miércoles, 7 de septiembre de 2011

Principios del correo electrónico 3: Transmisión de documentos

  El correo electrónico como soporte documental recoge los siguientes procesos tradicionales de gestión administrativa:

  1.- Si escribimos solo el correo estamos redactando una carta, resolución, acuerdo, notificación, publicación, comunicación, acta, certificado, informe, solicitud, denuncia, alegación, recurso, alegación, etc. (un truco para saber el tipo de documento es buscar el "verbo", ej. en una alegación se "alega" algo...). Este tipo puede formar parte de un expediente (electrónico, de papel o mixto), de una serie vertical o a una correspondencia general no definida y generada espontáneamente sin llegar a configurar una serie.


  2.- Si el documento principal está elaborado con otro programa y se adjunta como fichero al mensaje de correo electrónico tenemos lo que tradicionalmente se denomina en la administración pública un "oficio de remisión" conteniendo el documento principal. Esto supone en ocasiones un problema para la recuperación puesto que el documento adjunto se duplica (se extrae del correo una copia para su manipulación mientras el correo se guarda como garantía de que nos ha llegado y cuándo). Para controlar estos documentos es preciso un programa de gestión específico ya que el correo electrónico no va más allá de localizar el correo remitido o enviado cuando éste probablemente ya haya sido modificado, ampliado o esté caduco en el proceso de gestión. Además al separarlos estamos desvinculando el procedimiento administrativo del de gestión, algo muy peligroso que no ocurre en la gestión en papel puesto que es acumulativa.
  3.- Si el correo electrónico genera una serie de respuestas puede convertirse en un expediente en sí mismo. Si este tipo de expedientes se repiten se configuraría una serie documental archivada exclusivamente en el programa del correo electrónico.
Entonces si se pueden dar tantas opciones con el correo electrónico desde el punto de vista de la gestión documental, ¿qué consejos se pueden seguir para mejorar el caos?

  A nivel de empresa sería "muy recomendable" normalizar la gestión de los documentos. Una de las primeras acciones sería integrar las herramientas con las que se gestionan los documentos administrativos, técnicos, etc. en un plan estratégico: configurar un cuadro de clasificación, tablas de valoración, procedimientos de actuación según las fases documentales, formación en identificación, ordenación, clasificación, descripción e instalación, definir los espacios físicos y virtuales para la conservación, definir las series digitales o digitalizables, etc. además de los propios de la gestión de proyectos (indicadores de calidad, medioambiente, etc.) y de la gestión de la información (políticas de copia, copia oculta, grupos y listas de correo, etc.). Con esto quiero decir que la buena gestión del correo electrónico corporativo no es algo aislado sino que forma parte de una concienciación sobre la racionalización de los recursos de información. Si se trata de una entidad pública habrá que integrarlo en la normativa que se está configurando sobre la administración electrónica.

  A nivel particular es bastante complicado dar soluciones puesto que la "espontaneidad" de los correos electrónicos puede propiciar situaciones muy heterogéneas que he intentado esquematizar en los 3 puntos anteriores. Pero, si os sirve como consejo, es más cómodo para la organización y recuperación posterior el gestionar un solo asunto en cada correo; identificar lo más breve y conciso posible el asunto; utilizar las mismas palabras para referirnos al mismo asunto (ej. boda, contraer matrimonio y enlace matrimonial significan lo mismo pero a la hora de buscar tendríamos que introducir estos y muchos otros términos). Y, por supuesto, la constancia de dedicarle al correo unos minutos diarios.

3 comentarios:

  1. Hola Mónica,
    Algunos comentarios sobre el tema del correo:

    1.- El "truco" que apuntas para escoger la tipologia documental es un ejercicio diplomático en toda regla: detectar el verbo dispositivo del documento para poder darle un nombre. Aun así, hay un problema. El "truco" puede ser útil a nivel de unidad documental simple en algunos casos, pero en otros no denomina con exactitud la tipologia sino la acción administrativa. En los casos que la acción administrativa pertenece al procedimiento administrativo común (alegación, notificación, etc.) puede ser útil, pero fuera de él no. Asi por ejemplo carta no es de por si una tipologia sino simplemente el soporte, el mejor denominador para una carta seria "mensaje" o mejor "comunicado". En el caso del "informe" en realidad necesitamos de algun adjetivo para su correcta delimitación: "informe técnico", "informe de necesidad", etc. En realidad informe está en el origen de cualquier documento puesto "in-forma". Pienso que en un entorno de producción conviene disponer de una lista cerrada de términos para conseguir una descripción que permita la recuperación de información. Sin duda, ninguna lista cerrada será perfecta (almenos diplomáticamente) pero no dejará de ser una convención útil y práctica.

    2.- Para entornos de producción complejos, es decir, donde existan expedientes de por medio, lo mejor sería descargar el correu electrónico en formato msg (no muy aconsejable por su peso y por necesitar siempre de un Outlook, pero útil porque mantiene la apariencia exacta del original) o imprimir un pdf o txt que pueda incorporarse en el expediente o dossier al que pertenece. De este modo se descarga la aplicación de correo electrónico, que no debe ser tratado como archivo de gestión, por ejemplo.

    3.- Un concepto interesante es el de los llamados "purge days", es decir, escoger algun dia de la semana para dedicarlo a reubicar correos, borrar o reenviar los que sean necesarios. Quizás solo "unos minutos al día" podría restar productividad. SUpongo que dependerá de la constancia del empleado ...

    En definitiva, muy buena iniciativa tu blog y el tema de los correos en concreto.

    Un saludo,

    Joan Soler

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  2. Interesante aporte que lleva a la reflexión!

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  3. Hola Joan,
    Muchas gracias por las aportaciones que son muy acertadas sin duda. Déjame sin embargo que explique el por qué lo he escrito de esa manera:

    1. La palabra “truco” la he utilizado porque, por mi experiencia, una de la mayores dificultades que tienen los gestores de los documentos (ahora hay que incluir tanto a los administrativos como a los técnicos y directivos de las organizaciones, porque todos trabajan con mails) es la identificación documental de las unidades documentales simples . Sin embargo no les resulta tan difícil la identificación de la acción administrativa (suele ser su definición de “lo que hacen en la empresa”). Por eso he utilizado el término “carta” como sinónimo de misiva pero creo que muchos identifican con la actividad privada del ciudadano sin conexión a un expediente o serie que no sea la propia correspondencia, que tendría como equivalente la nota interna de la organización. Pero si es cierto que, al mezclar tipología y formato, se puede llevar a error. Lo mismo pasa con el informe que debe llevar el “apellido” para que tenga una función. Respecto a las listas cerradas soy un poco reacia porque, cuando se implanta un sistema de gestión documental integrado en la actividad general de la organización, los usuarios tienen que comprobar que lo que les ofreces es mejor que lo que hacen ellos porque es la única manera que he encontrado para crear la cultura documental. Pero ese es otro tema… El caso es que, si un usuario va a utilizar una lista de términos y ninguno le encaja con su documento, lo normal es que piense que no sirve para nada. La lista debe existir y debe ser elaborada por profesionales de la documentación (con una estructura, etc.) pero también pienso que se debe crear un mecanismo de actualización de esa lista-tesauro en el que el propio usuario sienta que aporta algo a la entidad detectando nuevos términos.

    2. No he querido ofrecer opciones de sistemas de almacenaje en este apartado porque me queda un post sobre el programa de correo como contenedor de documentos. Pero, pienso que lo más coherente en una organización es que los departamentos de documentación y los de sistemas de información (informática) trabajen juntos en este sentido.

    3. Lo que propones es una buena opción. Lo importante es que se lleve a cabo.

    De nuevo te reitero mi agradecimiento por participar en la reflexión sobre este tema que la sociedad ha asumido con una naturalidad increíble pero, supongo que por la inercia de no abordar los temas documentales , va adaptando sobre la marcha.

    Un saludo,
    Mónica M. Mouton

    Gracias Vilma

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