martes, 12 de abril de 2011

Las series documentales

   El otro día estuve escribiendo sobre la Clasificación y los elementos que integran la "organización documental". Hoy voy a hablar de algo también muy sencillo o, mejor dicho, básico en la configuración de un archivo. Se trata de las series documentales. Pero no voy a hacerlo como se explica en la mayoría de los libros (que para eso están), si no qué hace de las series documentales algo tan especial en la organización de los documentos de empresa. Se trata de conceptos que aplicados en la documentación generada en papel y la electrónica, facilitan la guarda y recuperación de los documentos.



   En primer lugar nos tenemos que responder: ¿cómo reconozco yo en una organización las series documentales que configuran el fondo? Pues bien, al igual que el primer paso que hay que hacer cuando tenemos un documento en nuestras manos es identificarlo, hay que ascender un nivel de perspectiva y observar qué hace el documento en el departamento y si se relaciona con otros de alguna forma. 


   Así, si conocemos tan bien nuestra organización que podemos identificar un mismo tipo de documento que se repite, seguramente podremos definir una serie del tipo vertical. Si, en cambio, lo que reconocemos es un procedimiento en el que se van generando documentos distintos pero con un denominador común, podemos decir que tenemos una serie horizontal.

   Pero veamoslo con ejemplos: una nómina es un documento que configura una serie del tipo vertical y un expediente personal es un documento que configura una serie de tipo horizontal. El primer tipo, representado con las carpetas azules, se caracteriza por un orden cronológico (años - meses) de la serie en el 99% de los casos, aunque internamente pueda estar ordenada alfabéticamente por los apellidos del personal. El segundo tipo puede estar ordenado de diferentes formas: alfabético, numérico, etc. aunque internamente está ordenado, también en un 99% de los casos, cronológicamente al ir confeccionándose a medida que se realiza el procedimiento (generación espontánea).

   Si tenemos claras estas dos opciones tenemos mucho camino recorrido para la configuración del Cuadro de Clasificación, es decir, la representación documental de la empresa. En primer lugar, porque si un documento no encaja en esta tipología lo más seguro es que no forme parte del archivo estricto y se le deban aplicar otras técnicas documentales distintas (documentos informativos, técnicos o de apoyo a la gestión). Y en segundo lugar, porque las series verticales suelen utilizarse para controlar la gestión mientras que las horizontales suelen generarse para evidenciar la gestión, lo que afecta mucho a los periodos de conservación.

   Otras aplicaciones que puede darse es la informatización de la gestión puesto que, en las series verticales es más fácil diseñar modelos de formularios, mientras que en las horizontales están más expuestas a la "generación espontánea" tan conocida en la gestión administrativa.

No hay comentarios:

Publicar un comentario

Queremos saber tú opinión: