size: large;"><o:p></o:p></span></span></div>
<span style="color: black; font-family: "calibri" , sans-serif; text-indent: -18pt;">
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Docufiloshttp://www.blogger.com/profile/05794438464716562182noreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-4622472736790412636.post-44214554047071001292018-06-06T07:43:00.000+02:002019-01-24T10:05:33.958+01:00Palabras clave en la legislación sobre Archivos: un pequeño experimento Big Data<div class="separator" style="clear: both; text-align: center;">
</div>
<div style="margin-left: 1em; margin-right: 1em;">
<br />
<div class="separator" style="clear: both; text-align: center;">
<a href="https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEh9WuHfUi6FhWWloLZNISCi3RN792XV_5qw5CTI4W5A5kcEi4N65OC5hQkhK02BWLWPPsvHimgusSvDYDBn8uJhSAGvdbUB1F9qYZNc373XJ6ksWIoEvXiTb-H9FHDdJo6UlXKifwWiiF0/s1600/Post-principios-20180609.png" imageanchor="1" style="margin-left: 1em; margin-right: 1em;"><img border="0" data-original-height="737" data-original-width="958" height="491" src="https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEh9WuHfUi6FhWWloLZNISCi3RN792XV_5qw5CTI4W5A5kcEi4N65OC5hQkhK02BWLWPPsvHimgusSvDYDBn8uJhSAGvdbUB1F9qYZNc373XJ6ksWIoEvXiTb-H9FHDdJo6UlXKifwWiiF0/s640/Post-principios-20180609.png" width="640" /></a></div>
<div style="text-align: justify;">
<br />
<a href="https://www.ica.org/es/dia-internacional-de-los-archivos-2018">El día 9 de junio celebramos el día de los Archivos</a>, <a href="https://www.ica.org/es/dia-internacional-de-los-archivos-2018">#IAD18</a>. Para conmemorar su aniversario, voy a hacerlo al estilo Docufilos, es decir un poco particular, porque el otro día se me ocurrió una idea “curioseando” en lenguajes, metadatos y big data. Y he hecho un pequeño experimento al aplicarlo al <a href="https://www.boe.es/legislacion/codigos/codigo.php?id=092_Codigo_de_Archivos_y__Patrimonio_Documental&modo=1">Código BOE de Patrimonio Documental y Archivos</a>.<br />
<a name='more'></a><br />
<br /></div>
<div style="text-align: justify;">
Este Código recoge la legislación vigente en materia de Archivos por lo que es una fuente fundamental para acercarse a este apasionante mundo. Así mismo una de las finalidades del big data es aprender de la repetición humana para sacar patrones de conducta y averiguar lo que contiene el subconsciente colectivo. Pues bien, <strong>el experimento consiste en hacer búsquedas de palabras clave que yo sé que son importantes</strong> (o al menos eso creía) <strong>y buscar cuántas veces se repiten</strong>. <a href="https://www.archiverosdeandalucia.org/?dl_id=162">Eso me recordó las sorpresas que me llevé cuando hice un pequeño análisis de las estadísticas en los Archivos</a>. Desde entonces intento no dar nada por cierto.</div>
<span style="text-align: justify;"><br /></span>
<span style="text-align: justify;">He seleccionado</span><strong style="text-align: justify;"> 30 términos o palabras clave</strong><span style="text-align: justify;">: Accesibilidad, Acceso, Administrativo, Archivo, Archivos, Autenticidad, Confidencialidad, Conservación, Cultura, Disponibilidad, Destrucción, Documento/s, Eficacia, Fiabilidad, Gestión documental, Historia, Información, Integridad, Legalidad, Metadato/s, Patrimonio documental, Patrimonio histórico, Recuperación, Reutilización, Seguridad, Selección, Tecnología, Transparencia, Trazabilidad y Valoración.</span><br />
<div style="text-align: justify;">
<br />
Bien es cierto que, al tratarse de un pequeño estudio para hacer el post voy a <strong>ofrecer los resultados sin filtro</strong>. Algunas de las palabras que he seleccionado son del lenguaje habitual y no tienen por qué tener el mismo sentido que en su aplicación archivística. Además hay términos que son mucho más modernos y pueden aparecer en menos disposiciones y habría que contrastarlo. Pero es un comienzo…</div>
<div style="text-align: justify;">
<br />
A priori pensé que la palabra que más se repetiría es la de <strong>Documento/s</strong> porque siempre que empiezo una ley, normativa, etc. me encuentro la definición del mismo. Pues ni de lejos. También tenía curiosidad por los principios de <strong>Fiabilidad, Disponibilidad, Acceso o Integridad</strong> entre otros. Y en este punto hay bastantes contrastes. Por ejemplo, mientras la palabra Integridad se repite 228 veces, de Fiabilidad solo la encontramos 25 veces, cuando ambas parecen ir de la mano en la configuración de un documento de Archivo.</div>
<div style="text-align: justify;">
<br />
Se nota la infancia del término <strong>Reutilización</strong>, que se recupera 7, frente a <strong>Recuperación</strong> que aparece 152 veces.</div>
<div style="text-align: justify;">
<br />
Un resultado que me ha llamado mucho la atención ha sido la dicotomía entre <em>Archivos=Pasado y Archivos=Futuro</em>. Curiosamente no han sido los contrastes entre <strong>Tecnología</strong> (recuperada 208 veces) e <strong>Historia</strong> (135 veces) sino con la friolera cifra de 7.605 que podemos encontrar el término <strong>Cultura</strong> en nuestra búsqueda. Es la palabra que aparece, con mucha diferencia, en la selección.</div>
<div style="text-align: justify;">
<br />
Si juntamos las veces que se escriben los términos <strong>Destrucción</strong> (253 veces), <strong>Selección</strong> (94) o <strong>Valoración</strong> (243) no llegan a la mitad de las veces que se recupera la palabra <strong>Conservación</strong>, que son 1.781.</div>
<div style="text-align: justify;">
<br />
En definitiva hay “sospechas” que se confirman como que a los Archiveros les preocupa mucho la conservación de los documentos en el tiempo o que, aunque las nuevas tecnologías hayan irrumpido en métodos y conceptos los Archivos están muy, pero que muy ligados a la Cultura. También el Acceso, junto con la Conservación se repiten mucho más que Autenticidad, Disponibilidad, Confidencialidad e Integridad (art1. de la derogada Ley 11/2007) siendo los seis términos un “todo” para que tengamos un buen documento, un documento con todas las garantías.<strong> Lo que deduzco de esto es que la legislación más “antigua” da por supuestas algunas características documentales que ahora hay que conseguir que lo hagan las máquinas</strong>. Esta idea puede ser solo el principio de un estudio muy interesante y útil para los que nos enfrentamos al cambio en los Archivos. ¡Feliz #DIA18 o Happy #IAD18!</div>
</div>
Docufiloshttp://www.blogger.com/profile/05794438464716562182noreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-4622472736790412636.post-51114714977749292752017-05-25T14:42:00.000+02:002018-11-18T11:56:46.754+01:00Cómo incluir el Archivo en la Oficina<p style="text-align: justify;">Las oficinas administrativas, sean grandes o pequeñas, generan documentos de Archivo. Sin embargo en muchas empresas esta relación es más una “mala pareja” e incluso un divorcio.<a name='more'></a> La finalidad de la oficina es gestionar y los documentos están considerados como una herramienta más para la gestión. En una oficina suele ser más importante tener un teléfono o un ordenador que tener un Archivo organizado.</p><br/><p style="text-align: justify;">Este tema cambia mucho si hay un archivero en la entidad. Pero no un archivero con la única finalidad de “descargar” al personal de la oficina a la tarea de instalación. Recordemos que las tareas básicas del Archivo son identificar, ordenar, clasificar, describir e instalar. <strong>Guardar documentos no es ser Archivero</strong>. Un archivero en una oficina debe formar parte de ella de manera transversal, conociendo los procesos y mejorándolos en cuanto a la producción de documentos.</p><br/><p style="text-align: justify;">¿Qué debe hacer entonces? Partimos de un conocimiento más o menos teórico y legal de la entidad por parte del archivero. Posteriormente y con el apoyo de personal responsable (director, jefe de departamento, etc.) preparar entrevistas con <strong>personas estratégicas</strong> de la empresa. Al decir “estratégicas” me refiero a esas personas que conocen los procesos y las características propias de gestión. En este punto también ayuda mucho los procesos definidos por los sistemas de calidad.</p><br/><p style="text-align: justify;">A raíz de las entrevistas y recopilando cualquier información que afecte a la producción documental el Archivero puede elaborar, primero el cuadro de clasificación y también su propio documento de organización del Archivo en el que se recopile información desde soportes (papel o electrónico), valoración (eliminable o de conservación), movimiento (traslados, transferencias o destrucción), permisos de acceso (inmediatos y en el tiempo).</p><br/><p style="text-align: justify;">Por su parte el Archivero debe jugar con un doble rasero. Debe conseguir ofrecer alternativas que mejoren el rendimiento de la gestión administrativa pero debe ser firme en su papel de función transversal<strong>. El Archivero ayuda a todos desde el punto de vista de la organización documental.</strong></p>Docufiloshttp://www.blogger.com/profile/05794438464716562182noreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-4622472736790412636.post-2513333747249105032017-02-07T16:10:00.000+01:002018-11-18T11:56:46.741+01:00Security y safety en Archivos<p style="text-align: justify;">Hoy se celebra el Safer Internet Day (<a href="https://twitter.com/hashtag/SID2017?src=hash">#SID2017</a>), traducido al español como el Día de la Seguridad en Internet o <a href="https://twitter.com/hashtag/DiaInternetSeguro?src=tren&data_id=tweet%3A828908701897650176">Día de Internet Seguro</a>. Y, como ya he escrito en alguna ocasión, prefiero el término sin traducir porque su significado está orientado más hacia el concepto de privacidad o salvaguarda que el de seguridad propiamente.<a name='more'></a></p><br/><p style="text-align: justify;">Para que nos hagamos una idea, la <a href="https://www.docufilos.es/la-nube-introduccion-para-archiveros/">seguridad en Interne</a>t tiene relación con la propiedad de los datos, con la posibilidad de fallos masivos del sistema, con las garantías de calidad de los servicios que se prestan, con la exposición de datos a nivel internacional o la necesidad de cifrados.</p><br/><p style="text-align: justify;">El Safer Internet Day de 2017 tiene el lema "Be the change: Unite for a better internet" como un reclamo para un uso responsable y colectivo de Internet. Esta <a href="https://ec.europa.eu/digital-single-market/en/news/safer-internet-day-2017-be-change-and-unite-better-internet-7-february">iniciativa de Unión Europea</a> recoge en la web <a href="https://www.saferinternetday.org/">Saferinternetday.org</a> todas las actividades que se realizan para que, sobre todo los niños y los jóvenes conozcan y tomen conciencia de los "peligros internautas".</p><br/><p style="text-align: justify;">Aspectos como el acoso a través de Internet preocupan mucho pero, la cantidad de documentos gráficos e información descontrolada y desconocida que circula por esta red parece que no tiene coto. <strong>Hay que tener en cuenta que el mayor repositorio de documentos (archivo) que existe y, que probablemente existirá es Internet</strong>. Es una paradoja que nos ha tocado vivir: tener acceso a poder compartir cualquier tipo de información pero no poder controlarla. Únicamente el sentido común y un conocimiento de las herramientas digitales nos va a permitir un uso racional.</p><br/><p style="text-align: justify;">Eso me recuerda al momento, probablemente desde la proliferación del papel, en que el ser humano dejó de <a href="https://es.wikipedia.org/wiki/Palimpsesto">reutilizar los soportes</a> de escritura para conservarlos. Así se empezó a anotar todo tipo de actividad humana aunque el acceso a los documentos siempre ha tenido un componente "sensible", igual que ahora. La diferencia que observo más evidente es la aparente voluntad del ser humano por compartir su conocimiento pero a la vez la inutilidad y obsolescencia de mucha información que se contiene en sus fondos se queda igualmente registrada.</p>Docufiloshttp://www.blogger.com/profile/05794438464716562182noreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-4622472736790412636.post-88055987276602254222017-01-26T11:25:00.000+01:002018-11-18T11:56:46.774+01:00Las palabras en el Archivo<p style="text-align: justify;">Palabras, palabras, palabras. Siempre se ha dicho que el ser humano se distingue del resto de las especies porque es capaz de comunicarse mediante el lenguaje y, su expresión más simple son las palabras. Actualmente hay muchas <a href="https://www.technologyreview.es/informatica/52107/microsoft-logra-que-una-maquina-entienda-el/" target="_blank">investigaciones</a> que pretenden emular al cerebro y adelantar nuestras respuestas mediante el estudio de los hábitos del lenguaje. De hecho ya nos resulta muy familiar que aplicaciones de teléfonos móviles nos sugieran las palabras que vamos a utilizar, simplemente (o no tan simple) usando fórmulas de probabilidad. Sin embargo, ¿qué ocurre con las profesiones que han “dependido” del uso normalizado de las palabras para poder recuperar los documentos que custodiaban? Pues que se han tenido que adaptar a utilizar progresiva, pero muy rápidamente, a las nuevas tecnologías para poder ofrecer un servicio acorde a la demanda.<a name='more'></a></p><br/><p style="text-align: justify;">Tradicionalmente y por orden de complejidad nos encontramos con las listas de descriptores libres, listas de palabras clave, listas de descriptores normalizados y <a href="http://sabus.usal.es/docu/pdf/Tesauro.PDF" target="_blank">tesauros</a>. Pero, ¿se utiliza esto en una oficina? Quizás no con estos términos pero, conceptos como indexación o lista de materias/asuntos, seguro que resultan más familiares. Pues, generalmente, este tipo de palabras suele responder a un listado más o menos improvisado de “carpetas” o “asuntos” que se lleva en una oficina.</p><br/><p style="text-align: justify;">Las ventajas de este tipo de listas es que responden a un lenguaje conocido y su modificación y actualización suele ser rápida y ágil. Sin embargo son listas un tanto “personalizadas” que no suelen ser útiles fuera de la propia oficina, no digamos si la empresa tiene sucursales o delegaciones. Es decir, puede que no se utilicen los mismos términos ni que los mismos conceptos se escriban con el mismo término. Por ejemplo, una oficina puede que tenga la palabra “consumibles” para el material de oficina de consumo habitual y que otra no la tenga (lo que no quiere decir que no existan consumibles en esa oficina y que no estén separando los documentos relativos a los consumibles de otro tipo de documentos). Pero también puede darse el caso que la palabra “consumibles” en una lista, sea “material de oficina” en otra.</p><br/><p style="text-align: justify;">¿Qué se puede hacer al respecto? Pues, como siempre, no hay una sola respuesta válida. Hay que tener en cuenta que el Archivo es el reflejo de la actividad humana, o enseñamos a los ordenadores a comportarse como humanos o los humanos tienen que comportarse como ordenadores. Cuantas más personas trabajan con descriptores, los sistemas que controlen su creación y uso deben ser más rígidos.</p><br/><p style="text-align: justify;">La <a href="http://www.divisadero.es/barometro-divisadero-2017-madurez-digital-empresas-espa%C3%B1olas" target="_blank">digitalización de las empresas</a> las está llevando a unas formas de organización y proceso de la información distinto puesto que el enfoque de la recuperación se sitúa más cerca de la ausencia de ruido en las búsquedas que en los propios métodos de procesar la información. Y eso las descontextualiza, algo que es inherente a su propia existencia. Por lo tanto es necesario un equilibrio entre la digitalización y el modelo de negocio, quizás el bussiness inteligence.</p><br/><p style="text-align: justify;">Si quieres saber más sobre lenguajes documentales:</p><br/><p style="text-align: justify;"><a href="http://eprints.rclis.org/14817/1/lendoc.pdf" target="_blank">Lenguajes documentales Principales tipos de clasificación Encabezamientos de materia, descriptores y tesauros</a> (César Martín Gavilán, 1999) para documentos editados y publicados.</p><br/><p style="text-align: justify;"><a href="http://www.mecd.gob.es/cultura-mecd/dms/mecd/cultura-mecd/areas-cultura/archivos/recursos-profesionales/normas-archivisticas/isad.pdf" target="_blank">ISAD (G)</a> (Consejo Internacional de Archivos, 2000) con múltiples ejemplos de cómo disponer los términos.</p><br/><p style="text-align: justify;"><a href="http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/dms/pae_Home/documentos/Estrategias/pae_Interoperabilidad_Inicio/Esquema_de_metadatos_e-EMGDE-Publicacion_oficial-2012/Esquema_Metadatos_e-EMGDE_2016.pdf" target="_blank">e-EMGDE</a> (DTIC, 2016) que incluye un completo listado de las posibles necesidades de constituir tablas de términos predefinidos.</p>Docufiloshttp://www.blogger.com/profile/05794438464716562182noreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-4622472736790412636.post-66349157951991968872017-01-13T10:57:00.000+01:002018-11-18T11:56:46.761+01:00¿Quieres, de verdad, conservar tus documentos?<p style="text-align: justify;">Hay un tema que me preocupa mucho y es qué va a pasar con los documentos mañana. Cuando estamos generando documentos en una empresa, en lo último en lo que nos paramos a pensar es en qué le va a pasar mañana a ese documento. Mientras cumpla su misión ¿qué más da?<a name='more'></a></p><br/><p style="text-align: justify;">Sin embargo, aquellas personas que están acostumbradas a ver cómo se pierden negocios porque no se puede recuperar un plano, un contrato o un dato esencial para un nuevo trato, sí que se preocupan por poder establecer mecanismos que garanticen la conservación de los documentos "relevantes" en el tiempo.</p><br/><p style="text-align: justify;">Llevo un tiempo queriendo refrescar un <a href="https://www.docufilos.es/la-nube-introduccion-para-archiveros/">post que hice sobre la nube</a> como fórmula de almacenamiento de documentos porque he leído en varios <a href="http://reportedigital.com/cloud/2020-nube-hibrida-indispensable-empresas/">artículos</a> que se está poniendo de moda la "<a href="http://searchdatacenter.techtarget.com/es/consejo/Almacenamiento-en-la-nube-hibrida-Que-datos-van-donde">nube híbrida</a>" como <a href="https://gigas.com/blog/claves-para-tener-exito-en-proyectos-de-nube-hibrida">solución</a> a las empresas y me gustaría saber por qué. Creo que <strong>la seguridad de la información tiene mucho que ver en ello, unido a los elevados costes de una nube privada</strong>. Una nube híbrida permite tener, por ejemplo, toda la infraestructura de correo electrónico de la entidad en la nube pública mientras que los datos propiamente dichos estarían en su nube privada.</p><br/><p style="text-align: justify;">Ahora bien <strong>¿podemos considerar a "la nube" como un soporte de información?</strong> Creo que exactamente no. En el fondo, el repositorio o donde se almacena la información de la nube son servidores/discos magnéticos remotos. Por lo tanto los documentos que están en la nube deben cumplir unos requisitos básicos a la hora de conservarlos. ¿Cómo?</p><br/><p style="text-align: justify;">Ha caído en mis manos la <a href="http://www.nac.gov.pl/wp-content/uploads/2015/05/miedzy_tradycyjnym_a_wirtualnym_archiwum.pdf">tesis realizada en 2014</a> y <a href="https://depot.ceon.pl/handle/123456789/11109">traducida al inglés</a> este año pasado de Anna Sobczak, investigadora polaca, que sólo por el principio del título, ya me ha enganchado: Traditional vs. Virtual Archives.</p><br/><p style="text-align: justify;">Para empezar, el capítulo 4.3.3. lo titula Preservation en vez de Conservation, es decir, "proteger <strong>anticipadamente</strong> los documentos" en vez de "mantener el cuidado de su permanencia" (definiciones de <a href="http://dle.rae.es/?id=U6MfolN">preservar</a> y <a href="http://dle.rae.es/?id=APSYcwO">conservar</a> de la RAE). Sobczak indica que los soportes de almacenaje más habituales son: CD/DVD, cintas, discos (magnéticos y flash), papel y microfilms. Y explica que lo primero para la preservación es <strong>proteger los documentos frente a un acceso no autorizado</strong> (pg.119),<strong> daños accidentales o pérdida de datos</strong>.</p><br/><p style="text-align: justify;">Asegura que no hay un solo método de preservación para todos los tipos de materiales a menos que sean microfilmados o impresos (algo contrario a la tendencia actual de virtualidad), haciendo una relación muy interesante de los distintos métodos de preservación digital: emulación, ordenador virtual, migración, "museo tecnológico" (que consiste en conservar todos los equipos y software que permitan recuperar los documentos producidos con esos equipos y sofware), "downgrading" (software que soporta versiones anteriores) y rediseño de software.</p><br/><p style="text-align: justify;">Preservar para conservar los documentos no es una tarea fácil ni baladí por eso es importante hacerse la siguiente pregunta: ¿por qué? Si no se conservan los documentos ¿por qué no se eliminan? ¿por qué gastar dinero en el mantenimiento de algo que no sirve? Ahora bien, si hay una respuesta positiva ¿por qué dejar al capricho del tiempo la recuperación o pérdida de los documentos? En soporte papel se podía tener esa actitud pasiva porque la durabilidad y la obsolescencia no eran conceptos que se valorasen en la recuperación de los documentos en el tiempo pero en soportes electrónicos la pérdida de los documentos es total ante una actitud pasiva.</p>Docufiloshttp://www.blogger.com/profile/05794438464716562182noreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-4622472736790412636.post-49097322081858303352016-12-15T11:41:00.000+01:002018-11-18T11:56:46.751+01:00¿Dónde está el archivero?<a href="https://www.docufilos.es/wp-content/uploads/2016/12/Donde-esta-el-archivero.png"><img class="aligncenter size-full wp-image-929" src="https://www.docufilos.es/wp-content/uploads/2016/12/Donde-esta-el-archivero.png" alt="donde-esta-el-archivero" width="990" height="683" /></a>Docufiloshttp://www.blogger.com/profile/05794438464716562182noreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-4622472736790412636.post-28018069926077704982016-12-07T09:21:00.000+01:002021-01-03T10:10:59.225+01:0030 amenazas en el ArchivoActualmente nos encontramos con Archivos híbridos en un altísimo porcentaje, aspecto que sería interesante evaluar para disponer de datos reales. Lo que hemos detectado es que los riesgos de los Archivos electrónicos y los de papel tienen en común más de los que podríamos esperar.<a name='more'></a><br /><br />A través del <a href="https://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Documentacion/pae_Metodolog/pae_Magerit.html#.WEbl_dLhAdU" rel="nofollow" target="_blank">Proyecto MAGERIT</a> la Administración Electrónica Pública pone en conocimiento los riesgos posibles en el tratamiento de la documentación electrónica. En un documento de 75 páginas, encontramos el catálogo de elementos del proyecto. Para compararlos he rebuscado <a href="https://www.uma.es/media/files/PRL-AGUMA.pdf" rel="nofollow" target="_blank">bibliografía</a> de estudio de riesgos de archivos en papel.<br /><br />La siguiente tabla es, partiendo de la mayoría de los elementos de riesgo planteados por MAGERIT, un somero intento de representar los elementos comunes a ambos tipos de Archivo.<br /><p style="text-align: center;"></p><div class="separator" style="clear: both; text-align: center;"><a href="https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEg_8mAzvcEknvNyWq-6CnY2hVXDQIobne3wCjlm_fF3XK5-zpttfDj-zL1wAhAzMP0232xt5hHcIYDCuUFfmyBUMVBgCMYiv-Srm_cmKk4O51l-6AnY78mKt99q45bKX9ENMw9X-Uy8kKw/s661/Post+riesgos+20161207.png" imageanchor="1" style="margin-left: 1em; margin-right: 1em;"><img border="0" data-original-height="661" data-original-width="535" height="640" src="https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEg_8mAzvcEknvNyWq-6CnY2hVXDQIobne3wCjlm_fF3XK5-zpttfDj-zL1wAhAzMP0232xt5hHcIYDCuUFfmyBUMVBgCMYiv-Srm_cmKk4O51l-6AnY78mKt99q45bKX9ENMw9X-Uy8kKw/w518-h640/Post+riesgos+20161207.png" width="518" /></a></div><br /><br /><p></p><br /><p style="text-align: justify;">Si conseguimos identificar todos estos riesgos que pueden afectar a nuestros archivos habremos avanzado mucho en la prevención. Aunque existen <a href="http://www.aenor.es/aenor/normas/normas/fichanorma.asp?tipo=N&codigo=N0047287&PDF=Si#.WEb7g9LhAdU">técnicas avanzadas</a> para analizar estos datos, su impacto y las repercusiones, lo más importante es detectar las que tengan mayor probabilidad de producirse por las circunstancias de cada archivo y crear los mecanismos necesarios para actuar con rapidez. Por ejemplo, deberíamos tener a mano los números de teléfono de emergencias (bomberos, policía, sanitarios, servicio h24 de mantenimiento informático, etc.).</p><br /><p style="text-align: justify;">Si nuestras instalaciones son vulnerables, un pequeño plan de subsanación o medidas de prevención serían muy útiles. Cuanto mayor es el fondo documental a custodiar, mayores son los riesgos y las amenazas.</p>Docufiloshttp://www.blogger.com/profile/05794438464716562182noreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-4622472736790412636.post-72780299153141376202016-12-01T10:00:00.000+01:002018-11-18T11:56:46.763+01:00Firmas manuscritas y electrónicas en los documentos<p style="text-align: justify;">La firma es una de las formas más comunes de <strong>otorgar autenticidad a un documento</strong> de gestión en una empresa, institución o personal. La firma está compuesta por varios elementos que a veces se confunden a la hora de utilizarse y se toma el todo por la parte. En el caso de la firma manuscrita suele pasar con la <a href="http://dle.rae.es/?id=Wn1CJ46">rúbrica</a> y en el de la firma electrónica con el <a href="http://firmaelectronica.gob.es/Home/Ciudadanos/Certificados-Electronicos.html">certificado electrónico</a>.<a name='more'></a></p><br/><p style="text-align: justify;">En el lenguaje común hay dos palabras que se utilizan indistintamente como son <a href="http://www.derecho.com/c/Medio_electr%C3%B3nico">electrónico</a> (qué se transmite por electrones) y <a href="http://dle.rae.es/?id=Dl56Lag">digital</a> (que utiliza los dedos o que utiliza dígitos, también hay quien distingue la firma digital como el conjunto de firma electrónica y certificado electrónico). En las leyes reguladoras (<a href="https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2003-23399">Firma electrónica</a> y <a href="https://www.boe.es/boe/dias/2010/01/29/pdfs/BOE-A-2010-1331.pdf">ENI</a>, <a href="https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2015-10565&p=20151002&tn=1">entre otras</a>) se utiliza siempre el término electrónico así que me quedo con él pensando siempre en la necesidad de un ordenador/móvil y sus periféricos como intermediarios.</p><br/><p style="text-align: justify;">Una firma manuscrita está compuesta por el nombre de la persona que firma, por el cargo o competencia por la cual puede firmar y la rúbrica que es inherente a la persona. <a href="http://firmaelectronica.gob.es/Home/Ciudadanos/Base-Legal.html">Una firma electrónica</a>, incluye un código específico que sería el equivalente a la rúbrica, pero el sistema es mucho más complejo para garantizarlo.</p><br/><p style="text-align: justify;">Ahora bien, existen ventajas y desventajas de uno y otro tipo de firma a la hora de trabajar con documentos de archivo.</p><br/><a href="https://www.docufilos.es/wp-content/uploads/2016/11/Compara-firmas.png"><img class="alignnone size-full wp-image-916" src="https://www.docufilos.es/wp-content/uploads/2016/11/Compara-firmas.png" alt="compara-firmas" width="847" height="203" /></a><br/><p style="text-align: justify;">Resulta complejo y todavía estamos en los inicios del uso masivo de la firma electrónica. Ya existen entornos en los que se utiliza de forma habitual, como son las <a href="http://www.facturae.gob.es/que-desea/Paginas/empresa.aspx#dt2">facturas electrónicas</a> o las presentaciones de <a href="http://www.agenciatributaria.es/static_files/AEAT/DIT/Contenidos_Publicos/CAT/AYUWEB/Biblioteca_Virtual/Folletos/FolletoCl@vePIN.pdf">impuestos</a>. Pero también se está trabajando en la línea de la firma inherente a la persona y válida en entornos virtuales. Es el caso de la tecnología <a href="http://www.xataka.com/espaciovisa/las-fintech-nos-pueden-ayudar-a-personalizar-nuestros-servicios-bancarios">biométrica</a> que va a permitir identificarnos en la distancia a través de <strong>rasgos únicos como son el iris del ojo o la lectura de huellas dactilares</strong>.</p>Docufiloshttp://www.blogger.com/profile/05794438464716562182noreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-4622472736790412636.post-2412019715742461102016-11-23T10:16:00.000+01:002018-11-18T11:56:46.739+01:00El Archivo y los ladrones de tiempo<p style="text-align: justify;">Las personas que trabajamos en oficinas tenemos la mayoría de los días muchos problemas para completar nuestras tareas diarias. Eso es debido a la excesiva posibilidad de acceder a la información tanto de nuestra competencia profesional como de otros estímulos que poco tienen que ver con nuestro trabajo.<a name='more'></a></p><br/><p style="text-align: justify;">Cuando he leído <a href="https://www.google.es/webhp?sourceid=chrome-instant&ion=1&espv=2&ie=UTF-8#q=ladrones%20de%20tiempo">varios artículos</a> sobre estos ladrones de tiempo, en todos se menciona al correo electrónico como uno de los principales causantes de la pérdida de tiempo en el trabajo. Sabemos que el correo electrónico se utiliza tanto como medio de comunicación como productor, receptor y repositorio de documentos de gestión. Pero no es el único medio de producción de documentos.</p><br/><p style="text-align: justify;">En 1999 los autores <a href="http://www.casadellibro.com/libro-archivese-los-documentos-el-poder-el-poder-de-los-documentos/9788420639673/639262">Alberch Fugueras y Cruz Mundet</a> ya apuntaban que los servicios públicos y de empresas pierden entre un 5% y un 20% de su tiempo de trabajo en buscar documentos. Estamos hablando de una jornada de 8 horas, el 5% supone casi 25 minutos diarios dedicados, como mínimo, a la búsqueda de documentos. Ahora pongámoslo en euros. Si una persona cobra 800€ al mes, se emplearían más de 83€ al mes en esta materia.</p><br/><p style="text-align: justify;">Estos son datos mínimos por lo que habrá empresas que dedicarán verdaderas fortunas en el tiempo de recuperación de los documentos. Porque hay que tener en cuenta que la gestión de los documentos es transversal y, con los modelos de empresa actuales, todos los miembros de las entidades gestionan documentos.</p><br/><p style="text-align: justify;">Los problemas evidentes en la gestión de documentos que generan la pérdida de tiempo son:</p><br/><p style="text-align: justify;">1.- <strong>Falta de espacio</strong>.- Esto nos lleva a dejar los documentos en sitios, cuando menos, ilógicos. En el caso de los documentos electrónicos normalmente se opta por adquirir más memoria de almacenamiento, en vez de analizar y corregir las deficiencias en la gestión de los documentos.</p><br/><p style="text-align: justify;">2.- <strong>Desorden en la oficina</strong>.- Lleva al caos, a la acumulación y la fragmentación de los expedientes.</p><br/><p style="text-align: justify;">3.- <strong>Desorganización en el archivo</strong>.- Como el archivo suele tener más años de documentación que la oficina, las dificultades para acceder al documento pertinente aumentan.</p><br/><p style="text-align: justify;">4.- <strong>Eliminación de documentos sin control</strong>.- Se puede llegar a dudar si el documento en cuestión existe todavía o no.</p><br/><p style="text-align: justify;">5.- <strong>Mezcla por compartir espacios con otros materiales o tareas</strong>.- En las empresas hay una tendencia a compartir espacio de archivo en papel con material de oficina (el problema está en la mezcla) y en entornos virtuales como el mencionado al principio en el que se mezclan conversaciones por correo electrónico con documentos de un proceso, todo en la bandeja de entrada.</p><br/><p style="text-align: justify;">6.- <strong>Desconocimiento de los procesos</strong>.- En este caso se trata de perder mucho tiempo en la búsqueda de documentos porque se desconocen los procesos de la empresa y quién es el responsable de su custodia. Es un error poner "al nuevo" a guardar documentos.</p><br/><p style="text-align: justify;">7.- <strong>Duplicidad en los documentos</strong>.- Multiplicar el fondo documental para asegurarse la recuperación puede ser puntualmente útil pero es una práctica muy traicionera para todo el fondo, además de ser muy costosa.</p><br/><p style="text-align: justify;">8.- <strong>Faltan datos en la documentación</strong>.- Una práctica llevada por las prisas y la inmediatez es la de no indicar la fecha o el nombre en la carpeta en la que se está trabajando. Después y dependiendo del volumen la falta de datos básicos de recuperación puede retrasar muchísimo la localización.</p><br/><p style="text-align: justify;">Hay muchos tipos de empresas y entidades públicas, por su volumen, por su modelo de negocio o procesos, por su organización y productos. Lo que tienen todos en común es que están formadas por personas que se interrelacionan, que generan documentos espontáneamente y que necesitan organizarse para poder ser eficientes. Y lo primero es darse cuenta de si tienen o no ladrones de tiempo.</p>Docufiloshttp://www.blogger.com/profile/05794438464716562182noreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-4622472736790412636.post-33924788327869787892016-11-16T10:21:00.000+01:002018-11-18T11:56:46.746+01:00El documento de archivo en la transformación digital<p style="text-align: justify;">Iba a empezar el post a la forma tradicional…dando una definición de libro y luego enlazando con las personas teóricas que han hablado, y mucho sobre este tema porque voy a ir ampliando la información del <a href="https://www.docufilos.es/descarga-kit-del-archivo/" target="_blank">Kit del Archivo</a>.<a name='more'></a> Pero he leído una entrevista a <a href="http://www.neodoc.es/news/un-gestor-documental-debe-garantizar-la-fiabilidad-e-integridad-de-los-datos-y-planificar-la-preservacion-digital" target="_blank">Pilar Campos</a> y me ha dado que pensar. A la pregunta sobre la deficiencia en la gestión documental ella hace una distinción que me parece reveladora: <strong>el dato y el contexto</strong>.</p><br/><p style="text-align: justify;">Y es verdad que tengo que cambiar ese discurso tan recurrente como que “<em>el documento de Archivo es el soporte de la información</em>”. Me cuesta mucho pensar en separar algo tan esencial del documento de archivo como lo es en papel: la rúbrica, el timbrado, la imagen corporativa a través de los documentos, etc.</p><br/><br/><br/>[caption id="attachment_897" align="alignleft" width="313"]<a href="https://www.docufilos.es/wp-content/uploads/2016/11/Flujo-Davenport.png" target="_blank"><img class="wp-image-897 " src="https://www.docufilos.es/wp-content/uploads/2016/11/Flujo-Davenport.png" alt="flujo-davenport" width="313" height="243" /></a> <span style="font-size: 10pt;">Elaboración propia en base a Davenport (1997)</span>[/caption]<br/><p style="text-align: justify;">En 1997 <a href="https://books.google.es/books?id=Hf2xD29STfcC&printsec=frontcover&hl=es&source=gbs_ge_summary_r&cad=0#v=onepage&q&f=false" target="_blank">Davenport</a> ya distinguía entre datos, información y conocimiento. En el título de su obra avanzaba que la tecnología no es suficiente para la era de la información. Para él existía una evolución desde los datos hasta el conocimiento dentro de la empresa. Hoy en día podemos afirmar que las empresas trabajan con una <strong>gran cantidad de datos</strong> que procesan con los <strong>sistemas de información</strong>, pero proporcionar a esa información una utilidad y una rentabilidad en la empresa solo se obtiene de un proceso intelectual que podemos llamar conocimiento o <strong>business intelligence</strong>.</p><br/><p style="text-align: justify;">Hemos pasado de las relaciones empresariales y su testimonio en forma documental a la formalización documental de las competencias humanas. Los modelos documentales deben estar preparados para que los recoja el sistema y los procese de forma adecuada a un sistema documental. Si se hace al revés, se necesita la intervención humana para convertir en conocimiento toda la información y por lo tanto inabarcable por la mayoría de las empresas.</p><br/><p style="text-align: justify;">Para gestionar los documentos en una empresa lo podemos hacer de dos maneras, bueno de tres si no hacemos nada, pero eso no es una opción.</p><br/><p style="text-align: justify;"> 1.- La primera es producir documentos sabiendo que los vamos a guardar y dónde: <em>proceso al inicio.</em></p><br/><p style="text-align: justify;"> 2.- La segunda es producir documentos y, cuando estén generados, guardarlos: <em>proceso al final.</em></p><br/><p style="text-align: justify;">El segundo sistema es el más habitual en la cultura-papel porque hay una legión de productores documentales que normalmente saben cómo guardar y recuperar los documentos. Sin embargo, este sistema no vale en la gestión electrónica de documentos. Hay muchos motivos pero el más prosaico es que no los vemos. Tan sencillo como eso.</p><br/><br/><table class=" aligncenter" style="height: 90px; width: 794px;"><br/><tbody><br/><tr style="height: 60px;"><br/><td style="width: 768px; text-align: justify; height: 60px; border-color: #000000; background-color: #e9f0ec;"><span style="font-size: 14pt;"><strong>En la gestión electrónica, al no tener visibles los documentos una vez que los generamos además de compartirlos, actualizarlos, imprimirlos, modificarlos, etc. desde el mismo sitio estamos desvirtuando el acto de la propia gestión</strong>.</span></td><br/></tr><br/></tbody><br/></table><br/><p style="text-align: justify;">¿Qué se puede hacer? En primer lugar entender el cambio. La forma de entender el archivo en papel es diferente a la del archivo electrónico.</p><br/><p style="text-align: justify;">¿Pueden convivir? Sin llegar al caos no. O se trabaja pensando en un archivo organizado en papel o se trabaja en un archivo organizado electrónicamente. El problema es que estamos en un momento áltamente híbrido documentalmente hablando. Y explicaré por qué con un ejemplo.</p><br/><p style="text-align: justify;">Ayer me pasó una cosa curiosa. Estaba en la academia del barrio charlando sobre mil cosas y pregunté sobre la cuota de este mes. Mi amigo Dani me contó su sistema. Él lleva en una hoja de cálculo, los pagos mensuales, trimestrales, etc. Utiliza los colores para destacar situaciones específicas como por ejemplo si alguien se ha retrasado en el pago. Sin embargo tiene en papel los justificantes de estos pagos, tanto la copia de los recibos que emiten como el justificante del banco si pagan con tarjeta. Seguro que no se le ocurre digitalizar los justificantes ni imprimir la hoja de cálculo.</p><br/><p style="text-align: justify;">Él utiliza la herramienta informática porque puede recuperar la información rápidamente y de un solo vistazo (volvemos al sentido de la vista). Pero no puede dejar de tener los comprobantes en papel porque son la evidencia de que la acción del cobro se ha efectuado. Para completar el proceso (la serie documental) falta por lo menos otra parte que es el libro contable y donde se deben recoger todos estos apuntes parciales. Su sistema funciona porque se adapta a la tecnología actual. Otra cosa es que la academia creciera o tuviera franquicias, por lo que sus herramientas serían insuficientes para gestionar mayor volumen de datos y debería evolucionar a un gestor de contenidos y un gestor documental. En ese caso, tener los justificantes en papel sería un problema para ordenar, guardar y recuperar.</p><br/><p style="text-align: justify;">Ahora bien si hemos considerado todas estas partes como documentos de archivo (algo de lo que discreparían muchos colegas de profesión), debemos tener claro también que las partes de la serie no tienen la misma perdurabilidad. Ése es uno de los fallos que se suelen cometer en las oficinas. Al distinguir entre documentos de oficina y documentos de archivo en función de la utilidad efímera y perdurable de la información que contienen los documentos, muchas veces se toman unos por otros. Es decir, llegan al archivo documentos con información parcial mientras que los documentos de larga conservación desaparecen o se amontonan en un rincón.</p><br/>En el caso de Dani, la hoja de cálculo y los justificantes de abono tienen una perdurabilidad práctica que podrán ser destruidos en el momento en el que prescriba la función probatoria de los justificantes. Sin embargo, el libro de registro contable quedará como testigo de la actividad de la empresa mientras la empresa esté activa. Su información tiene un valor estratégico porque permite tomar decisiones respecto a gastos, inversiones, etc.<br/><table class=" aligncenter" style="height: 90px; width: 794px;"><br/><tbody><br/><tr style="height: 60px;"><br/><td style="width: 768px; text-align: justify; height: 60px; border-color: #000000; background-color: #e9f0ec;"><span style="font-size: 14pt;"><strong>¿Qué es entonces un documento de archivo? </strong>Aquello que necesites guardar en tu empresa para dotarte de identidad como tal, para defender tu gestión o para mejorar tu imagen y tus beneficios.</span></td><br/></tr><br/></tbody><br/></table><br/><p style="text-align: justify;">También puedes encontrar definiciones de documento de archivo muy interesantes en:</p><br/><p style="text-align: justify;">ALBERCH FUGUERAS, Ramón: <em>Los archivos, entre la memoria histórica y la sociedad del conocimiento</em>. Editorial UOC. Barcelona, 2003. Pg.219.</p><br/><p style="text-align: justify;">CRUZ MUNDET, José Ramón: <em>La gestión de los documentos en las organizaciones</em>. Ediciones Pirámide. Madrid, 2006. Cap. 5.</p><br/><p style="text-align: justify;">HEREDIA HERRERA, Antonia: <em>¿Qué es un Archivo?</em>. Ediciones Trea. Madrid, 2007. Pg. 134.</p><br/><p style="text-align: justify;">UNE-ISO 15489-1:2016: <em>Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 1: Conceptos y principios</em>. Aenor. Madrid, 2016. Cap.3.14</p>Docufiloshttp://www.blogger.com/profile/05794438464716562182noreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-4622472736790412636.post-66202314747602626012016-11-09T12:48:00.000+01:002018-11-18T11:56:46.759+01:00Malabares para cumplir con la LOPD<p style="text-align: justify;">Tengo una amiga que trabaja en una consulta privada. Ella gestiona las fichas de pacientes, los documentos relacionados con los proveedores, etc. En definitiva controla el Archivo de la consulta. Pues el otro día me contaba una anécdota sobre cómo, la forma de gestionar los documentos, le afectó respecto a una inspección fiscal.<a name='more'></a></p><br/><p style="text-align: justify;">Ella me contaba, “menos mal que no tengo los importes de las intervenciones médicas en la ficha de pacientes porque si no menudo lío, el médico hubiera tenido que ir tapando toda la información del paciente, ¡ficha por ficha!”. Las medidas de seguridad en cuanto a la protección de los datos establece <a href="https://www.agpd.es/portalwebAGPD/canaldocumentacion/publicaciones/common/pdfs/guia_seguridad_datos_2008.pdf" target="_blank">la información médica a un nivel alto y la información de carácter tributario a nivel medio</a>. En este caso y como ambas informaciones estaban protegidas, podía haberse indicado en el mismo documento el registro de las dos informaciones. Además en la práctica uno es consecuencia de otro, es decir, el pago se efectúa tras la intervención médica.</p><br/><p style="text-align: justify;">¿Dónde está el error de este planteamiento? En la competencia. En este caso la consulta tiene la competencia médica y el inspector de Hacienda la competencia tributaria. Por lo tanto la definición de las funciones en el ejercicio de las competencias habría indicado de forma muy clara que el acceso a los documentos sería independiente. Ésto es lo que se reflejaría en el cuadro de clasificación además de cumplir con lo estipulado en la normativa de protección de datos de carácter personal.</p><br/><p style="text-align: justify;">Un buen análisis de las tipologías documentales en el que se establezcan los criterios de acceso a los documentos (legales y prácticos) puede evitar situaciones anómalas, por no decir poco legales.</p><br/><p style="text-align: justify;">El acceso a la información se realiza muchas veces a través del acceso a los documentos que son el soporte de dicha información. Y este acceso está contemplado en la <a href="http://www.congreso.es/consti/constitucion/indice/titulos/articulos.jsp?ini=20&tipo=2" target="_blank">Constitución como un derecho fundamental</a>, pero con los límites al <strong>honor</strong>, a la <strong>intimidad</strong>, a la <strong>propia imagen</strong> y a la protección de la <strong>juventud</strong> y de la <strong>infancia</strong>, así como las cláusulas de <strong>conciencia</strong> y <strong>secreto profesional</strong>. Y también se ha desarrollado ampliamente en el ámbito legislativo de forma transversal ya que se encuentra regulado el acceso a la información en mucha legislación sectorial (<a href="https://www.boe.es/legislacion/codigos/codigo.php?id=055_Proteccion_de_Datos_de_Caracter_Personal&modo=1" target="_blank">datos de carácter personal</a>, <a href="https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2013-12887" target="_blank">transparencia</a>, riesgos laborales, régimen local, industrial, etc.).</p><br/><p style="text-align: justify;">El pasado 25 de mayo entró en vigor el <a href="https://www.agpd.es/portalwebAGPD/revista_prensa/revista_prensa/2016/notas_prensa/news/2016_05_26-ides-idphp.php" target="_blank">Reglamento Europeo de Protección de Datos</a>. Éste va a afectar a las actuaciones que realizan las empresas en este tema, sobre todo si tienen <a href="http://josefacchin.com/ley-proteccion-de-datos/" target="_blank">gestiones vía Web</a> o están afectados por normativas de otros países. Y, aunque hay que ponerse al día, no estará operativa de forma obligatoria hasta la misma fecha de 2018.</p>Docufiloshttp://www.blogger.com/profile/05794438464716562182noreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-4622472736790412636.post-17561244851009236322016-11-02T19:12:00.000+01:002018-11-18T11:56:46.730+01:00Archivo Único para documentos públicos<p style="text-align: justify;"> El reglamento del <strong>Sistema Español de Archivos</strong> de 2011 deroga el que estaba vigente hasta la fecha de 1901, lo que puede dar una idea aproximada de la situación de los archivos administrativos.<a name='more'></a></p><br/><p style="text-align: justify;">Este <a href="http://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2011-18541&p=20111125&tn=2">Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre</a>, establece en el preámbulo que “<em>En el diseño del Sistema se tiene en cuenta que, en la fase activa del ciclo de vida de los documentos, la gestión eficaz de la información administrativa resulta clave tanto para la organización interna como para la actividad externa de la Administración</em>”.</p><br/><p style="text-align: justify;"> Y, aunque han pasado 110 años, el cambio se está produciendo y hay muchas evidencias de ello. La última podemos verla en la <a href="https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2015-10565&p=20151002&tn=2">Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas</a> (PACAP), en su artículo 17, de<strong> Archivo de documentos</strong>.</p><br/><p style="text-align: justify;"> Una de las novedades que más me ha llamado la atención es que las administraciones públicas deben mantener un <strong>archivo electrónico único</strong> de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados. Esto es posible por el proyecto de gestión electrónica de la información pública y la diferente legislación al respecto.</p><br/><p style="text-align: justify;"> Poco a poco y durante los dos años para la entrada en vigor plenamente de la PACAP se exige que, al menos haya un archivo electrónico por cada Ministerio. Pero <a href="http://www.legaltoday.com/blogs/transversal/blog-administracion-publica/6-obligaciones-basicas-en-el-nuevo-funcionamiento-electronico-de-las-administraciones-publicas">el cambio a la gestión electrónica de los documentos</a> en las oficinas públicas se ha iniciado y parece que no hay punto de retorno. Eso significa que las relaciones con los ciudadanos a nivel particular y corporativo van a ser electrónicas. Quizás las transacciones de carácter económico lleven ventaja pero otras que pueden estar más relacionadas con el control de gestión, más burocráticas por decirlo llanamente, están ancladas en el formato-papel.</p><br/> La Administración Pública ha desarrollado dos aplicaciones informáticas que permiten la integración del Archivo en el circuito administrativo (<a href="https://administracionelectronica.gob.es/ctt/archive#.WBoW3NLhAdU">Archive</a> e <a href="https://administracionelectronica.gob.es/ctt/inside#.WBoW1dLhAdU">Inside</a>), con lo que cierran en el planteamiento el circuito de herramientas que posibiliten completamente la gestión electrónica de documentos públicos.<br/><p style="text-align: justify;"> Otra cosa es conseguir que los procesos se adapten a dicha gestión electrónica. En alguna formación he planteado situaciones en las que pongo en duda la eficacia de utilizar la mentalidad de gestión en papel con la electrónica. Símplemente para hacer pensar al alumno...</p><br/><p style="text-align: justify;"> Una entidad<a href="https://www.docufilos.es/wp-content/uploads/2016/11/antes-la-reunion-1.png"><img class="wp-image-866 alignleft" src="https://www.docufilos.es/wp-content/uploads/2016/11/antes-la-reunion-1-300x252.png" alt="antes-la-reunion" width="382" height="321" /></a>-papel con varias delegaciones, a la hora de gestionar una reunión en la que tienen que firmar todos sus asistentes los acuerdos que se adopten, el proceso sería:</p><br/><p style="text-align: justify;"><em><strong>Procedimiento sin ordenadores</strong></em>.- se toman notas de los asistentes y de los acuerdos adoptados a mano, se pasa dicho documento a máquina en papel, se prepara una comunicación en la que se adjunta una copia del acta (en este caso es muy evidente que la copia es copia porque los materiales de fotocopia o multicopia que se utilizan no dejan lugar a dudas) y se registra de salida la comunicación del acta firmada.</p><br/><p style="text-align: justify;"><em><strong>Procedimiento con ordenadores (sin un sistema integral de gestión electrónica)</strong></em>.- Se toman las mismas notas manuscritas, se pasan a un procesador de texto, se imprimen para que se pueda firmar, se <a href="https://www.docufilos.es/wp-content/uploads/2016/11/Ahora-la-reunion-1.png"><img class="wp-image-865 alignleft" src="https://www.docufilos.es/wp-content/uploads/2016/11/Ahora-la-reunion-1-300x236.png" alt="ahora-la-reunion" width="383" height="301" /></a>escanea y se adjunta al correo electrónico. Una vez enviado se imprime el correo electrónico para registrarlo de salida.</p><br/><p style="text-align: justify;"> En el sistema de archivo electrónico único como el que propone la Administración pública, si tuviéramos que relacionarnos con ellos, tendríamos una carpeta de ciudadano electrónica por la que accederíamos a nuestra notificación accesible on line y las firmas serían electrónicas. Por su parte, el programa Inside convierte los formatos originales en formato compatible con Archive y éste incorpora la información obligatoria y los metadatos necesarios para la recuperación del documento en el tiempo. Estos metadatos deben haberse definido en las <a href="https://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/Archivo_electronico/pae_Politica_de_gestion_de_documentos_electronicos.html#.WBoVstLhAdU">políticas de gestión de gestión de documentos electrónicos</a> que cada organismo público desarrolle, adaptado a sus necesidades propias.</p><br/><p style="text-align: justify;"> Lo que me parece más importante para la aplicación de un sistema electrónico de documentos es que mantengan las garantías de autenticidad, integridad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos, así como la identificación de los usuarios y el control de accesos a los documentos. <strong>Dejando muy claras estas garantías a los ciudadanos, la cultura electrónica se irá incorporando poco a poco en nuestras rutinas.</strong></p><br/><p style="text-align: justify;"><span style="text-decoration: underline; font-size: 14pt;"><strong>Recursos para conocer un poco más la gestión pública de archivos:</strong></span></p><br/><p style="text-align: justify;"><a href="https://www.boe.es/legislacion/codigos/codigo.php?id=029_Codigo_de_Administracion_Electronica">Código de Administración Electrónica</a>, editado por BOE</p><br/><p style="text-align: justify;"><a href="http://www.boe.es/legislacion/codigos/codigo.php?id=092_Codigo_de_Archivos_y__Patrimonio_Documental&modo=1">Código de Archivos y Patrimonio Documental</a>, editado por BOE</p><br/><p style="text-align: justify;"><a href="https://administracionelectronica.gob.es/ctt/sia/descargas#.WBoSS9LhAdU">Informe del Grupo de Trabajo del Comité Sectorial de Expedientes, Documento y Archivo Electrónico / Reunión del 19 de Enero de 2016</a></p><br/><p style="text-align: justify;"><a href="https://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/Archivo_electronico.html#.WBoVWdLhAdV">Portal de Administración Electrónica (PAE)</a> con accesos a Archivo electrónico de documentos, Política de gestión de documentos electrónicos, Metadatos, Documento y expediente electrónico, Herramientas para la gestión de documentos y expedientes electrónicos, y Normas (estándares) y buenas prácticas, entre otros.</p><br/><p style="text-align: justify;"><a href="http://www.socinfo.es/seminarios/2978-2016-01-21-09-09-02">Seminario Expediente electrónico y Archive</a> celebrado el 16 de Febrero de 2016, con posibilidad de escuchar las ponencias y ver las presentaciones on line.</p>Docufiloshttp://www.blogger.com/profile/05794438464716562182noreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-4622472736790412636.post-63958511166373247232016-10-28T09:56:00.000+02:002018-11-18T11:56:46.756+01:00Los 5 miedos en los Archivos de Oficina<span style="font-size: 18pt;"><strong>1.- Los correos electrónicos, si los saco del gestor de correo los pierdo, ¡no me fío ni un pelito!</strong></span><br/><br/><span style="font-size: 14pt;">Hay que ver, hoy me ha venido Juan, el chico nuevo que está intentando poner los documentos en orden y me dice que tengo que sacar mis correos del programa. Pero ¿cómo voy hacer eso? </span><a name='more'></a><br/><br/><span style="font-size: 14pt;">Si los saco y los pongo en la carpeta con el resto de documentos del expediente, los pierdo seguro. Además, ¿quién va a poder verlos? Yo tengo correos donde aparecen datos económicos importantes, que si llegan a determinada gente… No quiero ni pensarlo. Ya me puede pedir lo que quiera que, de eso nada. Son mis correos y los manejo yo.</span><br/><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 18pt;"><strong>2.- No encontrar el documento que nos pide nuestro jefe para una auditoría, ¡ay mi madre!</strong></span></p><br/><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 14pt;">A quién no le ha pasado que el viernes por la tarde te dice tu jefe, el próximo lunes vienen los auditores y necesito que estén disponibles los documentos de contabilidad de los últimos 2 años. Entonces recuerdas que este último año lo tienes en el servidor de la empresa y que, muy a las malas, puedes utilizar el buscador del sistema operativo para buscar los ficheros que sean necesarios. Piensas, eso me puede llevar unos minutos...cada uno. </span><span style="font-size: 14pt;">¿Por qué no me habrán avisado con tiempo? Bueno, espero que sean unos cuatro o cinco documentos los que tenga que buscar. Muy a las malas, 30 minutos, ¡upf! eso si los encuentro todos. Bueno, eso es lo del último año, pero ¿y lo que estaba en papel? Yo llevo solo año y medio en contabilidad, ¿dónde guardaba Antonio sus papeles? Jo, ni idea. Bueno, pero a la jefa le va a dar igual quién estuviera. Le llamaré el lunes a primera hora. El resto lo tengo en las cajas del almacén ¿qué hago? son por lo menos 10. No me da tiempo a traerlas, además creo que las tengo ordenadas por la fecha de ingreso en el sistema ¿Y si me piden la fecha de contabilización? ¿Por qué no habrá escaneado mi jefe todo esto? Claro es que vale una pasta. ¡Qué sea lo que tenga que ser! Yo no puedo hacer más.</span></p><br/><p style="text-align: justify;"><strong><span style="font-size: 18pt;">3.- Sé que lo guardé pero no recuerdo dónde, ¡tengo una cabeza!</span></strong></p><br/><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 14pt;">A ver ¿por qué me pedirán un documento del mes pasado? No me acuerdo. Creo que lo puse con el montón de solicitudes pero hay más de 200. ¿Que si está contestada? Pues supongo que sí. Yo tramito todo lo que me llega. Dame un par de días para que lo busque y te llamo.</span></p><br/><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 18pt;"><strong>4.- No me considero responsable de los documentos de mi antecesor, yo no estaba..</strong>.</span></p><br/><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 14pt;">¡Fíjate María! Pues no va mi jefe y me dice que tengo que preparar el expediente del proyecto con la empresa XX. Que tiene una reunión mañana y tienen que decidir si amplían el contrato o buscan otra empresa. Pues si solo llevo un mes en el puesto y la persona que llevaba esto ya se ha jubilado. No tengo ni idea dónde puede estar eso. Como lo tenía todo en papel, tendré que ir al archivo a ver si lo encuentro, pero como se lo llevaron todo de golpe cuando se jubiló, vete tú a saber dónde está.</span></p><br/><p style="text-align: justify;"><strong><span style="font-size: 18pt;">5.- Como todos pueden ir acceder al Archivo de la oficina, nadie sabe nada cuando se pierde un documento ¿a qué no?</span></strong></p><br/><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 14pt;">Vamos a ver, soy el jefe del departamento y necesito saber dónde está la solicitud que hicimos a la empresa XX. Mañana expira el plazo para presentar las solicitudes y tengo que empezar a preparar el proyecto. Tengo el informe contable, los planos actualizados y el cronograma que esbozamos en la reunión del viernes pasado. Me falta el informe de viabilidad que preparásteis con el departamento de explotación. No está en el expediente que acabo de coger del archivo ¿Quién lo tiene?...Silencio.</span></p><br/><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 14pt;">Supongo que queréis que os diga qué ha pasado en cada caso ¿verdad? Pues, por desgracia, en el primero es probable que haya tardado un tiempo considerable, al menos no necesario, si es que lo ha recuperado todo. En el segundo, no siempre vamos a tener un par de días para recuperar algo que se puede tardar minutos. El tercer ejemplo es muy común, tanto la desconfianza en personas que no conocemos como en pensar que los documentos que nosotros manejamos dentro de la empresa, en realidad son nuestros. El cuarto miedo es la respuesta a la necesidad de parcelar nuestro ámbito de trabajo, cuando la gestión de documentos en la empresa es integral. Y, por último, con el "pío, pío que yo no he sido" hay que averiguar si faltan procedimientos de gestión del archivo o ha sido negligencia de los usuarios.</span></p><br/><p style="text-align: center;">[do_widget id=mab-widget-3]</p><br/><p style="text-align: justify;"><strong><span style="font-size: 18pt;">¿Qué habría hecho una empresa con un sistema de gestión de documentos?</span></strong></p><br/><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 14pt;">1.- Se habría ido al cuadro de clasificación y vería que se trata de una serie híbrida (en papel y digital), que la documentación en papel se encuentra en las instalaciones X en la estantería 5, entre las baldas 2 y 7, y que los criterios de ordenación son cronológicos por fecha de incorporación en el sistema contable, que la persona de contacto dentro de la empresa para recuperar los documentos informáticos es XXX. El lunes, cuando tuviera el listado de documentos proporcionado por el auditor, ya tendría localizados los documentos en papel y avisado al personal que puede acceder al sistema informático (si es que él mismo nopuede por causa de permisos, migración de datos a soportes de conservación permanente, etc.).</span></p><br/><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 14pt;">2.- No necesito recordar dónde está, accedo al sistema y ya está.</span></p><br/><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 14pt;">3.- Si lo piensas bien, un programa de gestión de correo electrónico tiene su propio archivo, que es muy intuitivo y accesible. El problema es que el archivo de la empresa estaría compuesto por todos los correos de todos los empleados. Y, aun así no sería un archivo completo porque hay otro tipo de documentos que también forman parte del Archivo que no se pueden incorporar al programa de correo porque su función principal es la de ser un medio de comunicación. Un programa de gestión de correo no es un programa de archivo. Una empresa debe definir qué tienen que hacer sus empleados con los correos que forman parte de expedientes y establecer los medios de seguridad de la información para que se proteja el negocio. Eso se define en un sistema de gestión de documentos.</span></p><br/><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 14pt;">4.- La responsabilidad final sobre los documentos es de la empresa pero un empleado tiene que tener las herramientas para saber qué documentos maneja. Implicar al usuario en los sistemas de gestión de documentos es fundamental para su viabilidad.</span></p><br/><p style="text-align: justify;"><span style="font-size: 14pt;">5.- En un sistema de gestión de documentos no se personaliza nada. Los usuarios son productores y viceversa en la mayoría de los casos. Por lo tanto, salvo que haya un departamento de Archivo que canalice las consultas y mantenga el sistema, el Archivo debe ser un entorno colaborativo con procedimientos para realizar las consultas de forma controlada.</span></p><br/><p style="text-align: center;">[do_widget id=mab-widget-4]</p>Docufiloshttp://www.blogger.com/profile/05794438464716562182noreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-4622472736790412636.post-3317037755481623932016-10-24T15:04:00.000+02:002016-10-24T15:07:23.952+02:00Cambiamos de dirección<div style="text-align: center;">
Hola!! Ya no publico en la dirección docufilos.blogspot.com. Ahora podéis encontrarme en <a href="http://www.docufilos.es/"><span style="font-size: x-large;">www.docufilos.es</span></a></div>
Docufiloshttp://www.blogger.com/profile/05794438464716562182noreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-4622472736790412636.post-89948985464237621172016-10-20T19:03:00.000+02:002018-11-18T11:56:46.780+01:00Docufilos 2.0 <br/><p style="text-align: justify;">Hola audiencia!! Después de un montón de meses volvemos con plataforma y contenidos nuevos. La filosofía del blog no ha cambiado, bueno sí, un poco...<a name='more'></a></p><br/><p style="text-align: justify;">Ahora quiero presentar los contenidos de forma más estructurada y que resulten más coherentes en el conjunto de mi mundo archivístico. Por eso he empezado fuerte y, si os suscribís, os podéis descargar un mini documento divulgativo sobre los recursos básicos que debe tener un Archivo para ser eficiente. Lo he llamado el <a href="https://www.docufilos.es/newsletter/">Kit del Archivo</a>. Faltan muchas cosas pero sois vosotros los que me las vais a pedir si os gusta el método.</p><br/><p style="text-align: justify;">Por mi parte seguiré viendo los archivos como un servicio útil en las empresas y entidades que deberían formar parte en la estructura horizontal de las mismas. Y ahora más, cuando los cambios en los modos de gestión y la inmersión del documento electrónico es mucho más patente. Poder ofrecer soluciones lógicas a las cuestiones documentales confirma la eficacia de las soluciones tecnológicas.</p><br/>¡Nos vemos en Docufilos!Docufiloshttp://www.blogger.com/profile/05794438464716562182noreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-4622472736790412636.post-79951344830744338942016-04-06T13:37:00.000+02:002018-11-18T11:56:46.771+01:00La Archvística y las herramientas OLAP<div style="text-align: justify;">
Quien me conozca, sabe que soy una ferviente defensora del cuadro de clasificación en la empresa (sobre todo en las grandes) para vertebrar la gestión de los documentos. Pienso que éstos deberían estar a la altura de los cuadros de mando o los planes de negocio de las mismas. También es cierto que, para que haya un cuadro de clasificación en una empresa, debe existir una conciencia y una organización documental bastante implantada. Pues bien, como mi naturaleza curiosa me hace asomarme a ventanas que, a priori parecen fuera del ámbito archivístico, en esta ocasión le he echado un vistazo al Business Inteligence y Big Data. ¿Y por qué? Básicamente porque hay un aspecto clave que no consigo razonar de forma conjunta:</div>
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Si los documentos son el soporte de la información ¿qué le impide a las nuevas tecnologías evolucionar para que las formas de trabajo permitan "extinguir" esa dependencia? En realidad lo que le interesa a las empresas es manejar la información y recuperarla. Los documentos sirven para dar validez y eficacia a la actividad administrativa y, en las Administraciones Públicas podemos recurrir a la Ley para regular las <a href="http://www.boe.es/boe/dias/2007/06/23/pdfs/A27150-27166.pdf" target="_blank">tecnologías de la información</a>, que se aseguren la disponibilidad, el acceso, la integridad, la autenticidad, la confidencialidad y la conservación de los datos, informaciones y servicios de su competencia.</div>
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Por otro lado, está la comunidad archivística que se está integrando con mayor o menor éxito en la gestión electrónica de los documentos pero que convive con un universo papel o, como debería decirse ahora, un big data tan codificado que hay que leerse papel por papel para recuperar la información (sería interesante hacer un estudio de cuánto papel se puede decodificar con herramientas tecnológicas)...</div>
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Pues bien, el concepto <a href="https://es.wikipedia.org/wiki/Inteligencia_empresarial" target="_blank">Business Intelligence</a> ha surgido por las dificultades a la hora de acceder a la información empresarial con la firme convicción de el simple uso de respuestas tecnológicas no es una buena estrategia. Y para generar conocimiento en la empresa utiliza, entre otras las herramientas OLAP o, más conocidos como los <a href="http://eduardoarea.blogspot.com.es/2011/10/que-son-los-cubos-olap.html" target="_blank">cubos OLAP</a>. Aunque son conceptos relativamente nuevos y volviendo al inicio de mi exposición, si una organización tiene bien definidos sus productos documentales (reflejados en el cuadro de clasificación) también tiene definidos los "hechos" del cubo OLAP, para lo que (solo) tiene que incorporar las "dimensiones". Con un ejemplo puede quedar más claro:</div>
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Nuestra empresa tiene la posibilidad de realizar contratos de obras, servicios y de compras. Esas son las tres series documentales de contratación. En estas series, el procedimiento es muy parecido pero la información que manejan no. Pues, teniendo claro que los "hechos" son obras, servicios y compras, las dimensiones y su combinación entre ellas favorece la correcta identificación, a priori, de la fuente de información que vamos a analizar.</div>
Docufiloshttp://www.blogger.com/profile/05794438464716562182noreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-4622472736790412636.post-78294070091874357212016-03-09T09:17:00.002+01:002016-03-09T09:35:52.712+01:00Docufilos cumple 5 años<div class="separator" style="clear: both; text-align: center;">
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<a href="https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEjamxDYZvUhpRvn9IUd4lOpmDSIaz8EUTUdQuPs2awrsUg6hkhyQVkH_gx0lyZ19TZtBFPTchXDpRLWYL9rGlhj9NGJ7pF0rynpPmFyPpXbE9asFK7RaV_cKIA2eK-KUbNynGeQWvjhi0w/s1600/DOCUFILOS+AZUL.jpg-01.jpg" imageanchor="1" style="margin-left: 1em; margin-right: 1em;"><img border="0" height="320" src="https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEjamxDYZvUhpRvn9IUd4lOpmDSIaz8EUTUdQuPs2awrsUg6hkhyQVkH_gx0lyZ19TZtBFPTchXDpRLWYL9rGlhj9NGJ7pF0rynpPmFyPpXbE9asFK7RaV_cKIA2eK-KUbNynGeQWvjhi0w/s320/DOCUFILOS+AZUL.jpg-01.jpg" width="320" /></a></div>
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Hace un par de días hemos llegado a la <b>visita número 60.000</b>. Parece que el cumpleaños de <i>Docufilos</i> coincide con una cifra redonda de accesos a nuestras páginas. Y, dado que el blog nació con unos objetivos modestos, estamos muy orgullosos de haber llegado hasta aquí. Muchas gracias a todos los frikis de Archivos que dedican unos minutos en asomarse a esta pequeña ventana.</div>
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<i>Docufilos</i> nació el 09 de marzo de 2011 como un <b>blog de divulgación</b> en relación a las experiencias y conocimientos prácticos en el mundo de la Archivística y los documentos en general. El nombre surgió de jugar con el sentido de filos que significa <b>amigo</b> y como prefijo de filosofía desde el punto de vista de la <b>reflexión</b>. Así empezamos a escribir sobre experiencias y puntos de vista basados en la observación y la reflexión sobre el mundo de los documentos.</div>
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Las claves para redactar en <i>Docufilos</i> han sido el uso de un lenguaje divulgativo, breve y respetuoso, entendiéndolo como un servicio hacia las personas. Los Archivos deberían ser el vehículo de acceso a los documentos y la información que contienen, independientemente de las herramientas que se tengan que utilizar para ello.<br />
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En 2013 incluimos la página de <a href="http://www.docufilos.es/p/servicios-profesionales.html" target="_blank"><b><i>Servicios profesionales</i></b></a> para la <a href="http://www.docufilos.es/p/gestion-de-archivos.html" target="_blank">Gestión de Archivos</a>, <a href="http://www.docufilos.es/p/gestion-de-comunidades-virtuales.html" target="_blank">Gestión de Comunidades Virtuales</a> (blogs, redes sociales, etc.) y <a href="http://www.docufilos.es/p/gestion-de-contenidos-divul.html" target="_blank">Gestión de Contenidos</a> (redacción de posts, etc.) con una buena acogida. Y en 2015 incorporamos otro apartado de <a href="http://www.docufilos.es/p/blog-page.html" target="_blank"><i><b>Herramientas para Archiveros</b></i></a> con una selección de enlaces a recolectores y otras bases de datos.</div>
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Analizando el interés del público por el tipo de entradas al blog, los cinco artículos más leídos están relacionados con el "know how". Los puestos 1, 2 y 4 pertenecen a una serie de cuatro artículos denominada "Principios del correo electrónico" en los que se muestran las utilidades de este formato de documento desde el punto de vista de organización y acceso a los documentos. En el puesto número tres nos encontramos "Cómo se hace un cuadro de clasificación", espina dorsal de la organización de documentos en cualquier entidad. Y, en el puesto número cinco, "¿Salvemos a los papeles? con una clara intención de principios en los que las decisiones radicales nunca son la forma "correcta" de actuar ante un Archivo.</div>
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En estos 5 años hemos publicado <i><b>68 posts</b></i> y nos siguen directamente en la página 27 personas. Tenemos presencia activa en <a href="https://www.facebook.com/Docufilos-139937732773928/" target="_blank"><b>Facebook</b></a> (74 me gusta) y<b> <a href="https://twitter.com/docufilos" target="_blank">Twitter</a> </b>(816 seguidores), así como participación activa en <a href="https://www.rediris.es/list/info/arxiforum.html">Arxiforum</a>. Los posts más consultados han sido:</div>
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<li style="text-align: justify;"><a href="http://www.docufilos.es/2011/08/principios-del-correo-electronico-1.html">Principios del correo electrónico 1: Planteamiento</a> .- Publicado el 28/08/2011, con 4.445 visitas</li>
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<li style="text-align: justify;"><a href="http://www.docufilos.es/2011/09/principios-del-correo-electronico-y-4.html">Principios del correo electrónico 4: Conservar</a>.- Publicado el 14/09/2011, con 2.349 visitas</li>
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<li style="text-align: justify;"><a href="http://www.docufilos.es/2012/01/como-se-hace-un-cuadro-de-clasificacion.html">Cómo se hace un cuadro de clasificación de archivo</a>.- Publicado el 16/01/2012, con 1.863 visitas</li>
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<li style="text-align: justify;"><a href="http://www.docufilos.es/2011/09/principios-del-correo-electronico-3.html">Principios del correo electrónico 3: Transmisión de documentos</a>.- Publicado el 07/09/2011, con 1.591 visitas</li>
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<li style="text-align: justify;"><a href="http://www.docufilos.es/2012/02/salvemos-los-papeles.html">¿Salvemos a los papeles?</a>.- Publicado el 05/02/2012, con 1.151 visitas</li>
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De los 68 artículos, hay 28 que han suscitado <i>comentarios</i>, siendo las entradas más activas:<br />
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<li><a href="http://www.docufilos.es/2012/08/renovacion-del-certificado-digital.html">Renovación del certificado digital</a>.- Publicado el 03/08/2012, con 860 visitas y 10 comentarios</li>
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<li><a href="http://www.docufilos.es/2013/01/tu-dices-serie-yo-digo-tipologia.html">Tú dices serie, yo digo tipología documental</a> .- Publicado el 10/01/2013, con 1.078 visitas y 9 comentarios</li>
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<li><a href="http://www.docufilos.es/2014/06/dia-internacional-de-los-archivos-no-de.html">Día Internacional de los Archivos, no de la Historia</a>.- Publicado el 03/06/2014, con 451 visitas y 7 comentarios</li>
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<span style="text-align: justify;"> Igual que la figura de un Archivero es muy heterogénea, el <a href="http://www.docufilos.es/" target="_blank">Blog de Docufilos</a> es un cajón de sastre de experiencias, opiniones y soluciones exprés sobre el mundo de los documentos. Sin embargo, las distintas páginas que hemos ido incorporando demuestran que, paso a paso, <i><b>Docufilos</b></i> avanza y evoluciona para ofrecer algo más. Así que ¡esperamos vernos en la web!</span><br />
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<span style="text-align: justify;">El equipo redactor</span></div>
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<br />Docufiloshttp://www.blogger.com/profile/05794438464716562182noreply@blogger.comtag:blogger.com,1999:blog-4622472736790412636.post-72375192725503343162016-03-08T08:30:00.000+01:002016-03-08T09:08:32.521+01:00La #Mujer Trabajadora en 1784<div style="text-align: justify;">
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<a href="https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEjxGR0GN8LX7obvHZC0u1uZGbptv8EWIQSJf-BbuDT5lgzeDkv201-Roej3pe9jPIxw4VS37XiBR7PKKhz_yChFmONSr7_w4kB91UmF_rWgKU-SjcwjfvJLbJSgqwmlBRoRf8HwBXPOKKE/s1600/001.jpg" imageanchor="1" style="margin-left: 1em; margin-right: 1em;"><img border="0" height="320" src="https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEjxGR0GN8LX7obvHZC0u1uZGbptv8EWIQSJf-BbuDT5lgzeDkv201-Roej3pe9jPIxw4VS37XiBR7PKKhz_yChFmONSr7_w4kB91UmF_rWgKU-SjcwjfvJLbJSgqwmlBRoRf8HwBXPOKKE/s320/001.jpg" width="209" /></a></div>
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<a href="https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEikWsdIi-RtTG1x76bhPZ7sogvvnHWKgYvDdfWLzaC_6RHsw_Ve34vYp1gkb-2SL8Kz-uFLjrMFoMupHZGiZHfrgXZF_mnP_ZIfSovhoLp7HOtUkfZkCQGv2byS_sv2SjkB88fg-qZkDnw/s1600/ficha+BN+real+cedula+20160307.jpg" imageanchor="1" style="margin-left: 1em; margin-right: 1em;"><img border="0" height="280" src="https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEikWsdIi-RtTG1x76bhPZ7sogvvnHWKgYvDdfWLzaC_6RHsw_Ve34vYp1gkb-2SL8Kz-uFLjrMFoMupHZGiZHfrgXZF_mnP_ZIfSovhoLp7HOtUkfZkCQGv2byS_sv2SjkB88fg-qZkDnw/s640/ficha+BN+real+cedula+20160307.jpg" width="640" /></a></div>
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Consulta realizada el 07/03/2016 al <a href="http://catalogo.bne.es/uhtbin/cgisirsi/4yQK6Liok4/BNMADRID/311340257/2/1000" rel="nofollow">Catálogo de la Biblioteca Nacional</a></div>
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Docufiloshttp://www.blogger.com/profile/05794438464716562182noreply@blogger.com